ศิลปะการบริหารงานและการบังคับบัญชาแบบมีส่วนร่วม
วันที่เขียน 15/2/2560 13:28:50     แก้ไขล่าสุดเมื่อ 17/9/2564 20:30:49
เปิดอ่าน: 2513 ครั้ง

ศิลปะการบริหารงานและการบังคับบัญชาแบบมีส่วนร่วม เป็นเนื้อหาที่นำไปใช้ประโยชน์ใช้ในชีวิตประจำวันในการทำงานร่วมกันกับผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงาน

ศิลปะการบริหารงานและการบังคับบัญชาแบบมีส่วนร่วม 

การบริหารจัดการขององค์กรไม่ว่าองค์กรจะขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ตาม ในปัจจุบันควรจะต้องร่วมแรงร่วมใจในการปฏิบัติงานอย่างเต็มกำลังความสามารถและช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ตลอดจนมีการประสานการทำงานกันอย่างดี แต่ปรากฏว่าการบริหารจัดการมักจะเกิดปัญหาจากการดำเนินงานในทิศทางเดียวกัน เช่น เกิดจากการบังคับบัญชา ขาดศิลปะในการสั่งการ การมอบหมายงาน การติดตามผลการปฏิบัติงานและปัจจัยที่สำคัญของการบริหารจัดการองค์กรนอกเหนือจาก “คน” เทคโนโลยี วัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ แล้ว การบริหารต้นทุนมีผลต่อการแข่งขันและการอยู่รอดขององค์กรเช่นกัน สาเหตุหนึ่งของการใช้การบริหารจากบนลงล่าง มักจะก่อให้เกิดปัญหาแรงต้าน ส่งผลกระทบองค์กรทำให้เดินถอยหลังมากกว่าการเดินหน้าไป ทั้งนี้เนื่องจากเกิดแนวคิดสองทางที่สวนทางกันอยู่ การบริหารจัดการและการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญจึงเกิดขึ้นได้น้อยมาก ทั้งความแตกต่างระหว่างการยอมทำตาม (Compliance) และการยอมรับ(Commitment) ถ้าเกิดจากแรงผลักดันจากข้างบน จึงขาดการมีส่วนร่วมที่ดีของการบริหารจัดการองค์กรให้ประสบผลสำเร็จ 

         ดังนั้นหลักในการมีส่วนร่วมในยุคการบริหารจัดการแนวใหม่จึงเป็นหลักสำคัญของการตัดสินใจใดๆ อย่างมีคุณค่า สมเหตุสมผล คำนึกถึงผลกระทบต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และมีความชอบธรรมเมื่อนำไปปฏิบัติ สังคมส่วนใหญ่ยอมรับได้ การทำงานแบบมีส่วนร่วมนั้นสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนทัศน์ปัจจุบัน จะช่วยให้ผู้มีส่วนร่วมเกิดความรู้สึกความเป็นเจ้าของ มีส่วนได้ส่วนเสีย ยินยอมปฏิบัติตาม และรวมถึงตกลงยอมรับอย่างสมัครใจ เต็มใจ และสบายใจ

 

 ประโยชน์ของการให้ลูกน้องมีส่วนร่วม

 

 ลูกน้องเกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของงาน

  • ลูกน้องมีโอกาสพัฒนาความคิด
  • ลูกน้องรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า

 

กรอบการวิเคราะห์ของ McGregor

การมองคนแบบ X

การมองคนแบบ Y

- ลูกน้องไม่ค่อยชอบงาน

- ลูกน้องชอบที่จะทำงานถ้าหาก 

สภาพแวดล้อมต่างๆ เอื้ออำนวย

- ลูกน้องไม่ค่อยทะเยอทะบานทำงานไปเรื่อยๆ

- ลูกน้องมีความทะเยอทะยาน อยาก     

ก้าวหน้าในสายอาชีพ

- ลูกน้องชอบที่จะถูกบงการ งานถึงจะเดิน

- ลูกน้องตระหนักถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ                ของเขา เขาควบคุมตนเองได้ เพื่อให้งาน   ของเขาสำเร็จ

- ลูกน้องไม่สามารถใช้ความคิดของตนเองในการถึงแม้จะเป็นลูกน้องในระดับล่าง

- ลูกน้องมีความคิดริเริ่มในการทำงานของตนเองให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงาน

- ลูกน้องไม่ชอบเป็นผู้ตัดสินใจ

- ลูกน้องชอบเป็นผู้ตัดสินใจด้วยตนเอง

- แรงจูงใจหลักของลูกน้องคือการได้เงินเดือนหรือหรือมีรายได้มากเพียงการมีรายได้มาก

- แรงจูงใจหลักของลูกน้องมิได้เกิดจากการได้เงินเดือนอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับปัจจัยอื่นๆ อีก


การสั่งงาน การมอบหมายงาน การควบคุม และติดตามงาน
 

การมอบหมายงาน (DELEGATION)

         การมอบหมายงาน หมายถึง การมอบหมายของผู้บังคับบัญชาสามารถมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ มีสิทธิ์แต่ให้เหมาะสม แต่ต้องเป็นคนแบบ Y มอบหมายให้ไม่จำกัดถ้าลูกน้องทำได้ 

งานมอบหมายที่ผู้บังคับบัญชาให้ลูกน้องไม่ได้

  1. งานที่เป็นความลับห้ามเด็ดขาด
  2. งานที่มีผลกระทบ ถ้าพลาดแล้วมีผลรุนแรง
  3. งานที่กฎหมายระบุตำแหน่ง กฎ ระเบียบบังคับแล้วมอบไม่ได้ เช่นการเซ็นการเงิน

 

ขั้นตอนในการมอบหมายงาน 

         การมอบหมายงานนั้นจำเป็นที่จะต้องมีกระบวนการหรือขั้นตอนรวมทั้งประเด็นต่างๆ ที่เกี่ยวข้องบางประการ การมอบหมายงานจึงจะสมบูรณ์แบบ ซึ่งจะทำให้เราได้ผลสำเร็จของงานหรือมีหลักประกันถึงการได้มาซึ่งผลสำเร็จของงานมากขึ้น นอกจากนั้นผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งเป็นผู้รับงานที่เรามอบหมายจะเกิดความรู้สึกมั่นใจ สบายใจ ในการปฏิบัติที่ได้รับมอบหมายเนื่องจากมองเห็นโอกาสของความสำเร็จ และยังเกิดความรู้สึกอยากที่จะปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย

ขั้นตอนหรือกระบวนการในการมอบหมายงานนั้น อาจมีการสลับกันบ้างในบางขั้นตอนขึ้นอยู่กับสถานการณ์ต่างๆ แต่ขั้นตอนส่วนใหญ่แล้วจะยังคงดำเนินไปตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

  1. คำนำ คือ พูดคุยเรื่องอะไรก็ได้ของลูกน้องในทางบวก เพื่อสร้างความรู้สึกที่ดีของลูกน้อง แสดงความห่วงใย
  2. ระบุงานที่มอบหมายพร้อมทั้ง อธิบายเหตุผลและความสำคัญของงาน  บอกงานที่มอบหมายอธิบายเหตุผลและความสำคัญของงานใช้ปากในการสร้าง เช่นงานนี้มีความสำคัญต่อสถาบัน พูดในทางที่ดีให้ความสำคัญต่อเขา มีประโยชน์ มีคุณค่า หาเหตุผลที่ต้องทำ คนทำงานจะแห้ปัญหาได้ดี (ถ้าไม่บอกเหตุผลคนทำงานจะแก้ปัญหาไม่ได้)
  3. ระบุผลงานและเวลาที่เสร็จที่คาดหวังให้ชัดเจน
  4. ระบุผลงานและเวลา เอาเท่าไรบอกไปเลย กำหนดปริมาณใช้ชัดเจน ขอเป็นปฏิทินกับเวลาระบุวันเวลา เป้าหมายเป็นปริมาณได้ยิ่งดี
  5. บอกเงื่อนไขที่สำคัญและระดับอำนาจในการตัดสินใจระบุเงื่อนไขที่ชัดเจน มอบอำนาจในการตัดสินใจ บอกเส้นอำนาจในการตัดสินใจ เช่นงบประมาณไม่เกิน 1,000 บาท ให้ตัดสินใจเองสอบถามวิธีการปฏิบัติงานสอบถามวิธีการปฏิบัติงาน เช่น คุณจะดำเนินการเรื่องนี้อย่างไร เพื่ออยากรู้ว่าเขาจะพูดอย่างไร

5.1    เพื่อยังเชิงความสามารถ พูดตรงที่เราต้องการ 50-60 เปอร์เซ็นต์ ที่เหลือก็พูดเสริมเข้าไป

5.2    สอนในสิ่งที่เขาขาด

5.3    รู้วิธีที่เขาคิด ดีกว่าเราคิดเอง จากนั้นก็ชื่นชม จูงใจ เราจะได้วิธีการใหม

  6. เสนอความช่วยเหลือหรือสอบถามความช่วยเหลือที่ต้องการเสนอความช่วยเหลืออำนวยความสะดวกเรื่องใดบ้าง ปูทางให้เขาติดต่อหน่วยงานอื่นได้สะดวก

  7. ให้ทำแผนปฏิบัติงาน  ให้นำเสนอผลงาน

  8. ติดตามความคืบหน้า ของงาน

 

ลักษณะของการสั่งงานที่ดี

  • เป็นกระบวนการสองทาง  เปิดโอกาสให้เขาถาม ชัดเจนด้วยคำพูดน้ำเสียง รู้เป้าหมายของเรื่องที่สั่ง อย่าใช้อารมณ์
  • มีความชัดเจน
  • ใช้ภาษาและน้ำเสียงที่เหมาะสม
  • ผู้สั่งต้องมีความรู้ ความเข้าใจในเรื่องที่จะสั่งงานอย่างดี รวมทั้งวัตถุประสงค์ของการสั่งงานด้วย
  • ไม่มีอคติหรือใช้อารมณ์
  • อย่าเปลี่ยนแปลงคำสั่งบ่อย หรือขัดแย้งกับคำสั่งเดิม
  • ควรมีการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และผู้ที่รับคำสั่ง
    • ไม่สั่งด้วยความรีบร้อน
    • มีลักษณะจูงใจ ไม่ทำร้ายความรู้สึก  พูดในเชิงบวก
    • กล้ารับผิดชอบต่อคำสั่งที่ออกไป

 

 เหตุผลในการสั่งงานเป็นลายลักษณ์อักษร

 

  • เป็นคำสั่งที่ต้องส่งไปให้ผู้รับซึ่งอยู่ที่อื่น
  • เป็นคำสั่งที่ให้แก่คนหมูมากเพื่อร่วมกันปฏิบัติ
  • ผู้รับคำสั่งมีความเข้าใจช้า หรือหลงลืมได้ง่าย
  • เป็นคำสั่งที่มีรายละเอียดมาก ยากแก่การจดจำ
  • เป็นคำสั่งที่สำคัญและต้องปฏิบัติตามโดยเคร่งครัด
  • เป็นตัวเลขจำนวนหรือกำหนดเวลาที่ตายตัว
  • ต้องการให้ผู้รับคำสั่งเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรง
  • ต้องกาเป็นหลักฐานอ้างอิงได้

 

ปัญหาของการสั่งงาน

ปัญหาของผู้สั่งงาน

  • สั่งงานไม่ชัดเจน
  • ใช้อำนาจในการสั่ง โดยไม่คำนึงถึงความเป็นไปได้
  • เปลี่ยนแปลงคำสั่งบ่อย
  • ไม่รับผิดชอบเมื่อมีการปฏิบัติผิด เพราะคำสั่งผิด
  • สั่งงานข้ามขั้นตอน
  • สั่งงานแล้วลืมว่าตัวเองเป็นคนสั่ง
  • ผู้สั่งงานมีมากเกินไป ทำให้สั่งงานซ้ำซ้อน
  • รับและถ่ายทอดคำสั่งไม่ชัดเจน
  • ผู้สั่งงานไม่มีเวลาให้ซักถาม
  • สั่งผิดๆ
  • ใช้อารมณ์ในการสั่งงานมากไป
  • สั่งงานมากไปในขณะเดียวกัน
  • สั่งซ้ำซากน่าเบื่อ
  • ขาดการติดตามผลการสั่งงาน
  • สั่งงานล่าช้า ไม่ทันเหตุการณ์

 ปัญหาของผู้รับคำสั่ง

  • ไม่เข้าใจคำสั่ง  (แล้วไม่ถาม)
  • รับ และถ่ายทอดคำสั่งไม่ชัดเจน
  • ไม่ปฏิบัติตามคำสั่ง
  • รับคำสั่งแล้วลืม
  • รับคำสั่งแล้วไม่พอใจ
  • ไม่มีความสามารถในการทำงานที่ถูกสั่งให้ทำ
  • ไม่รายงานผลการปฏิบัติงาน ให้ผู้สั่งงานทราบ

 การทำให้งานมีลักษณะท้าทายและดูมีความหมาย (Challenging and meaningful work)

  • ต้องทำให้รายละเอียดของงาน กระจ่าง ชัดเจน และต้องแน่ใจว่าผู้ปฏิบัติเข้าใจ
  • อธิบายภาพรวมของงานทุกครั้งที่ทำได้
  • ให้รับผิดชอบทั้งหมดในเรื่องปริมาณ และคุณภาพของงานของเขา โดยอิสระจากการควบคุมโดยคน แต่ให้ใช้ระบบแทน
  • แจ้งผลการทำงานโดยตรง และจะดีมากถ้ามาจากลูกค้าโดยตรง
  • สนับสนุนให้รับงานใหม่ๆ ที่ท้าทายรวมทั้งการให้รางวัล
    • ให้งานที่จะทำให้ความชำนาญ และทักษะของเขากว้าง และลึกขึ้น

การสร้างทัศนคติในเชิงบวก

  • ทำให้ลูกน้องเข้าใจชัดเจนถึงผลงานที่คาดหมายจากเขา
  • ช่วยให้ลูกน้องได้ข้อมูลที่จำเป็นเพ่อทำงานตามที่ต้องการได้
  • ให้การสนับสนุนต่างๆ ที่จำเป็นขณะทำงาน
  • ให้ทราบความเป็นไปต่างๆ ของงาน
  • ให้กำลังใจ
  • ช่วยแนะวิธีหรือวิถีทางสู่เป้าหมาย รวมทั้งอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น
  • ชมเชย
  • เป็นตัวอย่างที่ดีของการทำงานในเชิงบวกและการคิดในเชิงบวก
  • สามารถเป็นตัวแทนของลูกน้องและตัวแทนของบริษัทในสถานการณ์ที่เหมาะสม
  • เป็นนักแก้ปัญหามากว่าผู้ตัดสิน
  • ไม่ทำให้ลูกน้องเกิดความรู้สึกว่าไม่ให้ความเป็นธรรม
  • พยายามให้เครดิตลูกน้อง
  • เป็นที่พึ่งของลูกน้องได้

 การควบคุมงาน (Controlling)

  • ในฐานะผู้บริหารหรือหัวหน้างาน ไม่ว่าจะอยู่ในระดับใดก็ตามหน้าที่หนึ่งของท่านนั้นจะต้องมีความรับผิดชอบต่อผลการดำเนินงานในความรับผิดชอบของท่าน ดังนั้นภารกิจที่สำคัญของท่านก็คือ การควบคุมและติดตามงาน ซึ่งจะทำให้ทราบถึงปัญหาและอุปสรรคต่างๆ ในการทำงานเพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไข
  • การควบคุมนั้น หมายถึงกระบวนการในการกำกับและติดตามการปฏิบัติงาน เพื่อให้แน่ใจ หรือมั่นใจว่าผู้ปฏิบัติงานนั้นปฏิบัติถูกต้องตามวัตถุประสงค์ หรือมาตรฐานที่กำหนด

สิ่งที่จะต้องควบคุม

ปริมาณงาน

-  ทำได้ตามปริมาณที่กำหนดหรือไม่

-  ทำได้ตามปริมาณที่น่าจะทำได้หรือไม่

คุณภาพ

-  คุณภาพของงานที่ออกมาเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่  ทำตามกฎระเบียบหรือเปล่า

ค่าใช้จ่าย

-  ใช้คุ้มค่าหรือไม่

-  ใช้ในทางที่ไม่ส่งผลต่องานหรือไม่

-  ใช้มากเกินสมควรหรือไม่

-  ใช้เกินงบประมาณหรือไม่

ผู้ปฏิบัติงาน

-  การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับในการทำงานขององค์กร

-  การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับในการทำงานเฉพาะด้าน

-  พฤติกรรมในการทำงาน

-  ความสามารถ

-  จำนวนผู้ปฏิบัติ / ปริมาณงาน

-   การใช้คนให้เหมาะสมกับงาน

-   การใช้คนให้เต็มศักยภาพ

วัตถุดิบ

-   จำนวน / ประเภทที่ควรใช้

-   การสูญเสีย

-   วัตถุดิบคงคลัง

-   วัตถุดินที่เข้ามา และออไป

เวลา

-   กำหนดการเริ่มต้น – สิ้นสุด

-   จำนวนเวลาที่ใช้

-   การใช้เวลาของหน่วยงาน

-   การใช้เวลาของพนักงานแต่ละคน

สถานที่

-   การใช้พื้นที่ในการทำงาน

-   การใช้ให้เหมาะกับงาน

-   ความมีระเบียบ

-   ความปลอดภัย

เครื่องจักรและอุปกรณ์

-  การเบิกจ่าย

-  วิธีการใช้

-  การบำรุงรักษา

-  ปริมาณ

-  ประสิทธิภาพของเครื่องจักร และอุปกรณ์

 

แนวทางในการกำหนดมาตรฐานของสิ่งที่จะควบคุมในงาน

  • เลือกงานหรือจุดสำคัญส่วนใดส่วนหนึ่งของงาน
  • ตรวจสอบกฎเกณฑ์ หรือเงื่อนไขเกี่ยวกับความต้องการของงานนั้นจาก

-  มาตรฐานทางเทคนิค วิธีการ

-  ความต้องการของฝ่ายจัดการ

-  ความต้องการของส่วนงานอื่นที่เกี่ยวข้อง

-  ความต้องการของบุคคลภายนอก (ถ้ามี)

-  ข้อมูลในทางการจัดการ

  • พิจารณาและกำหนดวัตถุประสงค์ที่ต้องการจากงานหรือปัจจัยที่มีผลกระทบต่อผลสำเร็จของงานโดยรวม เช่น

-   ปริมาณ

-   เวลา

-   คุณภาพ

-   วิธีการปฏิบัติ

  • ปรึกษากับผู้เกี่ยวข้อง

-   ผู้ปฏิบัติงาน

-   ผู้บังคับบัญชา

-   หน่วยงานอื่น

-   บุคคลภายนอก

  • กำหนดดัชนีเพื่อชี้วัด
  • ชี้แจงให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ และเข้าใจอย่างชัดเจน

 

กระบวนการในการควบคุมงาน

  • กำหนดจุดหรือสิ่งที่จะตรวจสอบเป็นระยะ
  • กำหนดมาตรฐานของสิ่งที่จะควบคุมในการปฏิบัติงาน
  • กำหนดเวลาที่จะตรวจสอบเป็นระยะ
  • กำหนดวิธีการ หรือกลไกที่จะให้ได้มาซึ่งข้อมูล
  • เปรียบเทียบผลการปฏิบัติกับมาตรฐานที่กำหนด
  • ดำเนินการแก้ไข

-   แบบเร่งด่วน

-   กรณีปกติ

 

การสร้างกลไกและเทคนิคในการตรวจสอบ

  • การรายงาน
  • การประชุม
  • เอกสารประเภทต่างๆ
  • การนัดหมายเพื่อพูดคุย
  • การออกไปดูในพื้นที่
  • การสอบถามจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง

 

 

         *********************************************

 

 

 

 

 

 

 

 

คำสำคัญ :
กลุ่มบทความ :
หมวดหมู่ :
แชร์ :
https://erp.mju.ac.th/acticleDetail.aspx?qid=616
ความคิดเห็นทั้งหมด (0)
ไม่มีข้อมูลตามเงื่อนไขที่ท่านกำหนด
รายการบทความการแลกเปลี่ยนเรียนรู้หมวดหมู่ : กลุ่มงานบริหารงานทั่วไป
» สังเกตการณ์โครงการยกระดับคุณภาพบริการของธุรกิจท่องเที่ยวในภาคเหนือด้วยวิธี SERVICE DESIGN (กลุ่มอาหาร)
SERVICE DESIGN คือ การออกแบบบริการ โดยนำเอาข้อมูลของลูกค้าที่สำคัญ มาจัดกลุ่ม และออกแบบบริการให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่สอดคล้องตามความต้องการ ผลลัพธ์ที่ได้จากการออกแบบบริการคือ มาตรฐานบริการที่จะ...
การออกแบบบริการ     กลุ่มงานตามสมรรถนะบุคลากร   กลุ่มงานบริหารงานทั่วไป
ผู้เขียน จงรักษ์ บัวลอย  วันที่เขียน 27/5/2564 18:07:13  แก้ไขล่าสุดเมื่อ 16/9/2564 18:49:58   เปิดอ่าน 369  ครั้ง | แสดงความคิดเห็น 0  ครั้ง