การจัดทำหนังสือและเอกสารเกี่ยวกับการประชุม โดยปกติ ประกอบด้วย การกำหนดนัดหมายการประชุม หนังสือเชิญประชุม และหนังสือเชิญผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) ระเบียบวาระการประชุม และเอกสารการประชุมอื่นตามกฎหมายกฎ ระเบียบ และมติคณะรัฐมนตรี ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม รายงานการประชุม : การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุม ไว้เป็นหลักฐาน

การจัดทำหนังสือและเอกสารเกี่ยวกับการประชุม

โดยปกติ

• การกำหนดนัดหมายการประชุม
• หนังสือเชิญประชุม และหนังสือเชิญผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
• ระเบียบวาระการประชุม
• เอกสารการประชุมอื่นตามกฎหมายกฎ ระเบียบ และมติคณะรัฐมนตรี ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม

รายงานการประชุม : การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุม ไว้เป็นหลักฐาน จัดทำตามแบบที่ ๑๑ ท้ายระเบียบ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

 ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม

 ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

 ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

 ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

การจัดทำรายงานการประชุม

          การจดรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี

1. จดละเอียดทุกคำพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วยมติ
2. จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมด้วยมติ
3. จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม

ผู้มาประชุม : ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุม

ผู้ไม่มาประชุม : ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)

ผู้เข้าร่วมประชุม : ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ิมิได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)

เริ่มประชุมเวลา : ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม    เริ่มประชุมเวลา ๐๙.๐๐ น.

เมื่อกรรมการมาครบองค์ประชุมแล้ว ประธานฯ ได้กล่าวเปิดการประชุมและดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระการประชุมดังต่อไปนี้

ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

 ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า ……………………………..……….…………………………………………..

มติ ที่ประชุมรับทราบ

หรือ

ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

 ไม่มี

ระเบียบวาระที่ ๒ เรื่องการรับรองรายงานการประชุม...................................................

เมื่อวันที่............................................

ฝ่ายเลขานุการฯแจ้งว่า ตามที่ได้มีการประชุม...................................................................................

ครั้งที่ ..................... เมื่อวัน................................................................ ณ ……………………………………………….………………

……………………………………………………………………..………..……….… นั้น ฝ่ายเลขานุการฯได้จัดทำรายงานการประชุมแจ้งตามหนังสือ.............................................. ที่.................................. ลงวันที่..................................... ปรากฏว่า ผู้แทน............. ขอแก้ไขรายงานการประชุม ในหน้าที่ ๕ “....................................................” บรรทัดที่ ๙ จากข้อความ “.....................” เป็นข้อความ นอกจากนี้ไม่มีกรรมการท่านใดขอแก้ไขรายงานการประชุม แต่อย่างใด

มติ ที่ประชุมรับทราบและรับรองรายงานการประชุม....................................................

ครั้งที่ ..................... เมื่อวัน................................................................ ตามที่ได้มีการขอแก้ไขแล้ว

ระเบียบวาระที่ ๓ เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

ฝ่ายเลขานุการฯ แจ้งว่า ........................................................................................................

ดังรายละเอียดปรากฎตามเอกสารหมายเลข ทร. ๑/๒๕๖๔

ประธานฯ กล่าวว่า...............................................................................................................

ผู้แทน.................. กล่าวว่า...................................................................................................

มติ ที่ประชุมรับทราบ

ระเบียบวาระที่ ๔ เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

ฝ่ายเลขานุการฯ แจ้งดังนี้

          ๑. ……………………………………………..………………………………………………………………..………

          ๒. ……………………………………………..…………………………………………………………..……………

 ดังรายละเอียดปรากฎตามเอกสารหมายเลข พณ. ๒ - ๑/๒๕๖๔

ประธานฯ กล่าวว่า...............................................................................................................

 ผู้แทน.................. กล่าวว่า...................................................................................................

เรื่องที่ ๒ …………………………………………………………………………………

เลขานุการฯ ………………. ชี้แจงว่า ………………………………………………………..…………………..

 ผู้แทน ………………. เสนอว่า …………………….…………………………………………..…………………..

มติ ที่ประชุมพิจารณาแล้ว...........................................................................................

อนึ่ง คณะกรรมการ......................... มีข้อสังเกตว่า.......................................

ระเบียบวาระที่ ๕ เรื่องอื่น ๆ

เมื่อที่ประชุมได้พิจารณาตามระเบียบวาระการประชุมเสร็จเรียบร้อยแล้ว ผู้แทน............

ได้เสนอให้ที่ประชุมพิจารณาเรื่อง/เกี่ยวกับ…………...……………………………….. ดังต่อไปนี้

 ๑. .…………………………………………………………………………………..………………………..………

 ๒. .…………………………………………………………………………………..………………………..………

ประธานฯ กล่าวว่า...............................................................................................................

 ผู้แทน.................. กล่าวว่า...................................................................................................

 ผู้แทน.................. ชี้แจงว่า.....................................................................................................

 ผู้แทน............. ได้สอบถามผู้แทน...................ว่า ………………………………………………………….

มติ ที่ประชุมพิจารณาแล้ว...........................................................................................

และได้มอบหมายให้ฝ่ายเลขานุการฯ ไปพิจารณาดำเนินการ..........................................

ระเบียบวาระที่ ๕ เรื่องอื่น ๆ

ไม่มี

 เลิกประชุมเวลา : ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม เลิกประชุมเวลา ๑๒.๐๐ น.

ผู้จดรายงานการประชุม : ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุมครั้งนั้น (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม)  

                               (ตำแหน่ง)  เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมาย  ผู้จดรายงานการ

                               ประชุม

การรับรองรายงานการประชุม

อาจทำได้ ๓ วิธี

๑. รับรองในการประชุมครั้งนั้น : ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วน ให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุมอ่านสรุป มติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง

๒. รับรองในการประชุมครั้งต่อไป :  ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง

๓. รับรองโดยการแจ้งเวียน :  ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไป ไม่ได้หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการพิจารณารับรอง ภายในระยะเวลาที่กำหนด