การจัดการองค์ความรู้ในองค์กรและกระบวนการจัดการความรู้ 7 ขั้นตอน
ผู้เขียน : ปาณิศา คงสมจิตต์
นักเอกสารสนเทศ : ห้องสมุดคณะผลิตกรรมการเกษตร
*การจัดการองค์ความรู้ในองค์กร(Knowledge Management หรือ KM)
การจัดการองค์ความรู้ในองค์กร ( Knowledge Management หรือ KM ) เป็นกระบวนการรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในองค์กรซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบเพื่อให้บุคลากรทุกงานสามารถเข้าถึงความรู้ พัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้และนำความรู้ไปใช้ในการปฏิบัติงานพัฒนางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้เกิดการพัฒนาฐานความรู้หรือทุนปัญญาขององค์กรอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้องค์กรเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ( Learning Organization หรือ LO ) ที่สามารถเพิ่มขีดสมรรถนะในเชิงแข่งขันได้สูงสุด
องค์ความรู้ในองค์กรมี 2 ประเภท ได้แก่
1.ความรู้ที่ชัดแจ้ง ( Explicit หรือ Codified Knowledge ) คือความรู้ที่สามารถรวบรวมถ่ายทอดได้ด้วยวิธีต่าง ๆ เช่น การบันทึก ทฤษฎี แนวปฏิบัติ คู่มือต่างๆ
2.ความรู้ที่ฝังลึก ( Tacit Knowledge ) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์ หรือสัญชาตญาณ ของแต่ละบุคคล ซึ่งยากต่อการเล่าหรือเขียนออกมาให้ผู้อื่นทราบหรือเข้าใจ จำเป็นต้องอาศัยกระบวนการต่าง ๆ เปลี่ยนให้เป็นความรู้ที่ชัดแจ้งซึ่งสามารถแลกเปลี่ยนกันได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ การคิดเชิงวิเคราะห์
* กระบวนการจัดการความรู้ ( Knowledge Management Process )
กระบวนการจัดการความรู้ ( Knowledge Management Process ) เป็นกระบวนการที่จะช่วยให้เกิดพัฒนาการของความรู้ หรือการจัดการความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กรมีทั้งหมด 7 ขั้นตอน คือ
1.การบ่งชี้ความรู้ ( Knowledge Identification ) เป็นการพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเราจำเป็นต้องใช้อะไร ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร
2.การสร้างและแสวงหาความรู้ ( Knowledge Creation and Acquisition ) เช่น การสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว
3.การจัดความรู้ให้เป็นระบบ ( Knowledge Organization ) เป็นการวางโครงสร้างความรู้เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบในอนาคต
4.การประมวลและกลั่นกรองความรู้ ( Knowledge Codification and Refinement ) เช่น ปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์
5.การเข้าถึงความรู้ ( Knowledge Access ) เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) , Web board , บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
6.การแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้ ( Knowledge Sharing ) ทำได้หลายวิธีการ ซึ่งถ้าหากเป็นความรู้ที่ชัดแจ้ง ( Explicit หรือ Codified Knowledge ) อาจจัดทำเป็นเอกสาร , ฐานความรู้เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือถ้าหากเป็นความรู้ที่ฝังลึก ( Tacit Knowledge ) ก็สามารถจัดทำเป็นระบบ , ทีมข้ามสายงาน , กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม , ชุมชนแห่งการเรียนรู้ , ระบบพี่เลี้ยง , การสับเปลี่ยนงาน , การยืมตัว , เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น
7.การเรียนรู้ ( Learning ) ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น เกิดระบบการเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ไปใช้ เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง
จากที่ได้กล่าวมา...หากท่านผู้อ่านได้นำไปทดลองปฏิบัติอย่างจริงจังตามที่ผู้เขียนได้กล่าวถึง ก็สามารถมั่นใจได้ว่าท่านจะเป็นอีกผู้หนึ่งที่สามารถจัดการกับระบบ KM ได้อย่างแน่นอน