KM แนวทางการดำเนินงานโครงการกิจกรรม

จากการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้การปฏิบัติงาน ในสำนักงานฯ เมื่อวันพุธ ที่ 24 มกราคม 2561 เวลา 13.00-15.00 น. พบว่า การดำเนินงานกิจกรรมโครงการมีบางโครงการที่ได้รับการอนุมัติให้ดำเนินการ และ ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการอนุมัติในการจัดซื้อจัดจ้างวัสดุที่ใช้ในการดำเนินโครงการ เมื่อกิจกรรมดำเนินการเสร็จสิ้น จึงทำให้ไม่สามารถเบิกค่าใช้จ่ายได้ ซึ่งงานนโยบาย แผน ฯ ได้มีการกำหนดระยะเวลาการเสนอโครงการก่อนการดำเนินการอย่างน้อย 10 วันทำการ ที่ผ่านมาส่วนมากผู้รับผิดชอบไม่ได้ปฏิบัติตามระยะเวลาที่กำหนด อีกทั้งผู้รับผิดชอบโครงการไม่แจ้งให้หน่วยพัสดุดำเนินการในการขออนุมัติในการจัดซื้อจัดจ้างวัสดุที่ใช้ในการดำเนินโครงการ ก่อนการดำเนินโครงการ จึงทำให้ไม่สามารถเบิกค่าใช้จ่ายได้ เนื่องจากไม่สามารถทำเรื่องย้อนหลังได้ ดังนั้นผู้ที่รับผิดชอบในการดำเนินการจัดทำโครงการกิจกรรม ในแต่ละปีงบประมาณควรจัดทำปฏิทิน หรือกำหนดแผนการดำเนินกิจกรรมเพื่อดำเนินการตามที่กำหนด ทั้งนี้สามารถที่จะจัดทำ ย.002 ของทุกกิจกรรมตั้งแต่เริ่มปีงบประมาณ แล้วจึงจัดทำบันทึกขออนุมัติจัดและเบิกค่าใช้จ่ายตามระยะเวลาที่วางแผนไว้ ถอดบทเรียนแนวทางการดำเนินงานโครงการกิจกรรม ก่อนการดำเนินงานโครงการกิจกรรมควรปฏิบัติดังนี้ 1. จัดทำ ย.002 ก่อนการดำเนินงานโครงการ 2. เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติให้ทำบันทึกขออนุมัติจัดและเบิกค่าใช้จ่ายโครงการ ก่อนการจัดกิจกรรม 10 วันทำการ 3. เมื่อได้รับการอนุมัติอนุมัติจัดและเบิกค่าใช้จ่ายโครงการ กรณี มีการจัดซื้อจัดจ้างแจ้งหน่วยพัสดุดำเนินการขออนุมัติ 4. เมื่อได้รับเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างได้รับการอนุมัติ จึงจัดทำเอกสารการยืมเงิน โดยแนบ โครงการที่รับการอนุมัติจัดและเบิกค่าใช้จ่ายโครงการ และ เอกสารการจัดซื้อจัดจ้างได้รับการอนุมัติ