การใช้สำนวนและลีลาการเขียนหนังสือราชการจะมีหลักที่ต้องพึงปฏิบัติ หรือมีข้อคำนึงที่ควรหลีกเลี่ยงไม้ใช้ถ้อยคำ ลีลา หรือสำนวนบางลักษณะ แต่มิได้หมายความว่าทุกหน่วยงานจะต้องมีลีลาหรือสำนวนที่เหมือนกันทั้งหมด เพราะการใช้ภาษาเป็น “ศิลปะ” ที่ขึ้นอยู่กับความนิยมของผู้เขียนและวัฒนธรรมในองค์กรนั้น ๆ ด้วย

จากการเข้าอบรมหลักสูตร “การเขียนหนังสือราชการและโต้ตอบเอกสาร” วันที่ 17 – 18 พฤศจิกายน 2561
ณ โรงแรมเชียงใหม่ออคิด จังหวัดเชียงใหม่
วิทยากร คือ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ หม่อมหลวงฐิติรัตน์ ลดาวัลย์
แบ่งหัวข้อการบรรยายเป็น 2 หัวข้อหลัก ดังนี้

1. การเขียนหนังสือติดต่อราชการและธุรกิจ
2. การเขียนบันทึก

โดยผู้เข้าอบรมได้สรุปผลการอบรมตามหัวข้อการบรรยาย ดังนี้

1. การเขียนหนังสือติดต่อราชการและธุรกิจ

การเขียนหนังสือติดต่อราชการและธุรกิจเป็นศาสตร์และศิลป์ ผู้เขียนจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีความรู้เกี่ยวกับหลักเกณฑ์และระเบียบแบบแผนการเขียนหนังสือราชการ ต้องรู้จักการใช้ศิลปะในการเลือกสรรถ้อยคำ ลีลา สำนวนการเขียน แนบเนียน สอดคล้องกับเนื้อหาและประเภทของหนังสือ ตลอดจนบุคคลที่ติดต่อส่งหนังสือไปถึง การเขียนที่ดีจึงควรมีขั้นตอน ดังนี้

1)  ศึกษารูปแบบหนังสือราชการหรือหนังสือธุรกิจ

2)  ศึกษาและกำหนดเรื่อง เพื่อจะได้ทราบและเข้าใจจุดประสงค์ในการเขียน เนื้อหาสาระของเรื่องนั้นอย่างถ่องแท้ จากนั้น กำหนด “เรื่อง” ของหนังสือ ซึ่ง “เรื่อง คือ ใจความที่สำคัญที่สุดของหนังสือฉบับนั้น” โดยมีลักษณะการเขียน “เรื่อง” ที่ดี คือ สั้นกระชับ ได้ใจความ สอดคล้องกับเนื้อหา เก็บค้นอ้างอิงง่าย ไม่ใช้ประโยคปฏิเสธ

       วิธีการเขียนเรื่อง มีวิธีเขียน 2 แบบ คือ

1.  
   1. ขึ้นต้นด้วยคำกิริยา ใช้ในการเขียนที่มุ่งแสดงอย่างชัดเจนให้ผู้รับสารทราบถึงจุดประสงค์สำคัญที่มีหนังสือไป เช่น

เรื่อง  ขอเช่าสถานที่จัดเก็บเอกสาร
เรื่อง  แจ้งรายละเอียดค่าโฆษณาประชาสัมพันธ์

2. ขึ้นต้นด้วยคำนาม ใช้ในกรณีที่กล่าวถึงเรื่องนั้นโดยเฉพาะ หรือเป็นเรื่องที่มีประเด็นกว้าง รวมทั้งเป็นเรื่องที่ไม่พึงประสงค์ และเป็นเรื่องต่อเนื่องในกรณีที่มีหนังสือโต้ตอบกัน เช่น

เรื่อง  มาตรการประหยัดพลังงาน
เรื่อง  โครงการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการรักษาความปลอดภัย

3) จับสาระสำคัญของเรื่อง สิ่งที่สำคัญคือเนื้อหาต้องมีสาระที่สมบูรณ์ ชัดเจน สื่อความหมายให้ผู้รับเข้าใจง่าย แต่ต้องสั้นกระชับ ซึ่งการพิจารณาอาจใช้หลัก 5W 2H คือ who (whom) what when where why How และ How much คือ การจับสาระสำคัญในส่วนที่มีหนังสือไป การจับสาระสำคัญในส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป การเขียนเหตุที่มีหนังสือไป การเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป และการเขียนส่วนสรุป

4) เลือกสรรถ้อยคำ ลีลา และสำนวนการเขียน สำหรับการนำเสนอด้วยลายลักษณ์อักษรนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องพิถีพิถันในการเลือกถ้อยคำ สำนวนในการเขียน เพื่อให้การติดต่อราชการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างสัมพันธภาพอันดีระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสาร สามารถปฏิบัติได้ง่าย โดยคำนึงถึงหลักการเขียนที่ดี คือ การเลือกสรรถ้อยคำ ให้ถูกต้อง
ถูกความหมาย ถูกตามความนิยมตามหลักภาษา เป็นภาษาแบบแผนที่ถูกต้องตามหลักภาษาไทยหรือภาษาราชการ ไม่ใช้ภาษาพูด รวมทั้งไม่ใช้ภาษากวีหรือภาษานักประพันธ์ ใช้สำนวนภาษาที่ชัดเจน รัดกุม สั้นกระชับ ไม่วกวนไปมา และใช้ภาษาสุภาพที่ก่อให้เกิดผลดี

5) เรียบเรียงและขัดเกลาสำนวน เมื่อศึกษารูปแบบ ศึกษาเรื่อง กำหนดเรื่อง
จับประเด็นสำคัญ และย่อเรื่อง โดยการพิจารณา กลั่นกรอง พิจารณาเหตุและผลได้อย่างเป็นลำดับ และเลือกสรรถ้อยคำได้อย่างเหมาะสมแล้ว สุดท้ายคือการเรียบเรียงและขัดเกลาสำนวนภาษาก่อน
ที่จะส่งไปยังผู้รับ

อย่างไรก็ตาม แม้การใช้ลีลาและสำนวนการเขียนหนังสือราชการจะมีหลักที่ต้องพึงปฏิบัติ หรือมีข้อคำนึงที่ควรหลีกเลี่ยงไม้ใช้ถ้อยคำ ลีลา หรือสำนวนบางลักษณะ แต่มิได้หมายความว่าทุกหน่วยงานจะต้องมีลีลาหรือสำนวนที่เหมือนกันทั้งหมด เพราะการใช้ภาษาเป็น “ศิลปะ” ที่ขึ้นอยู่กับความนิยมของผู้เขียนและวัฒนธรรมในองค์กรนั้น ๆ ด้วย

2. การเขียนบันทึก

1) ความหมายของบันทึก การทำงานร่วมกันภายในองค์กร จำเป็นต้องติดต่อประสานงานกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา หรือระหว่างบุคลากรภายในองค์กรเดียวกัน

ตามระเบียบงานสารบรรณ ข้อ 26 ได้อธิบายไว้ว่า “บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ”

ในทางธุรกิจ บันทึก คือ ข้อความที่ใช้ติดต่อประสานงาน สั่งการ รายงาน หรือเสนอข้อคิดเห็นระหว่างบุคลากรในหน่วยงานเดียวกัน มีลักษณะที่เป็นทางการน้อยกว่าการติดต่อกับบุคคลภายนอก

2) รูปแบบของกระดาษบันทึก

หนังสือราชการจะมีรูปแบบของกระดาษบันทึกเป็นมาตรฐานเดียวกัน กล่าวคือ เป็นกระดาษบันทึกข้อความที่พิมพ์คำว่า “บันทึกข้อความ” อยู่กลางกระดาษ ด้านบนมุมซ้ายของกระดาษพิมพ์ครุฑสีดำขนาดเล็กประมาณ 1.5 ซม.
หัวกระดาษใต้ครุฑพิมพ์คำว่า ส่วนราชการ ที่ วันที่ และเรื่องตามลำดับ

สำหรับมหาวิทยาลัยแม่โจ้ ได้เปลี่ยนสภาพจากหน่วยงานราชการไปเป็นมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ
ตั้งแต่วันที่ 5 พฤษภาคม 2560 จึงได้มีการปรับเปลี่ยนข้อความ
ในหนังสือของมหาวิทยาลัย โดยถือปฏิบัติตั้งแต่วันที่ 5 พฤษภาคม 2560 ดังนี้

ส่วนหน่วยงานรัฐวิสาหกิจและเอกชน จะมีรูปแบบคล้ายคลึงกับส่วนราชการ
แต่จะไม่มีตราครุฑ จะใช้สัญลักษณ์ของหน่วยงานนั้น ๆ แทน และใช้คำว่า “หน่วยงาน” หรือ
“ส่วนงาน” แทนคำว่า “ส่วนราชการ”

3) ส่วนต่าง ๆ ของบันทึกข้อความ

•  
  1. ส่วนหัวเรื่อง ส่วนที่อยู่หัวกระดาษ ประกอบด้วย ส่วนราช/ส่วนงาน ที่หนังสือ วันที่ เรื่อง และคำขึ้นต้น
  2. ส่วนข้อความ ส่วนเหตุที่มีหนังสือไป ข้อความที่กล่าวถึงเหตุที่ต้องมีหนังสือไป และส่วนจุดประสงค์ ข้อความที่เป็นจุดประสงค์ในการติดต่อ
  3. ส่วนท้ายเรื่อง การเขียนบันทึกไม่ต้องมีคำลงท้าย ให้ลงลายมือชื่อและเขียนชื่อสกุลเต็มรวมทั้งตำแหน่งของผู้เขียนไว้ใต้ลายมือชื่อ

4) ประเภทของบันทึก แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ

1.  
   1. บันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา หมายถึง หนังสือที่ผู้ใต้บังคับบัญชาทำเสนอผู้บังคับบัญชา เพื่อทราบ เพื่อพิจารณา หรือสั่งการต่อไป
   2. บันทึกสั่งการของผู้บังคับบัญชา หมายถึง หนังสือที่ผู้บังคับบัญชามีถึงผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทราบและถือปฏิบัติ หรือสั่งการในเรื่องงาน หรืออนุมัติให้ดำเนินการ
   3. บันทึกติดต่อระหว่างบุคลากรในองค์กรเดียวกัน หรือติดต่อราชการระหว่างเจ้าหน้าที่หรือระหว่างหน่วยงานที่ต่ำกว่าระดับกรม

5) รูปแบบการเขียนบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา นิยมเขียนกันมีอยู่ 4 แบบ

1.  
   1. บันทึกแบบต่อเนื่อง เป็นการเขียนบันทึกต่อท้ายหนังสือเรื่องเดิมที่มีมา
      ซึ่งมีข้อความที่ไม่ยาวมากนัก พอมีเนื้อที่ให้เขียนต่อในบันทึกฉบับนั้นได้ ผู้เขียนบันทึกต่อเนื่อง
      ต้องเป็นผู้ที่มีตำแหน่งถัดจากผู้บังคับบัญชาหรือเป็นบุคคลที่ใกล้ชิด ซึ่งคอยมีหน้าที่กลั่นกรองเสนอผู้บังคับบัญชา เช่น

- รองอธิบดีทำบันทึกต่อเนื่องเสนออธิบดี

- หัวหน้างานทำบันทึกเสนอผู้อำนวยการ

2. บันทึกแบบร่ายยาว มีลักษณะการเขียนเนื้อหาเช่นเดียวกับการเขียนหนังสือภายนอกและภายใน มีส่วนต้นของบันทึกที่ระบุส่วนราชการเจ้าของหนังสือหรือหน่วยงานเจ้าของหนังสือ มีส่วนเนื้อหาที่ประกอบไปด้วยเหตุและจุดประสงค์ที่มีบันทึกไป

3. บันทึกแบบลำดับตัวเลข เน้นการลำดับขั้นตอนของเนื้อหาให้ต่อเนื่องกัน โดยใช้ตัวเลขกำกับตามลำดับเหตุการณ์ หรือลำดับประเด็น

4. บันทึกแบบกระบวนการ เน้นการเสนอข้อเท็จจริงและเหตุผล เพื่อประกอบการพิจารณา โดยจะเขียนแยกเขียนเป็นหัวข้อเพื่อช่วยให้อ่านและเข้าใจง่าย

6) ลักษณะงานที่ใช้การเขียนบันทึก

1.  
   1. งานติดต่อทั่วไป บันทึกที่ใช้ติดต่องานโดยทั่วไป เป็นข้อความที่เจ้าหน้าที่
      ใช้ในการติดต่อในการปฏิบัติงาน เรียกว่า “บันทึกติดต่อ” ใช้ได้ทั้งในลักษณะที่เป็นการบันทึกของหน่วยงาน และตัวบุคคลที่เป็นเจ้าหน้าที่ จำกัดการติดต่อภายในหน่วยงานที่สังกัดกรมเดียวกัน
      เช่น เรื่องแจ้งเพื่อทราบ เรื่องขอร้อง/ขอความร่วมมือ การหารือ/ขอความเห็น การยืนยันเรื่องที่ตกลงกันด้วยวาจา และการแจ้งให้ปฏิบัติ
   2. งานที่นำเสนอผู้บังคับบัญชา บันทึกที่เสนอผู้บังคับบัญชาเรียกว่า “บันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา” แบ่งได้ 4 ชนิด ตามลักษณะของงาน ดังนี้

2.1 การย่อเรื่อง เรียกว่า บันทึกย่อเรื่อง คือ ข้อความที่เก็บจากเรื่องเดิม
ที่มีมา โดยสรุปเฉพาะสาระสำคัญ และไม่มีความคิดเห็นของผู้ทำบันทึก ใช้ในกรณีที่มีเรื่องยาวและสับสน จึงต้องทำบันทึกย่อก่อน เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาอ่านได้ง่าย ไม่เสียเวลา

2.2 การเสนอรายงาน เรียกว่า บันทึกรายงาน  คือ ข้อความที่เขียนรายงานเรื่องที่ได้ไปปฏิบัติมา พบเห็นมา หรือศึกษา สำรวจ สอบสวนได้ความมา โดยจะต้องเสนอสาระสำคัญของเรื่องให้สมบูรณ์ ไม่คลุมเครือ เนื้อความกระจ่าง ครบถ้วน เสนอเรื่องให้เข้าใจง่าย อาจใช้การเขียนบันทึกแบบลำดับตัวเลข เขียนลำดับเรื่องเป็นข้อ ๆ เสนอแนวทางสั่งการ ระบุจุดประสงค์ให้ชัดเจนว่าเพื่อทราบหรือให้สั่งการ

2.3 การขออนุญาต,ขออนุมัติ เรียกว่า บันทึกขออนุญาต,ขออนุมัติ คือ บันทึกที่เขียนเพื่อขออนุญาตหรือขออนุมัติทำการอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือขอเงิน ขอวัสดุสิ่งของ โดยจะต้องเขียนให้กะทัดรัด เข้าใจง่าย นิยมใช้แบบบันทึกแบบลำดับกระบวนการ ชี้แจงความสำคัญและความจำเป็นที่จะต้องดำเนินการ คาดหมายผลที่จะได้รับจากการดำเนินการ และระบุคำขอให้ชัดเจน เช่น ขออะไรบ้าง กี่ประการ จำนวนเท่าใด

2.4 การเสนอความคิดเห็น เรียกว่า บันทึกความเห็น คือ บันทึกที่มีการแสดงความคิดเห็นเสนอแนะแนวทางพิจารณาวินิจฉัย หรือดำเนินการในเรื่อที่เสนอนั้น เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาสั่งการต่อไปนั้น โดยจะต้องเขียนเรื่องโดยแจ่มแจ้ง ผู้บันทึกจะต้องศึกษาเรื่องให้เข้าใจ รู้ประเด็นที่จะพิจารณา มีข้อมูลประกอบการพิจารณา และมีหลักเกณฑ์ เหตุผลที่ใช้ประกอบการพิจารณา ข้อความในบันทึกจะต้องเห็นสาระสำคัญครบถ้วน

การเขียนบันทึกติดต่อสั่งงาน เสนอความเห็นหรือมีจุดประสงค์อื่น ๆ นั้นไม่ว่าจะเป็นแบบใด ชนิดใดก็ตาม จะต้องเขียนให้ชัดเจน ตรงวัตถุประสงค์ที่ต้องการ และใช้ภาษาที่สละสลวย อ่านแล้วเข้าใจง่าย การสื่อสารจึงได้รับผลสำเร็จ ช่วยในการทำงานเป็นอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่เกิดความผิดพลาดในการติดต่อ ซึ่งผู้เขียนจะต้องรู้จักพิจารณาว่าควรจะใช้บันทึกแบบใด อย่างไรจึงจะดีที่สุด และชัดเจนที่สุด แม้ว่าบันทึกจะมีแบบต่าง ๆ แต่การเลือกก็ต้องใช้ให้เหมาะสมตามแก่ละกรณี