ขั้นตอนและข้อกำหนดการลงนามความร่วมมือกับหน่วยงานต่างประเทศ
ความหมายและรูปแบบข้อตกลง
ข้อตกลงทางวิชาการ หมายถึง ข้อตกลงระหว่างมหาวิทยาลัยมหาวิทยาลัยแม่โจ้ทั้งในระดับมหาวิทยาลัย และระดับ คณะ สำนัก วิทยาลัย และวิทยาเขต เป็นข้อตกลงความร่วมมือทางวิชาการในด้านต่างๆ โดยทั่วไปแล้วข้อตกลงทางวิชาการสามารถจำแนกได้เป็น 2 รูปแบบได้แก่
1 บันทึกความเข้าใจ (Memorandum of Understanding ซึ่งโดยทั่วไปเรียกว่า MOU) หมายถึง การจัดทำหนังสือโดยฝ่ายหนึ่งแสดงความสมัครใจจะปฏิบัติอย่างหนึ่งอย่างใด และตามเงื่อนไขที่กำหนดในหนังสือนั้น กับอีกฝ่ายหนึ่งโดยที่หนังสือนี้ไม่ถือว่าเป็นสัญญาผูกมัด แต่แสดงความต้องการที่แน่วแน่ของผู้ลงนามว่าจะปฏิบัติตามที่ระบุไว้ และอีกฝ่ายหนึ่งก็มีความเข้าใจอย่างเดียวกัน เช่น มหาวิทยาลัยแม่โจ้ทำบันทึกความเข้าใจกับกับมหาวิทยาลัยในต่างประเทศ เพื่อความร่วมมือทางวิชาการ แลกเปลี่ยนอาจารย์และนักศึกษา เป็นต้น หากฝ่ายใดมิได้ปฏิบัติตามบันทึกความเข้าใจดังกล่าว อีกฝ่ายหนึ่งก็ไม่สามารถฟ้องร้องในทางคดีได้ แต่ทั้งนี้ต้องพิจารณาเบื้องต้นว่าเนื้อหาต้องไม่เข้าข่ายเป็นข้อตกลงหรือสัญญา
2 บันทึกข้อตกลง (Memorandum of Agreement หรือ MOA) เป็นหนังสือหรือสัญญา ซี่งมีข้อความที่ระบุเป็นหลักเกณฑ์หรือวิธีการให้บุคคลที่เกี่ยวข้องต้องปฏิบัติตามหรือดำเนินการในเรื่องใดเรื่องหนึ่งตามที่ตกลง หรือตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ สำหรับ MOA นั้นกฎหมายให้ความคุ้มครองเนื่องจากข้อตกลงคือสัญญา ดังนั้นหากฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดประพฤติผิดสัญญาอีกฝ่ายหนึ่งก็สามารถฟ้องร้องดำเนินคดีตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ได้ ซึ่งหากทำระหว่างรัฐกับรัฐจะเรียกว่า สนธิสัญญา(Treaty) อาจมีชื่อเรียกที่ต่างออกไปอีก เช่น ข้อตกลง(Arrangement) พิธีสาร (Protocol) และ อนุสัญญา (Convention) เป็นต้น ไม่ว่าจะเรียกชื่อใดก็ตามหากเข้าหลักเกณฑ์ตามหลักกฎหมายระหว่างประเทศ ถือเป็นบันทึกข้อตกลง หรือสนธิสัญญาทั้งสิ้น
ผู้มีอำนาจลงนาม ในบันทึกความเข้าใจ และ บันทึกข้อตกลง คือ อธิการบดี ผู้ได้รับมอบอำนาจจากอธิการบดี หรือคณบดี ซึ่งคู่ลงนามควรเป็นผู้มีอำนาจในระดับเดียวกัน เว้นแต่คู่ลงนามเป็นหน่วยงานระดับคณะซึ่งคณบดีเป็นผู้ลงนาม แต่จะทำความร่วมมือกับหลายคณะหรือทั้งมหาวิทยาลัย จะต้องให้อธิการบดีเป็นผู้ลงนาม
ระยะเวลาของข้อตกลง โดยปกติแล้วกำหนดระยะเวลาไว้ไม่เกิน 5 ปี แต่มีบางฉบับอาจไม่กำหนดเวลาหมดอายุ แต่สามารถยกเลิกได้เมื่อทั้งสองฝ่ายเห็นชอบ
เกณฑ์พิจารณาในการทำข้อตกลงความร่วมมือทางวิชาการกับต่างประเทศ
ก่อนที่มหาวิทยาลัยจะลงนามความร่วมมือนั้น จะต้องพิจารณาว่ามหาวิทยาลัยต่างประเทศ หรือองค์กรนั้น มีความเหมาะสมที่จะลงนามความร่วมมือร่วมกันหรือไม่ โดยยึดถือหลักเกณฑ์ ดังนี้
1. มาตรฐานการศึกษา อันดับมหาวิทยาลัยโลก และชื่อเสียงของมหาวิทยาลัย
2. มีศักดิ์ศรีทางวิชาการ และวิชาชีพเสมอภาคกัน
3. เป็นมหาวิทยาลัยที่มีความเป็นมิตร และต้อนรับมหาวิทยาลัยแม่โจ้ด้วยไมตรีจิต
4. มีบุคลากรเป็นศิษย์เก่าหรือมีความสัมพันธ์อันแนบแน่น
5. มีหน่วยงานอย่างน้อย 1 คณะ/วิทยาลัย รับผิดชอบที่ร่วมมือด้วย
6. เคยทำกิจกรรมร่วมกันด้วยดีมาก่อน โดยได้ประโยชน์ร่วมกันทั้งสองฝ่าย
7. มีแผนงานกิจกรรมในอนาคตอย่างชัดเจน
8. ขอบเขตความร่วมมือสอดคล้องกับหลักสูตรระดับปริญญา หรือนโยบายมหาวิทยาลัย
9. มหาวิทยาลัย/คณะ สามารถดูแลและอำนวยความสะสะดวกตามความร่วมมือได้อย่างสมเกียรติ (ต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายและงบประมาณที่จะตามมาจาการลงนาม MOU/MOA)
10. อยู่ในประเทศที่มีสุขอนามัยดี ปลอดภัย ปลอดสงคราม ก่อการร้าย อาชญากรรมอุกอาจ มีความมั่นคงทางเศรษฐกิจ สังคม ผู้คนมีความเป็นมิตร และมีความสัมพันธ์ทางการทูตที่ดี
11. การคมนาคมสะดวก เดินทางง่าย ไม่เดินทางหลายต่อจนเกินไป ควรหลีกเลี่ยงการเดินทางที่ลำบากและค่าใช้จ่ายสูงมาก
12. ไม่ขัดต่อระเบียบ ข้อบังคับของมหาวิทยาลัย และกฎหมาย
หลักเกณฑ์ข้างต้นจะนำไปพิจารณาในที่ประชุมคณะกรรมการด้านการต่างประเทศ หากมหาวิทยาลัยต่างประเทศที่ประสงค์จะลงนามข้อตกลงด้วยมีคุณสมบัติครบตามเกณฑ์ทั้ง 12 ประการ จะเป็นเหตุผลที่สมบูรณ์ในการลงนาม อย่างไรก็ตามหากไม่ครบถ้วนตามเกณฑ์ก็สามารถพิจารณาถึงความเหมาะสม ซึ่งการตอบรับเป็นอำนาจของคณะกรรมการด้านการต่างประเทศ เมื่อ MOU/MOA ที่ได้ลงนามแล้วหมดอายุลงก็ให้ใช้หลักเกณฑ์เดียวกันนี้ในการพิจารณาต่อหรือไม่ต่ออายุ MOU/MOA
ขั้นตอนการดำเนินงานลงนามข้อตกลง
1 การเตรียมการ
- ผู้ประสานงานเจรจากับมหาวิทยาลัยหรือองค์กรต่างประเทศถึงความร่วมมือ แผนงานกิจกรรมที่จะทำร่วมกันระหว่าง 2 หน่วยงาน
- ผู้ประสานงาน หรือมหาวิทยาลัยปลายทางจัดทำร่าง MOU/MOA เพื่อให้มหาวิทยาลัยพิจารณา
- ผู้ประสานงานจัดเตรียมข้อมูลมหาวิทยาลัยต่างประเทศอันเป็นประโยชน์มอบแก่มหาวิทยาลัยเพื่อพิจารณา
2 การศึกษาวิเคราะห์
- กองวิเทศสัมพันธ์ศึกษาวิเคราะห์ข้อมูลของมหาวิทยาลัยต่างประเทศโดยพิจารณาตามเกณฑ์ 12 ประการ
- ฝ่ายวิเทศสัมพันธ์ตรวจสอบความถูกต้องของร่าง MOU/MOA หรือจัดทำร่าง MOU/MOA ในรูปแบบที่ถูกต้องเหมาะสม โดยผ่านการพิจารณาของผู้เชี่ยวชาญด้านภาษาอังกฤษ
3. การพิจารณา (ในที่ประชุม)
- กองวิเทศสัมพันธ์จัดเตรียมข้อมูลการจัดทำ MOU/MOA ให้ครบถ้วน และนำบรรจุในระเบียบวาระการประชุมคณะกรรมการด้านการต่างประเทศ
- ที่ประชุมคณะกรรมการด้านการต่างประเทศพิจารณา
- ที่ประชุมมีมติให้แก้ไขปรับปรุง อนุมัติ หรือไม่อนุมัติ
4. การดำเนินการตามมติที่ประชุม
- ในกรณีที่ประชุมมีมติให้แก้ไข ให้กองวิเทศสัมพันธ์ร่วมกับผู้ประสานงานพิจารณาดำเนินการต่อไป
- ในกรณีที่ประชุมมีมติอนุมัติ กองวิเทศสัมพันธ์ดำเนินการในขั้นตอนพิธีการลงนาม MOU/MOA ต่อไป และจัดทำ MOU/MOA ฉบับจริงโดยดำเนินการร่วมกับมหาวิทยาลัยต่างประเทศให้เห็นพ้องร่วมกันทั้งสองฝ่าย
- ในกรณีที่ไม่อนุมัติ ให้ทำหนังสือแจ้งมหาวิทยาลัยต่างประเทศด้วยความเป็นมิตร อย่างละมุนละม่อม
5. การจัดเก็บข้อมูลหลังการลงนาม
- กองวิเทศสัมพันธ์สแกนเอกสารและบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูลออนไลน์
- กองวิเทศสัมพันธ์ส่งสำเนา MOU/MOA ให้ผู้เกี่ยวข้อง และส่งต้นฉบับไปเก็บยังกองกลาง สำนักงานอธิการบดี
- สรุปข้อมูลการลงนาม และกิจกรรมต่างๆ ลงในรายงานประจำปีของกองวิเทศสัมพันธ์ และเสนอต่อมหาวิทยาลัยทราบ