การสร้างนวัตกรรมจากงานประจำ

ประชุมวิชาการเครือข่ายพัฒนาระบบบริการธุรการ

เรื่อง “เพิ่มประสิทธิภาพงานบริหารและธุรการด้วยการสร้างนวัตกรรม”

การสร้างนวัตกรรมจากงานประจำ

นวัตกรรม (Innovation) คือ การใช้ความคิดสร้างสรรค์เพื่อพัฒนาหรือประดิษฐ์สิ่งใหม่ เช่น บริหาร ผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการใหม่ๆ (Service, Product, Process) เป็นต้น ที่มีคุณค่า (Value Creation) และมีประโยชน์ต่อผู้อื่น เศรษฐกิจและสังคม ซึ่งมีคุณค่าและมีประโยชน์แล้วจะสามารถขยายผลต่อไปได้เชิงพาณิชย์ หรือขายได้นั่นเอง (อาจารย์ศศิมา สุขสว่าง)

Innovation = Creativa + New + Value Creation (ความคิดสร้างสรรค์ + สิ่งใหม่ + มีคุณค่า)

เมื่อนวัตกรรมมีความสำคัญและเป็นจุดเปลี่ยนที่ผู้ประกอบการเอสเอ็สอีให้ความสนใจ กรอบความคิดต่อไปนี้อาจจะมีส่วนช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถคิดนอกกรอบและสรรสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ออกสู่ตลาดได้

1. นวัตกรรมเกิดได้จากความบกพร่อง นวัตกรรมที่เกิดขึ้นแทบทั้งหมดเกิดขึ้นจากความคิดเพื่อแก้ไขในสิ่งที่เป็นปัญหาและข้อพกพร่องแทบทั้งสิ้น และมีอยู่ส่วนน้อยมากที่เป็นการคิดค้นเริ่มต้นนวัตกรรมใหม่ขึ้นมาด้วยตัวเอง
2. ลูกค้ามักจะบอกเราว่าต้องทำอะไร บ่อยครั้งที่ผู้ประกอบการมักเผชิญกับความท้าทายในการคิดนอกกรอบ ขณะที่ผู้ประกอบการอีกกลุ่มคิดนอกกรอบไปไกลจนลืมสนใจลูกค้า บ่อยครั้งเรามักพบว่านวัตกรรมเกิดขึ้นง่ายๆ จาก Pain Point และคนที่บอกเล่าได้ดีที่สุดคือลูกค้านั่นเอง
3. คิดให้ใหญ่ แต่เริ่มต้นทำจากสิ่งเล็กๆ ทุกครั้งที่ผู้ประกอบการคิดถึงนวัตกรรมมักจะมองไปถึงอะไรที่แปลกและแตกต่างจากเดิมอย่างสิ้นเชิง และมักจะถอดใจกับการคิดสร้างสรรค์นวัตกรรม เพราะมีอุปสรรคที่ขวางหน้าอยู่มากมาย ดังนั้นในกระบวนการสร้างนวัตกรรมที่กูรูนวัตกรรมแนะนำ มักจะบอกว่า “จงคิดให้ใหญ่แต่ให้ทำจากสิ่งเล็กๆ”

อย่างไรก็ตาม การคิดสร้างนวัตกรรมนั้นจะต้องอยู่บนพื้นฐานของความชำนาญและความเชี่ยวชาญ มีแต่ความเข้าใจที่ลึกซึ้งในเรื่องใดเรื่องหนึ่งเท่านั้นจึงจะเกิดความแตกยอดความคิดออกมาเป็นนวัตกรรมใหม่ๆ ได้ ดังนั้นผู้ประกอบการเองจึงต้องทำความเข้าใจกับธุรกิจที่ทำอยู่ให้ลึกซึ้งเสียก่อน จากนั้นจึงวิเคราะห์ธุรกิจให้เป็นจุดที่ตั้งอยู่ในปัจจุบัน และเส้นทางที่จะผลักดันธุรกิจในอนาคต แล้วจึงกำหนดเป็นแผนธุรกิจและแผนการสร้างนวัตกรรมให้องค์กร กรอบความคิดดังกล่าวเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการควรต้องคิดและวางแผนก่อนที่จะกระโดดไปสู่นวัตกรรมใหม่ๆ โดยทันที

ทักษะการโค้ชที่สำคัญในการโค้ช Talent  ในองค์กรสำหรับผู้บริหารหรือหัวหน้างาน

1. ทักษะการสร้างความสัมพันธ์ (Rapport Building)

การสร้างความสัมพันธ์เป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างหนึ่ง เพราะเป็นกระบวนการที่จะให้เกิดการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างคน 2 คน การสร้างความสัมพันธ์ในทางการโค้ชมีเทคนิคมากมาย เช่น VAKAD model, Matching & Mirroring model lotus model  จุดประสงค์ของการสร้างความสัมพันธ์ เพื่อสร้างพื้นที่ปลอดภัย ให้กับผู้ที่พูดคุยด้วย พร้อมเชื่อใจและเปิดใจให้ความร่วมมือในการโค้ช การคิดและความร่วมมือในการโค้ช หรือการพูดคุยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการพูดคุย

สำหรับในการบริหารจัดการนั้น หากหัวหน้า ลูกน้อง มีความแตกต่างกันทางความคิด พื้นเพ การศึกษา สไตล์การทำงาน เมื่อมาทำงานอาจจะทำให้เกิดความขัดแย้งกันได้ ดังนั้นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีอย่างราบรื่นจึงเป็นสิ่งสำคัญ

2. ทักษะการฟัง

เป็นทักษะที่สำคัญมาก เพราะในกระบวนการการโค้ชนั้น โค้ชจะใช้เวลาในการฟังถึง 80% (อีก 20 % สำหรับการถาม, feedback) การฟังแบบโค้ชจะแตกต่างจากากรฟังแบบทั่วไป การฟังทั่วไปจะได้ยินสิ่งที่แสดงออกมา สิ่งที่เขาต้องการให้รู้เนื้อหา (Content) แต่การฟังแบบโค้ช ต้องฟังให้ถึงความรู้สึก ความเชื่อ ความคิด สามารถกับประเด็นและได้ยินในสิ่งที่ผู้รับการโค้ชไม่ได้พูดและทวนออกมาได้ (Context) เหมือนกับเป็นกระจกสะท้อนผู้รับการโค้ชได้

3. ทักษะการถาม

การถามทำให้เกิดกระบวนการคิด ตรึกตรอง และค้นหาคำตอบ สำหรับคนเจน Y นั้นชอบคิด ค้นคว้าหาคำตอบ ดังนั้นการถามจึงเป็นการกระตุ้นความคิด เมื่อเกิดการฝึกฝนคิดบ่อยๆ เข้าผู้ที่ถูกถามจะสามารถคิด และแก้ปัญหาได้ด้วยตัวเอง คำถามที่ดีความเป็นคำถามปลายเปิด เพื่อให้ผู้ถามได้แสดงความคิด

4. ทักษะการให้ข้อมูลย้อนกลับ (feedback)

การให้ข้อมูลย้อนกลับหรือ feedback นั้น ไม่ใช่ด่า หรือบ่นแต่อย่างใด แต่เป็นการให้ข้อมูลกับผู้ปฏิบัติงานหรือลูกน้องให้มีการปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้น หลักการให้ข้อมูลย้อนกลับ จะมีส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ส่วน คือ

• ส่วนของพฤติกรรม
• ส่วนของผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น
• ส่วนที่ต้องการให้เกิดแก้ไขปรับปรุงหรือชื่นชม

5. ทักษะอื่นๆ เช่นการเล่าเรื่อง การจูงใจ และการสื่อสาร

แนวทางรับมือกับ VUCA world สำหรับผู้นำองค์กร ผู้นำทีมในการพัฒนาทีม และแนวทางการพัฒนาตัวเอง

จะต้องเตรียมตัวใน 4 ด้านหลักๆ ดังนี้

1. มีวิสัยทัศน์ (Vision)

ต้องมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน และทันต่อเหตุการณ์ เพื่อให้สามารถตัดสินได้โดยอย่างรวดเร็วและตอบสนองได้อย่างเหมาะสมกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนอย่างรวดเร็ว โดย

• การสื่อสาร (Communicate) กับทีมงาน และคนในองค์กร การสื่อสารที่ชัดเจนและทำให้ทุกคนเป็นเป้าหมาย และวิสัยทัศน์ขององค์กรให้เป็นภาพเดียวกัน และรู้ว่าจะก้าวเดินไปในทิศทางใด
• เชื่อมั่น (Belief) เชื่อมั่นในตัวเองและผู้อื่น และให้การสนับสนุนการเติบโตทั้งทางความคิด และการทำสไตล์ใหม่ๆ ในทางเดียวกับวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ขององค์กร
• มั่งมั่น (Focus) มุ่งมั่นและมั่นใจว่าทีมของคุณมีความสามารถและก้าวไปด้วยกันกับทิศทางขององค์กร

2. การทำความเข้าใจ (Understanding)

ทำความเข้าใจจุดแข็ง จุดอ่อนขององค์กร ขีดความสามารถและกลยุทธ์ขององค์กร ผู้นำจำเป็นต้องเข้าไปมีส่วนร่วมกับพนักงาน ลูกค้า และ stakeholder เพื่อรับฟังข้อมูลและความคิดเห็นที่เสริมสร้างมุมมองใหม่เพื่อสามารถรับมือกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว โดย

• อยากรู้อยากเห็น (Curiosity) เรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ใช้คำถามปลายเปิด หรือ คำถามแบบโค้ช เปิดใจ เพื่อให้ได้ข้อมูลใหม่มาพัฒนาสิ่งใหม่ๆ ในองค์กร
• เอาใจใส่ (Empathy) ใส่ใจกับทีมงาน เพื่อให้ได้ใจ และการร่วมมือร่วมใจอย่างต่อเนื่อง
• เปิดใจ (Open Mind) เปิดใจ เปิดรับแนวคิดใหม่ๆ เพื่อได้ไอเดียเชิงสร้างสรรคืมาพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

3. ชัดเจนกระจ่าง (Clarify)

ในยุคที่ระบบและองค์กร สภาพแวดล้อมที่มีความซับซ้อนที่มากขึ้นเรื่อยๆ มีปัจจัยมากมายและซับซ้อนต่อการตัดสินใจ การสร้างเสริมความชัดเจนในนโยบายและกลยุทธ์จึงเป็นแนวทางที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง เพื่อให้การตัดสินใจทันต่อเหตุการณ์ โดย

• การจัดระบบให้เรียบร้อย (Simplify) ลดความซับซ้อนของระบบ และเน้นประเด็นหลักๆ ที่เป็นแก่นขององค์กรจริงๆ ไม่เสียเวลากับระบบหรือขั้นตอนที่ไม่สร้างคุณค่าให้กับองค์กร
• ตระหนักรู้ (Awareness) ใช้สัญชาตญาณ และประสบการณ์ในการทำงาน และตัดสินใจ
• การคิดเชิงระบบ (Systems Thinking) เพื่อให้ได้มุมมองแบบองค์รวม แล้วแยกย่อยออกมาเป็นส่วนต่างๆ เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจน

4. ความว่องไว (Agility) ต่อการเปลี่ยนแปลง

ยืดหยุ่นและมีการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จะสามารถรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉินได้ โดยที่ยังคงเป้าหมายและวิสัยทัศน์ขององค์กรยังอยู่ โดย

• การตัดสินใจ (Decisiveness) สามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วและตัดสินใจด้วยความมั่นใจ
• การพัฒนานวัตกรรม (innovation) เรียนรู้ปัญหาของลูกค้า ใส่ในกับผู้คน แล้วพัฒนานวัตกรรมใหม่ออกมาเพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้น
• การให้อำนาจ (Empower) การทำงานสร้างเครือข่าย การทำงานร่วมกัน และการสนับสนุนทำให้ผู้อื่นสามารถทำงานได้อย่างยอดเยี่ยม

(อาจารย์ศศิมา สุขสว่าง)

PDCA ขั้นตอนของการทำงานอย่างมีเป้าหมาย

Plan การวางแผน

Do การปฏิบัติ

Check การตรวจสอบ

Act จัดทำเป็นมาตรฐาน

เป้าหมายของตนเองและองค์กร

1. กำหนดหัวข้อที่จะพัฒนา
2. กำหนดดัชนีชี้วัดและเป้าหมายย่อย
3. สำรวจสภาพปัจจุบันและทบทวนเป้าหมาย
4. วิเคราะห์สาเหตุรากเง้าของการพัฒนาให้บรรลุตามเป้าหมาย
5. หามาตรการพัฒนา วางแผนปฏิบัติและปฏิบัติตามแผน
6. ติดตามผลการพัฒนา
7. จัดทำเป็นมาตรฐานและแก้ไขปัญหาในส่วนที่ยังไม่ได้ตามแผน ทบทวนเป้าหมาย
8. กำหนดหัวข้อที่จะพัฒนาต่อไป

นวัตกรรม (ใหม่ + คุณค่า + ยอมรับ/นำไปใช้)

การสร้างสรรค์สิ่งใหม่

• สิ่งประดิษฐ์ วิธีการใหม่ สินค้าใหม่

ที่เกิดจากความคิดใหม่

• ผสานกลไก หลักการ เทคโนโลยีต่างๆ เข้าด้วยกัน
• ประยุกต์วิทยาศาสตร์แขนงอื่นๆ
• วิจัย สร้างทฤษฏีใหม่ และวิทยาการใหม่ๆ

ได้คุณค่า ยอมรับ และนำไปใช้

• ขจัดปัญหา ใช้งานได้ประสิทธิภาพและคุณภาพเต็มที่ ลดการใช้ทรัพยากร เพิ่มคุณภาพ รวดเร็ว
• เกิดประโยชน์ใช้งานใหม่ ลดต้นทุน สร้างรายได้เพิ่ม

(รศ.ดร.ณัชชา ทวีแสงสกุลไทย)

 การวิเคราะห์งานประจำ

การวิเคราะห์ หมายถึง การจำแนกแยกแยะองค์ประกอบของสิ่งไดสิ่งหนึ่งหรือเรื่องไดเรื่องหนึ่งเพื่อค้นหาที่มา ความเชื่อมโยง ความสัมพันธ์ขององค์ประกอบต่างๆ ที่ทำให้เกิดสิ่งนั้น หรือเรื่องนั้น การวิเคราะห์จึงเป็นการศึกษาค้นคว้าหรือการศึกษาหาคำตอบอย่างละเอียดรอบคอบตามกระบวนการวิเคราะห์ต่อประเด็นที่ที่เกิดขึ้น เป็นการนำข้อมูลที่จัดทำไว้มาวิเคราะห์ที่เกิดขึ้น เป็นการนำข้อมูลที่จัดทำไว้มาวิเคราะห์โดยเลือกใช้สถิติให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์และลักษณะของข้อมูลโดยที่การวิเคราะห์ข้อมูลมีองค์ประกอบที่มีความสัมพันธ์ที่สำคัญ 3 ประการ คือ ข้อมูลที่ใช้ในการวิเคราะห์ สถิติที่ใช้ในการวิเคราะห์ และหลักหรือตรรกวิทยาของการวิเคราะห์ (เกียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์,2547 วรภัทร์ ภู่เจริญ,2546)

การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) การวิเคราะห์งานเป็นการศึกษา ลักษะงาน ขอบเขตและหน้าที่ความรับผิดชอบ รวมทั้งคุณสมบัติเฉพาะสำหรับตำแหน่งนั้น ต้องการเพื่อการปฏิบัติหน้าที่หรือภารกิจนั้นๆ ได้บรรลุเป้าหมายขององค์กร ซึ่งการวิเคราะห์งานนั้นอาจมีวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์หลายด้านในการบริหารทรัพยากรบุคคล เช่น การวางแผนทรัพยากรบุคคล การกำหนดตำแหน่ง การสรรหาและเลือกสรรเพื่อบรรจุและแต่งตั้ง การพัฒนาและฝึกอบรม  สำหรับการวิเคราะห์งานเพื่อการกำหนดตำแหน่ง จะมีรายละเอียดดังนี้ คือ

1. วิเคราะห์โครงสร้าง ภารกิจ ความสัมพันธ์ของตำแหน่ง เป็นการรวบรวมข้อมูล และวิเคราะห์ถึงเหตุผลความจำเป็นของการมีตำแหน่งนั้น โดยอาจแสดงความเชื่อมโยงกับนโยบายรัฐบาล แผนบริหารราชการแผ่นดิน แผนกลยุทธ์วิสัยทัศน์พันธกิจ กรอบของกฎหมาย แผนงาน/โครงการ/งบประมาณ เป็นต้น โดยอาจแสดงให้เห็นถึงโครงการสร้าง การจัดส่วนราชการภายใน สายการบังคับบัญชา ความสัมพันธ์ในแนวระนาบและแนวดิ่งของตำแหน่งในโครงสร้างของหน่วยงานนั้น
2. วิเคราะห์ลักษณะงาน หน้าที่ความรับผิดชอบ เป็นการวิเคราะห์ถึง กระบวนการ ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงาน ลักษณะงานที่ปฏิบัติ เพื่อจะได้พิจารณากำหนดสายงานและคุณสมบัติผู้ที่จะแต่งตั้งให้มาดำรงตำแหน่งได้อย่างเหมาะสม รวมทั้งกระบวนการทำงานดังกล่าวสมควรมีการปรับบทบาทภารกิจของหน่วยงานหรือปรับปรุง ขั้นตอนและวิธีการทำงานให้เหมาะสมหรือไม่ เพียงใด ซึ่งอาจเป็นสาเหตุของการออกแบบ กระบวนการทำงานใหม่ เพิ่มขนาดความรับผิดชอบ การขยายงาน ของตำแหน่ง
3. การวิเคราะห์คุณภาพและความยุ่งยากซับซ้อนของงาน เป็นการวิเคราะห์ถึงระดับความรับผิดชอบ ระดับการตัดสินใจ ระดับของผลกระทบ และระดับของความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นในงาน การวิเคราะห์ในส่วนนี้อาจจะพิจารณาตัวผลผลิตหรือผลลัพธ์ของการทำงาน การใช้ความรู้ความสามารถและประสบการณ์ที่ตำแหน่งนั้นต้องการ ขั้นตอนหรือวิธีปฏิบัติที่ยุ่งยากหรือเทคนิควิธีการที่ซับซ้อน มีการใช้ความคิดริเริ่มที่ต้องการในงานมากน้อยเพียงใด และหากเทียบเคียงกับหน่วยงานหรือองค์กรอื่นมีความเหมือนกันหรือแตกต่างกันอย่างไร ทั้งนี้ต้องเป็นการพิจารณาจากผลการปฏิบัติงานจริงในปัจจุบัน
4. การจัดทำแบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description) เป็นผลผลิตจากการวิเคราะห์งานเพื่อการกำหนดตำแหน่ง โดยได้จากการประมวลผลของการวิเคราะห์ข้อมูลดังกล่าวข้างต้น และนำมาเขียนเป็นลักษณะงานที่ปฏิบัติและหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่ง อีกทั้งคุณสมบัติเฉพาะสำหรับสำหรับตำแหน่งนั้นๆ ในลักษณะแบบบรรยายลักษณะงานไว้ เพื่อใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลในส่วนราชการ หากเป็นการปรับปรุงระดับตำแหน่งให้เป็นระดับสูงขึ้น ลักษณะหน้าที่ความรับผิดชอบและคุณภาพของงานต้องเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งจำเป็นต้องมีการเขียนแบบบรรยายลักษณะงานขึ้นใหม่ เพื่อใช้ในการพิจารณาประเมินค่างาน (ปภาณภณ ปภังกรภูรินทร์)