ศิลปะการบริหารงานและการบังคับบัญชาแบบมีส่วนร่วม
การบริหารจัดการขององค์กรไม่ว่าองค์กรจะขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ตาม ในปัจจุบันควรจะต้องร่วมแรงร่วมใจในการปฏิบัติงานอย่างเต็มกำลังความสามารถและช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ตลอดจนมีการประสานการทำงานกันอย่างดี แต่ปรากฏว่าการบริหารจัดการมักจะเกิดปัญหาจากการดำเนินงานในทิศทางเดียวกัน เช่น เกิดจากการบังคับบัญชา ขาดศิลปะในการสั่งการ การมอบหมายงาน การติดตามผลการปฏิบัติงานและปัจจัยที่สำคัญของการบริหารจัดการองค์กรนอกเหนือจาก “คน” เทคโนโลยี วัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ แล้ว การบริหารต้นทุนมีผลต่อการแข่งขันและการอยู่รอดขององค์กรเช่นกัน สาเหตุหนึ่งของการใช้การบริหารจากบนลงล่าง มักจะก่อให้เกิดปัญหาแรงต้าน ส่งผลกระทบองค์กรทำให้เดินถอยหลังมากกว่าการเดินหน้าไป ทั้งนี้เนื่องจากเกิดแนวคิดสองทางที่สวนทางกันอยู่ การบริหารจัดการและการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญจึงเกิดขึ้นได้น้อยมาก ทั้งความแตกต่างระหว่างการยอมทำตาม (Compliance) และการยอมรับ(Commitment) ถ้าเกิดจากแรงผลักดันจากข้างบน จึงขาดการมีส่วนร่วมที่ดีของการบริหารจัดการองค์กรให้ประสบผลสำเร็จ
|
ดังนั้นหลักในการมีส่วนร่วมในยุคการบริหารจัดการแนวใหม่จึงเป็นหลักสำคัญของการตัดสินใจใดๆ อย่างมีคุณค่า สมเหตุสมผล คำนึกถึงผลกระทบต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และมีความชอบธรรมเมื่อนำไปปฏิบัติ สังคมส่วนใหญ่ยอมรับได้ การทำงานแบบมีส่วนร่วมนั้นสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนทัศน์ปัจจุบัน จะช่วยให้ผู้มีส่วนร่วมเกิดความรู้สึกความเป็นเจ้าของ มีส่วนได้ส่วนเสีย ยินยอมปฏิบัติตาม และรวมถึงตกลงยอมรับอย่างสมัครใจ เต็มใจ และสบายใจ
ประโยชน์ของการให้ลูกน้องมีส่วนร่วม
ลูกน้องเกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของงาน
- ลูกน้องมีโอกาสพัฒนาความคิด
- ลูกน้องรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า
กรอบการวิเคราะห์ของ McGregor
|
การมองคนแบบ X
|
การมองคนแบบ Y
|
|
- ลูกน้องไม่ค่อยชอบงาน
|
- ลูกน้องชอบที่จะทำงานถ้าหาก
สภาพแวดล้อมต่างๆ เอื้ออำนวย
|
|
- ลูกน้องไม่ค่อยทะเยอทะบานทำงานไปเรื่อยๆ
|
- ลูกน้องมีความทะเยอทะยาน อยาก
ก้าวหน้าในสายอาชีพ
|
|
- ลูกน้องชอบที่จะถูกบงการ งานถึงจะเดิน
|
- ลูกน้องตระหนักถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ ของเขา เขาควบคุมตนเองได้ เพื่อให้งาน ของเขาสำเร็จ
|
|
- ลูกน้องไม่สามารถใช้ความคิดของตนเองในการถึงแม้จะเป็นลูกน้องในระดับล่าง
|
- ลูกน้องมีความคิดริเริ่มในการทำงานของตนเองให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงาน
|
|
- ลูกน้องไม่ชอบเป็นผู้ตัดสินใจ
|
- ลูกน้องชอบเป็นผู้ตัดสินใจด้วยตนเอง
|
|
- แรงจูงใจหลักของลูกน้องคือการได้เงินเดือนหรือหรือมีรายได้มากเพียงการมีรายได้มาก
|
- แรงจูงใจหลักของลูกน้องมิได้เกิดจากการได้เงินเดือนอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับปัจจัยอื่นๆ อีก
|
การสั่งงาน การมอบหมายงาน การควบคุม และติดตามงาน
การมอบหมายงาน (DELEGATION)
การมอบหมายงาน หมายถึง การมอบหมายของผู้บังคับบัญชาสามารถมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ มีสิทธิ์แต่ให้เหมาะสม แต่ต้องเป็นคนแบบ Y มอบหมายให้ไม่จำกัดถ้าลูกน้องทำได้
งานมอบหมายที่ผู้บังคับบัญชาให้ลูกน้องไม่ได้
- งานที่เป็นความลับห้ามเด็ดขาด
- งานที่มีผลกระทบ ถ้าพลาดแล้วมีผลรุนแรง
- งานที่กฎหมายระบุตำแหน่ง กฎ ระเบียบบังคับแล้วมอบไม่ได้ เช่นการเซ็นการเงิน
ขั้นตอนในการมอบหมายงาน
การมอบหมายงานนั้นจำเป็นที่จะต้องมีกระบวนการหรือขั้นตอนรวมทั้งประเด็นต่างๆ ที่เกี่ยวข้องบางประการ การมอบหมายงานจึงจะสมบูรณ์แบบ ซึ่งจะทำให้เราได้ผลสำเร็จของงานหรือมีหลักประกันถึงการได้มาซึ่งผลสำเร็จของงานมากขึ้น นอกจากนั้นผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งเป็นผู้รับงานที่เรามอบหมายจะเกิดความรู้สึกมั่นใจ สบายใจ ในการปฏิบัติที่ได้รับมอบหมายเนื่องจากมองเห็นโอกาสของความสำเร็จ และยังเกิดความรู้สึกอยากที่จะปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย
ขั้นตอนหรือกระบวนการในการมอบหมายงานนั้น อาจมีการสลับกันบ้างในบางขั้นตอนขึ้นอยู่กับสถานการณ์ต่างๆ แต่ขั้นตอนส่วนใหญ่แล้วจะยังคงดำเนินไปตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
- คำนำ คือ พูดคุยเรื่องอะไรก็ได้ของลูกน้องในทางบวก เพื่อสร้างความรู้สึกที่ดีของลูกน้อง แสดงความห่วงใย
- ระบุงานที่มอบหมายพร้อมทั้ง อธิบายเหตุผลและความสำคัญของงาน บอกงานที่มอบหมายอธิบายเหตุผลและความสำคัญของงานใช้ปากในการสร้าง เช่นงานนี้มีความสำคัญต่อสถาบัน พูดในทางที่ดีให้ความสำคัญต่อเขา มีประโยชน์ มีคุณค่า หาเหตุผลที่ต้องทำ คนทำงานจะแห้ปัญหาได้ดี (ถ้าไม่บอกเหตุผลคนทำงานจะแก้ปัญหาไม่ได้)
- ระบุผลงานและเวลาที่เสร็จที่คาดหวังให้ชัดเจน
- ระบุผลงานและเวลา เอาเท่าไรบอกไปเลย กำหนดปริมาณใช้ชัดเจน ขอเป็นปฏิทินกับเวลาระบุวันเวลา เป้าหมายเป็นปริมาณได้ยิ่งดี
- บอกเงื่อนไขที่สำคัญและระดับอำนาจในการตัดสินใจระบุเงื่อนไขที่ชัดเจน มอบอำนาจในการตัดสินใจ บอกเส้นอำนาจในการตัดสินใจ เช่นงบประมาณไม่เกิน 1,000 บาท ให้ตัดสินใจเองสอบถามวิธีการปฏิบัติงานสอบถามวิธีการปฏิบัติงาน เช่น คุณจะดำเนินการเรื่องนี้อย่างไร เพื่ออยากรู้ว่าเขาจะพูดอย่างไร
5.1 เพื่อยังเชิงความสามารถ พูดตรงที่เราต้องการ 50-60 เปอร์เซ็นต์ ที่เหลือก็พูดเสริมเข้าไป
5.2 สอนในสิ่งที่เขาขาด
5.3 รู้วิธีที่เขาคิด ดีกว่าเราคิดเอง จากนั้นก็ชื่นชม จูงใจ เราจะได้วิธีการใหม
6. เสนอความช่วยเหลือหรือสอบถามความช่วยเหลือที่ต้องการเสนอความช่วยเหลืออำนวยความสะดวกเรื่องใดบ้าง ปูทางให้เขาติดต่อหน่วยงานอื่นได้สะดวก
7. ให้ทำแผนปฏิบัติงาน ให้นำเสนอผลงาน
8. ติดตามความคืบหน้า ของงาน
ลักษณะของการสั่งงานที่ดี
- เป็นกระบวนการสองทาง เปิดโอกาสให้เขาถาม ชัดเจนด้วยคำพูดน้ำเสียง รู้เป้าหมายของเรื่องที่สั่ง อย่าใช้อารมณ์
- มีความชัดเจน
- ใช้ภาษาและน้ำเสียงที่เหมาะสม
- ผู้สั่งต้องมีความรู้ ความเข้าใจในเรื่องที่จะสั่งงานอย่างดี รวมทั้งวัตถุประสงค์ของการสั่งงานด้วย
- ไม่มีอคติหรือใช้อารมณ์
- อย่าเปลี่ยนแปลงคำสั่งบ่อย หรือขัดแย้งกับคำสั่งเดิม
- ควรมีการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และผู้ที่รับคำสั่ง
- ไม่สั่งด้วยความรีบร้อน
- มีลักษณะจูงใจ ไม่ทำร้ายความรู้สึก พูดในเชิงบวก
- กล้ารับผิดชอบต่อคำสั่งที่ออกไป
เหตุผลในการสั่งงานเป็นลายลักษณ์อักษร
- เป็นคำสั่งที่ต้องส่งไปให้ผู้รับซึ่งอยู่ที่อื่น
- เป็นคำสั่งที่ให้แก่คนหมูมากเพื่อร่วมกันปฏิบัติ
- ผู้รับคำสั่งมีความเข้าใจช้า หรือหลงลืมได้ง่าย
- เป็นคำสั่งที่มีรายละเอียดมาก ยากแก่การจดจำ
- เป็นคำสั่งที่สำคัญและต้องปฏิบัติตามโดยเคร่งครัด
- เป็นตัวเลขจำนวนหรือกำหนดเวลาที่ตายตัว
- ต้องการให้ผู้รับคำสั่งเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรง
- ต้องกาเป็นหลักฐานอ้างอิงได้
ปัญหาของการสั่งงาน
ปัญหาของผู้สั่งงาน
- สั่งงานไม่ชัดเจน
- ใช้อำนาจในการสั่ง โดยไม่คำนึงถึงความเป็นไปได้
- เปลี่ยนแปลงคำสั่งบ่อย
- ไม่รับผิดชอบเมื่อมีการปฏิบัติผิด เพราะคำสั่งผิด
- สั่งงานข้ามขั้นตอน
- สั่งงานแล้วลืมว่าตัวเองเป็นคนสั่ง
- ผู้สั่งงานมีมากเกินไป ทำให้สั่งงานซ้ำซ้อน
- รับและถ่ายทอดคำสั่งไม่ชัดเจน
- ผู้สั่งงานไม่มีเวลาให้ซักถาม
- สั่งผิดๆ
- ใช้อารมณ์ในการสั่งงานมากไป
- สั่งงานมากไปในขณะเดียวกัน
- สั่งซ้ำซากน่าเบื่อ
- ขาดการติดตามผลการสั่งงาน
- สั่งงานล่าช้า ไม่ทันเหตุการณ์
ปัญหาของผู้รับคำสั่ง
- ไม่เข้าใจคำสั่ง (แล้วไม่ถาม)
- รับ และถ่ายทอดคำสั่งไม่ชัดเจน
- ไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง
- รับคำสั่งแล้วลืม
- รับคำสั่งแล้วไม่พอใจ
- ไม่มีความสามารถในการทำงานที่ถูกสั่งให้ทำ
- ไม่รายงานผลการปฏิบัติงาน ให้ผู้สั่งงานทราบ
การทำให้งานมีลักษณะท้าทายและดูมีความหมาย (Challenging and meaningful work)
- ต้องทำให้รายละเอียดของงาน กระจ่าง ชัดเจน และต้องแน่ใจว่าผู้ปฏิบัติเข้าใจ
- อธิบายภาพรวมของงานทุกครั้งที่ทำได้
- ให้รับผิดชอบทั้งหมดในเรื่องปริมาณ และคุณภาพของงานของเขา โดยอิสระจากการควบคุมโดยคน แต่ให้ใช้ระบบแทน
- แจ้งผลการทำงานโดยตรง และจะดีมากถ้ามาจากลูกค้าโดยตรง
- สนับสนุนให้รับงานใหม่ๆ ที่ท้าทายรวมทั้งการให้รางวัล
- ให้งานที่จะทำให้ความชำนาญ และทักษะของเขากว้าง และลึกขึ้น
การสร้างทัศนคติในเชิงบวก
- ทำให้ลูกน้องเข้าใจชัดเจนถึงผลงานที่คาดหมายจากเขา
- ช่วยให้ลูกน้องได้ข้อมูลที่จำเป็นเพ่อทำงานตามที่ต้องการได้
- ให้การสนับสนุนต่างๆ ที่จำเป็นขณะทำงาน
- ให้ทราบความเป็นไปต่างๆ ของงาน
- ให้กำลังใจ
- ช่วยแนะวิธีหรือวิถีทางสู่เป้าหมาย รวมทั้งอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น
- ชมเชย
- เป็นตัวอย่างที่ดีของการทำงานในเชิงบวกและการคิดในเชิงบวก
- สามารถเป็นตัวแทนของลูกน้องและตัวแทนของบริษัทในสถานการณ์ที่เหมาะสม
- เป็นนักแก้ปัญหามากว่าผู้ตัดสิน
- ไม่ทำให้ลูกน้องเกิดความรู้สึกว่าไม่ให้ความเป็นธรรม
- พยายามให้เครดิตลูกน้อง
- เป็นที่พึ่งของลูกน้องได้
การควบคุมงาน (Controlling)
- ในฐานะผู้บริหารหรือหัวหน้างาน ไม่ว่าจะอยู่ในระดับใดก็ตามหน้าที่หนึ่งของท่านนั้นจะต้องมีความรับผิดชอบต่อผลการดำเนินงานในความรับผิดชอบของท่าน ดังนั้นภารกิจที่สำคัญของท่านก็คือ การควบคุมและติดตามงาน ซึ่งจะทำให้ทราบถึงปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ในการทำงานเพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไข
- การควบคุมนั้น หมายถึงกระบวนการในการกำกับและติดตามการปฏิบัติงาน เพื่อให้แน่ใจ หรือมั่นใจว่าผู้ปฏิบัติงานนั้นปฏิบัติถูกต้องตามวัตถุประสงค์ หรือมาตรฐานที่กำหนด
สิ่งที่จะต้องควบคุม
ปริมาณงาน
- ทำได้ตามปริมาณที่กำหนดหรือไม่
- ทำได้ตามปริมาณที่น่าจะทำได้หรือไม่
คุณภาพ
- คุณภาพของงานที่ออกมาเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่ ทำตามกฎระเบียบหรือเปล่า
ค่าใช้จ่าย
- ใช้คุ้มค่าหรือไม่
- ใช้ในทางที่ไม่ส่งผลต่องานหรือไม่
- ใช้มากเกินสมควรหรือไม่
- ใช้เกินงบประมาณหรือไม่
ผู้ปฏิบัติงาน
- การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับในการทำงานขององค์กร
- การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับในการทำงานเฉพาะด้าน
- พฤติกรรมในการทำงาน
- ความสามารถ
- จำนวนผู้ปฏิบัติ / ปริมาณงาน
- การใช้คนให้เหมาะสมกับงาน
- การใช้คนให้เต็มศักยภาพ
วัตถุดิบ
- จำนวน / ประเภทที่ควรใช้
- การสูญเสีย
- วัตถุดิบคงคลัง
- วัตถุดินที่เข้ามา และออไป
เวลา
- กำหนดการเริ่มต้น – สิ้นสุด
- จำนวนเวลาที่ใช้
- การใช้เวลาของหน่วยงาน
- การใช้เวลาของพนักงานแต่ละคน
สถานที่
- การใช้พื้นที่ในการทำงาน
- การใช้ให้เหมาะกับงาน
- ความมีระเบียบ
- ความปลอดภัย
เครื่องจักรและอุปกรณ์
- การเบิกจ่าย
- วิธีการใช้
- การบำรุงรักษา
- ปริมาณ
- ประสิทธิภาพของเครื่องจักร และอุปกรณ์
แนวทางในการกำหนดมาตรฐานของสิ่งที่จะควบคุมในงาน
- เลือกงานหรือจุดสำคัญส่วนใดส่วนหนึ่งของงาน
- ตรวจสอบกฎเกณฑ์ หรือเงื่อนไขเกี่ยวกับความต้องการของงานนั้นจาก
- มาตรฐานทางเทคนิค วิธีการ
- ความต้องการของฝ่ายจัดการ
- ความต้องการของส่วนงานอื่นที่เกี่ยวข้อง
- ความต้องการของบุคคลภายนอก (ถ้ามี)
- ข้อมูลในทางการจัดการ
- พิจารณาและกำหนดวัตถุประสงค์ที่ต้องการจากงานหรือปัจจัยที่มีผลกระทบต่อผลสำเร็จของงานโดยรวม เช่น
- ปริมาณ
- เวลา
- คุณภาพ
- วิธีการปฏิบัติ
- ผู้ปฏิบัติงาน
- ผู้บังคับบัญชา
- หน่วยงานอื่น
- บุคคลภายนอก
- กำหนดดัชนีเพื่อชี้วัด
- ชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ และเข้าใจอย่างชัดเจน
กระบวนการในการควบคุมงาน
- กำหนดจุดหรือสิ่งที่จะตรวจสอบเป็นระยะ
- กำหนดมาตรฐานของสิ่งที่จะควบคุมในการปฏิบัติงาน
- กำหนดเวลาที่จะตรวจสอบเป็นระยะ
- กำหนดวิธีการ หรือกลไกที่จะให้ได้มาซึ่งข้อมูล
- เปรียบเทียบผลการปฏิบัติกับมาตรฐานที่กำหนด
- ดำเนินการแก้ไข
- แบบเร่งด่วน
- กรณีปกติ
การสร้างกลไกและเทคนิคในการตรวจสอบ
- การรายงาน
- การประชุม
- เอกสารประเภทต่างๆ
- การนัดหมายเพื่อพูดคุย
- การออกไปดูในพื้นที่
- การสอบถามจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง
*********************************************