สรุปหัวข้อสัมมนา “การพัฒนาทักษะด้านการบริหารจัดการ” ระหว่างวันที่ 20-21 กรกฎาคม 2558
โดย อ.ดร.นทีทิพย์ สรรพตานนท์
บทคัดย่อ
1. ทักษะการบริหารและตัดสนใจ
การค้นให้พลพูดให้ดี ฟังให้ถ้วนถี่ ให้เข้าใจหัวใจเป้าประสงค์รวมทีมร่วมทำ ผลัดกันแชร์ ผลัดกันเชื่อมโยงทั้งองค์กร จะก่อประสานผ่านวิกฤตเป็นหนึ่งเดียว ยึดหลักธรรมจริยธรรมนำพาและก้าวไป ค้นให้พบ รู้จักตัวเอง รู้จักเพื่อน รู้จักองค์กร อัตลักษณ์ เอกลักษณ์ แห่งความเป็นตัวตน
2. การแก้ปัญหาและตัดสินใจ Head Heart Hand : จากหนึ่งความคิดสู่การทำงานเป็นกลุ่ม ผ่านการเปิดใจรับฟัง และสรุปกระบวนการสู่การลงมือปฏิบัติเพื่อแก้ปัญหาร่วมกัน
3. การสื่อสารเพื่อการจัดการ Head Heart Hand : ค้นให้พบ พูดให้ชัดเจน ฟังให้ถ้วนถี่ ให้ความเข้าใจคนฟัง จะเกิดผล ทั้งเราและองค์กร เติบโตได้ด้วยมือเรา เริ่มจากการสื่อสารที่ดี
1. การคิดเชิงระบบ เพื่อการแก้ปัญหาและตัดสินใจ
1) นักบริหารจัดการที่ดีต้องมีทักษะ 4 ป คือ เปิด (ใจ) ปรับ (เวลา) เปลี่ยน (ความคิดทัศนคติ) ประยุกต์
2) สถานการณ์ ที่ต้องตัดสินใจ มีดังนี้
- Certainly ความแน่นอน มีข้อมูลถูกต้องชัดเจนเพียงพอ เป็นการตัดสินใจที่แน่นอน
- Risk ความเสี่ยง เป็นการตัดสินใจที่มีข้อมูลไม่เพียงพอ เลือกตัดสินใจที่มีผลกระทบน้อยที่สุด
- Uncertainly ความไม่แน่นอน เป็นลักษณะการตัดสินที่ไม่มีข้อมูล ไม่ทราบผลลัพธ์
3) กระบวนการตัดสินใจ ใช้หลักการทำงาน PDCA (Plan Do Check Action) ประกอบ
- ระบุปัญหา ความแตกต่างระหว่างที่เราเป็นกับสิ่งที่ต้องการ
- เกณฑ์ที่จะใช้ตัดสินใจ หาข้อมูล ปัจจัยที่สัมพันธ์เพื่อการตัดสินใจ
- กำหนดน้ำหนักแต่ละเกณฑ์ ตามความสำคัญ
- กำหนดทางเลือก
- วิเคราะห์ทางเลือก
- ตัดสินใจเลือก เลือกวิธีการที่ดีที่สุด จากทางเลือกทั้งหลาย เพื่อองค์กร หรือหน่วยงาน
- ดำเนินการตามทางเลือก
- ประเมินผลการตัดสินใจ
4) การตัดสินใจ เป็นกระบวนการตอบสนองต่อโอกาสและอุปสรรค
ผู้บริหารต้องเห็นจุดอ่อนและนำมาปรับไม่ใช่หาคนผิด
หลักการตัดสินใจ
- สัญชาตญาณ (Instinct)
- ข้อเท็จจริง (Fact)
- ประสบการณ์ (Experience)
- การพิจารณาอย่างละเอียด (Considered Opinion)
- การตัดสินใจโดยใช้หลักเชิงปริมาณ (Quantitative Techniques)
- การตัดสินใจโดยใช้เครื่องมือ (Tools)
5) ประเภทของปัญหา
- ตรงไปตรงมา มีเป้าหมายชัดเจน เกิดขึ้นเป็นประจำ
- ปัญหาใหม่ ข้อมูลไม่ชัดเจน ต้องหาข้อมูลเพิ่ม
- ผสม การแก้ปัญหาต้องร่วมกันระดมความเห็นจากทุกระดับ
6) อุปสรรคในการตัดสินใจ
- ความแตกต่างระหว่างบุคคล ความสามารถในการรับรู้ วิเคราะห์และประมวลผล ความสามารถการตัดสินใจ
- การใช้ทางลัดในการตัดสินใจ
- วิธีการมองปัญหา
- อุปสรรคในองค์กร
7) รูปแบบการตัดสินใจ
- Directive Style มีเหตุมีผล ตัดสินใจรวดเร็ว มุ่งระยะสั้น ข้อมูลอาจไม่มาก และทางเลือกอาจจะน้อย
- Analysis Style รอบคอบ วิเคราะห์ สถานการณ์ ด้วยเหตุและผล วิเคราะห์ข้อดี ข้อเสีย อย่างถ้วนถี่
- Conceptual Style ผู้บริหารสายตายาวไกล ประสบการณ์สูง เห็นทางเลือก และผลที่หลากหลายระยะยาว
- Group Style ฟังความคิดเห็นจากทุกฝ่าย ข้อดีคือมีข้อมูลมากขึ้น มีมุมมองที่แตกต่าง แต่อาจมีผู้มีอำนาจต่อต้านความคิด หรือทำให้ตัดสินใจหลงประเด็น ขนาดของกลุ่มมีผลต่อการตัดสินใจ ใช้เวลานานกว่าแบบบุคคล
8) ข้อจำกัดของการตัดสินใจ
- ความซับซ้อนของปัญหา
- ข้อจำกัดด้านเวลาและเงินทุน
- ความแตกต่างในด้านความเชื่อ ความสามารถ สัญชาตญาณ
- เป้าหมาย
- ความแตกต่างของข้อมูล
- ข้อมูลไม่สมบูรณ์ หรือข้อมูลมีมากเกินไป
ขั้นตอนการตัดสินใจ จัดลำดับ วิเคราะห์ข้อมูล หาความน่าจะเป็น
ความคลาดเคลื่อน เกิดจากความยึดมั่นถือมั่นในตนเอง และอคติในการนำเสนอ
2. การสื่อสารเพื่อการจัดการ
คือ การถ่ายทอดความคิด ทัศนคติ และการแลกเปลี่ยนข้อมูลกันระหว่างคน 2 คนขึ้นไป
ผู้ส่งสาร แจ้งเพื่อทราบ เพื่อให้การศึกษา เพื่อชักจูง เพื่อให้ความบันเทิง
ผู้รับสาร เพื่อรับทราบ เพื่อเรียนรู้ เพื่อหาความพอใจ เพื่อการตัดสินใจ
1) ประโยชน์ของการสื่อสาร
- ทำให้การวินิจฉัย สั่งการ ได้รวดเร็ว แม่นยำ และถูกต้อง
- เกิดการประสานงานที่ดี
- ควบคุมการทำงานได้ดีขึ้น
- เกิดความร่วมมือสามัคคี
- เก็บข้อมูลข่าวสารเป็นหลักฐาน
2) ปัจจัยในการสื่อสารที่ดี
- รู้วิธีการสื่อสาร
- รู้จักผู้รับ
- รู้วัตถุประสงค์การสื่อสาร
- รู้ช่องทางการสื่อสาร
3) รูปแบบการสื่อสาร ทั้งแบบทางการ และไม่เป็นทางการ
- จากบนลงล่าง
- จากล่างขึ้นบน
- ระหว่างเพื่อนร่วมงาน
- ข้ามสายงาน
4) อุปสรรคของการสื่อสาร
- ข้อมูลบิดเบือนจากข้อเท็จจริง
- การเลือกรับรู้ข่าวสาร
- อารมณ์ความรู้สึก
- ข้อมูลข่าวสารมากเกินไป
- การต่อต้าน
- ปัญหาด้านภาษา
- วัฒนธรรมประจำชาติ
5) เทคนิคการสื่อสารที่ดี
- เปิดโอกาสให้โต้ตอบ
- ใช้ภาษาที่ง่าย
- ตั้งใจรับฟัง
- ระงับอารมณ์
- สังเกตอากัปกิริยาคู่สนทนา
6) บัญญัติ 10 ประการ การสื่อสาร
- กระจ่าง
- ชัดเจนมีวัตถุประสงค์
- พิจารณาผู้รับ ทั้งด้านกายภาพ และบุคลิกภาพ
- วางแผนการส่งสารให้เหมาะสม
- น้ำเสียง
- ให้โอกาสสิ่งที่เป็นประโยชน์
- ติดตามการส่งสาร
- ติดต่อสื่อสารให้ได้ผลอย่างสม่ำเสมอ
- มีความมั่นใจ มีการกระทำส่งเสริมสนับสนุนสิ่งที่ส่งสาร
- เข้าใจผู้อื่นด้วย อย่าเพียงพยายามให้ผู้อื่นเข้าใจตนเอง
7) ศิลปะในการตำหนิ
- แน่ใจว่าผิด
- ศึกษาข้อมูลผู้ทำผิด
- ไม่แสดงความโกรธ
- พูดในเชิงบรรยาย แนะนำ หารือ
- ให้กำลังใจและแสดงความเห็นอกเห็นใจ
8) ศิลปะการชม
3. ผู้นำกับการบริหารการเปลี่ยนแปลง
Power ผู้มีอำนาจ จนมีอิทธิพลให้ผู้อื่นยอมทำตาม ทั้งเชิงบวกและเชิงลบ
Authority ผู้บังคับบัญชา ในขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ
1) เป็นผู้นำได้อย่างไร
- สิ่งผูกพันทางสังคม
- บุคลิกลักษณะ
- สถาการณ์ของกลุ่ม
2) แหล่งที่มาของอำนาจ
- ชอบธรรมทางกฎหมาย
- การให้รางวัล
- การลงโทษ
- ความเชี่ยวชาญ
- การอ้างอิง
3) เทคนิคการเป็นผู้นำ
- ให้คำปรึกษา
- โน้มน้าวอย่างมีเหตุผล
- สร้างแรงบันดาลใจ
- การทำให้คนชื่นชอบ
- ความร่วมมือ
- การสร้างความกดดัน
- การกดดัน
4) คุณลักษณะของผู้นำ
- ความซื่อสัตย์
- ความสามารถ
- มองการณ์ไกล
- มีแรงบันดาลใจ
- มีไหวพริบ
- ความสามารถในการควบคุมตนเอง เตือนสติตนเอง จัดการตนเอง มีมนุษยสัมพันธ์
5) ผู้นำที่ยิ่งใหญ่ ทำให้ผู้ตามเชื่อมมั่น ในตัวผู้นำและทำให้ผู้ตามเชื่อมมั่นในตัวเอง
6) ผู้นำแบบมีบารมี มีวิสัยทัศน์ ครองใจคน
7) ประเภทของผู้บริหาร
- สั่งการ
- สนับสนุน
- ส่วนร่วม
- ท้าทาย มุ่งความสำเร็จ
- ผสมผสาน
8) ภาวะผู้นำการเปลี่ยนแปลง
- มีอิทธิพลอย่างมีอุดมการณ์
- การสร้างแรงบันดาลใจ
- การกระตุ้นปัญญา
- การคำนึงถึงความเป็นปัจเจกบุคคล
9) จริยธรรมกับผู้บริหาร เป็นคนเก่งและดี เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร
กรณีศึกษาการฝ่าวิกฤต ของ กลุ่ม SCG
- เริ่มจากอุดมการณ์ของหน่วยงาน ยึดมั่นในคุณธรรม ใส่ใจในความเป็นเลิศ เชื่อมั่นในความเป็นคน
- การพัฒนาองค์กร ปัจจัยสำคัญที่สุดคือ ทรัพยากรมนุษย์
- สร้างขวัญกำลังใจ ให้ฟันฝ่าวิกฤตไปให้ได้ ลดค่าใช้จ่าย แทนการลดพนักงาน
- เปลี่ยนวิกฤตเป็นโอกาส ช่วงชะลอเศรษฐกิจพัฒนาคน (ไม่ลดเงินเดือน/สวัสดิการ)
10) ค่านิยมของผู้บริหาร จริยธรรม คุณธรรม ธรรมาภิบาล ให้คนเป็นศูนย์กลาง
- ผู้บริหารฝั่งตะวันออก เน้นปฏิบัติ ความเป็นอาวุโส
- ผู้บริหารฝั่งตะวันตก เน้นความสามารถ
ผู้มีวิสัยทัศน์ ยึดแนวคิด “Work Life Balance” ชีวิตทำงาน ชีวิตส่วนตัว ชีวิตครอบครัว
11) หลักธรรมผู้บริหาร
[1] ทุติยปาปณิกสูตร
- จักขุมา มองการณ์ไกล
- วิธุโร เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
- นิสสย สัมปันโน มีมนุษยสัมพันธ์ พึ่งพาได้ ผูกใจคน
[2] หลักการทำงานให้สำเร็จ
- ปัญญาพละ คือความรอบรู้
- วิริยพละ คือความเพียร
- อนวิชชพละ คือความซื่อสัตย์
- สัมคมพละ คือการสงเคราะห์มนษยสัมพันธ์
[3] สังควัตถุ 4 การผูกใจคน
- ทาน คือการให้ทาน
- ปิยวาจา คือการพูดด้วยถ้อยคำที่อ้อนหวาน
- อัตถจริยา คือเป็นประโยชน์ต่อผู้อื่น
- สมานัตตา คือการวางตัวสม่ำเสมอ
[4] พรหมวิหาร 4
- เมตตา คือรักปรารถนาดี
- กรุณา คือสงสารเห็นใจ
- มุทิตา คือชื่นชมยินดี
- อุเบกขา คือวางเฉยไม่ลำเอียง
4. Team Management
1) กระบวนการสร้างทีมงาน
- Forming การก่อตัว
- Storming ความแปรปรวน ความขัดแย้ง
- Norming การประสานเชื่อมโยง
- Performing การเดินหน้าเต็มตัว
- Adjourning การสลายตัว
- Next Step การเดินหน้าต่อไป
2) การจัดตั้ง Team อย่างเป็นทางการ
- เพิ่มผลการปฏิบัติงาน
- สร้างความยืดหยุ่น
- สร้างความท้าทาย
- ทำงานเชิงกลยุทธ์
- สร้างความสามัคคี
3) ปัจจัยการบริหารทีมงานให้มีประสิทธิภาพ
- มีเป้าหมาย
- ขนาดเหมาะสม
- มีความไว้วางใจ
- มีความสามารถเฉพาะตัว
- ติดต่อสื่อสารกันอย่างชัดเจน
4) We must believe the think positive in thing possible think different
- ทำงานสอดคล้องกับทีม เป้าหมายเดียวกัน
- ทุกคนในทีมงานทำงานแทนกันได้
- การให้กำลังใจกันส่งผลดีในที่ทำงาน
- ยืนหยัดเคียงข้างกันเสมอ ให้ผ่านอุปสรรคและวิกฤต
- ทำงานเป็นทีมทำให้งานสำเร็จได้เร็วขึ้น