การเขียนหนังสือ คือ การเรียบเรียงข้อความตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหรือผู้ที่ต้องทราบหนังสือนั้น หลักการเขียนหนังสือ ผู้เขียนจะต้องรู้และเข้าใจ แยกประเด็นที่เป็นเหตุผลและความมุ่งหมายที่จะทำหนังสือนั้น ๆ โดยตั้งหัวข้อเกี่ยวกับเรื่องที่จะเขียนว่าอะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร ทำไม อย่างไร แยกเป็นข้อ ๆ ไว้ การเขียนให้ “ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความประสงค์และข้อตกลง” ถ้ามีหลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากอ้างถึงกฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่องที่เป็นตัวอย่าง ต้องพยายามระบุให้ชัดเจน การเขียนหนังสือควรใช้ถ้อยคำที่กระชับเข้าใจง่าย ใช้คำธรรมดาที่ให้ความหมายชัดเจน ไม่ควรใช้สำนวนที่ไม่เหมาะสม ระมัดระวังในเรื่องอักขรวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง และที่สำคัญจะต้องระลึกเสมอว่าผู้รับหนังสือจะเข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไป การเขียนหนังสือราชการต้องมีเป้าหมายในการเขียนที่ชัดเจน ถูกต้องตามรูปแบบ เนื้อหากระชับ รัดกุม และมีมาตรฐานในการใช้ภาษา รวมทั้งมีความเป็นระเบียบสวยงาม ซึ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงประสิทธิภาพของหน่วยงานนั้น ๆ ด้วย

ขั้นตอนการเขียนหนังสือราชการ  

การเขียนหนังสือราชการเป็นกระบวนการเขียนที่เป็นขั้นตอน ผู้เขียนต้องมีความรู้ความเข้าใจและมีความรอบคอบ พิถีพิถันในการเขียน อาจสรุปขั้นตอนในการเขียนได้ ดังนี้

1.  ศึกษาข้อมูล การได้ข้อมูลที่ครบถ้วนและช่วยให้ผู้เขียนสามารถกำหนดเป้าหมายและทิศทางการเขียนได้ดียิ่งขึ้น เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับความเป็นมาของเรื่องที่จะเขียน กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง สิ่งที่ได้ดำเนินการไปแล้ว เป็นต้น

2.  รวบรวมความคิด การรวบรวมความคิด หมายถึงการนำเอาข้อมูลที่ได้ศึกษามาสรุป เพื่อให้เกิดความคิดที่ชัดเจนว่าจะเขียนไปในทิศทางใด ตรงกับเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่

3.  รวบรวมประเด็นและจัดลำดับเนื้อหา หลังจากได้แนวคิดที่ชัดเจนแล้ว ขั้นนี้จึงเป็นการเลือกสรรข้อมูลมาสรุปเป็นประเด็น แล้วนำไปจัดลำดับเรียบเรียงเป็นเนื้อหา ให้มีความสัมพันธ์และสอดรับกับเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้

4.  ลงมือเขียน เป็นขั้นลงมือปฏิบัติโดยให้เป็นไปตามแนวทางเขียนที่ได้จัดลำดับประเด็นและเรียบเรียงเนื้อหาไว้แล้ว การเขียนจะต้องพิจารณาถึง ส่วนประกอบของเนื้อหา ให้ครบทั้ง 3 ส่วน คือ ส่วนเหตุ ส่วนผล และสรุปความ นอกจากนี้ยังต้องคำนึงถึงเรื่องของการใช้ภาษาในการเขียนอีกด้วย

5.  ตรวจสอบและปรับปรุง เมื่อลงมือเขียนหนังสือราชการเรียบร้อยแล้วถือว่ายังไม่เสร็จสิ้นสมบูรณ์ จำเป็นต้องมีการตรวจสอบแก้ไข สิ่งที่ควรตรวจสอบมีดังนี้

     5.1  ตรวจสอบรูปแบบและส่วนประกอบให้ถูกต้องครบถ้วน และเป็นระเบียบสวยงาม

     5.2  ตรวจสอบเนื้อหาว่าแต่ละส่วนประกอบ มีความถูกต้อง ชัดเจน บรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่

     5.3  ตรวจสอบเกี่ยวกับการใช้ภาษาว่า ใช้คำ ประโยค เครื่องหมายวรรคตอน ย่อหน้าถูกต้องชัดเจนและเหมาะสมหรือไม่

หลักการพื้นฐานในการเขียนหนังสือราชการ 

ในการเขียนหนังสือราชการให้ดีมีมีหลักการพื้นฐานที่ควรยึดถือปฏิบัติ ดังนี้

1.  การเขียนให้ถูกต้อง ควรยึดหลักความถูกต้องโดยเขียนให้ถูกรูปแบบ ถูกเนื้อหา ถูกหลักภาษา และถูกความนิยม

    1.1  ถูกรูปแบบ หมายถึง การเขียนให้ถูกต้องเกี่ยวกับส่วนประกอบ หรือโครงสร้างตามรูปแบบของหนังสือราชการ ซึ่งจะมีรูปแบบและข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละประเภท

    1.2  ถูกชื่อเรื่อง หมายถึง การเขียนสรุปความลงในส่วนที่เรียกว่า “เรื่อง” ของหนังสือราชการ ซึ่งจะต้องเขียนให้ครอบคลุมทั้งจุดประสงค์และเนื้อหา 

    1.3  ถูกเนื้อหา หมายถึง เขียนถูกต้องและมีสัมพันธภาพในส่วนประกอบของเนื้อหา ซึ่งแบ่งส่วนประกอบของเนื้อหาหนังสือราชการ ออกเป็น 3 ส่วน

          1.3.1  ส่วนเหตุ เป็นส่วนเริ่มต้นของเนื้อหา ซึ่งอาจเป็นเหตุจากผู้มีหนังสือไป หรือเหตุจากบุคคลภายนอก หรือเหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น หรือเหตุจากผู้รับหนังสือ และอาจเป็นเหตุที่เกิดขึ้นใหม่หรือเหตุที่มีเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมา มักจะขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” (กรณีเกริ่นลอย ๆ) “เนื่องจาก” (กรณีอ้างเหตุอันหนักแน่น) และคำว่า “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ” ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน และต่อด้วยรายละเอียดของที่มาหรือเหตุของเรื่องแล้วตามด้วย คำว่า “นั้น” (เว้น 1 ช่วงตัวอักษร) อยู่ท้ายสุดของข้อความ

         1.3.2  ส่วนผล หรือส่วนที่ต้องดำเนินการ เป็นส่วนที่ต้องเขียนต่อจากเหตุ เพื่อให้รายละเอียดเกี่ยวกับผล หรือสิ่งที่ต้องดำเนินการอันเกี่ยวเนื่องกับเหตุในข้อความตอนต้น ในส่วนนี้อาจอ้างถึงกฎ ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องควบคู่กันไปด้วย

         1.3.3  ส่วนแจ้งจุดประสงค์ ส่วนสุดท้ายของการเขียนเนื้อหา ควรจะย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่ เริ่มต้นด้วยคำว่า “จึง” แล้วตามด้วยข้อความบอกจุดประสงค์ 

เกี่ยวกับจุดประสงค์ของหนังสือราชการ อาจแบ่งเป็น 3 จุดประสงค์หลัก คือ “เพื่อทราบ” เช่น ต้องการเพื่อถือปฏิบัติ เพื่อย้ำเน้น เป็นต้น “เพื่ออนุมัติ” เช่น เพื่ออนุญาต เพื่อให้ความเห็นชอบเป็นต้น และ “เพื่อดำเนินการ” เช่น เพื่อพิจารณา เพื่อผ่านเรื่องดำเนินการต่อไป เป็นต้น

   1.4  ถูกภาษาราชการ การใช้ภาษาในหนังสือราชการ ได้พิจารณา 3 เรื่อง ดังนี้

          1.4.1  เรื่องคำ ต้องเลือกใช้คำที่เป็นภาษามาตรฐาน ถูกต้องทั้งระดับและฐานะของคำ รวมทั้งต้องถูกตามความหมายด้วย เช่น ใช้คำว่า “เกษียณ” ในความหมายของข้าราชการที่มีอายุครบ 60 ปีแล้วต้องหมดวาระการรับราชการ และไม่ใช้คำว่า “เกษียน” ที่มีความหมายว่าเขียน หรือคำว่า “เกษียร” ซึ่งแปลว่า น้ำนม เป็นต้น นอกจากนี้ยังต้องคำถึงเรื่องคำที่ใช้เฉพาะในราชการด้วย เช่น คำว่า “สั่งการ” “วินิจฉัย” เป็นต้น

          1.4.2  เรื่องประโยค หนังสือราชการนิยมเขียนประโยคที่สั้น กระชับตรงไปตรงมา หรือหลีกเลี่ยงการใช้คำบุพบทที่ฟุ่มเฟือย เช่น “การขาดราชการของนายใจ สุขดี ครั้งนี้ทำให้ส่วนราชการเสียหาย” แทนคำว่า “ด้วยการที่นายใจ สุดดี ได้ขาดราชการในครั้งนี้ทำให้ส่วนราชการต้องเสียหายอันเป็นผลมาจากนายใจ สุขดี ได้ขาดราชการในครั้งนี้” เป็นต้น

          1.4.3  เรื่องสำนวนภาษา การเขียนหนังสือราชการต้อง”ไม่เล่นสำนวน” ให้ใช้สำนวนภาษาที่รัดกุม มีความหมายตรงไม่คลุมเครือ หรือมีความหมายตีความได้หลายแง่หลายมุม อีกประการหนึ่งผู้เขียนจำเป็นต้องรู้สำนวนภาษาราชการ เพื่อจะได้เลือกใช้ได้อย่างถูกต้องเหมาะสม

   1.5  ถูกความนิยม ความนิยมที่จะต้องคำนึงถึงในการเขียนหนังสือราชการหมายความรวมทั้งความนิยมที่ใช้กันโดยทั่วไปในวงราชการ และความนิยมเฉพาะบุคคลในหนังสือ

2. ความชัดเจน หนังสือราชการต้องยึดหลักความชัดเจน 3 ประการ คือ

    2.1  จุดประสงค์ชัดเจน ผู้อ่านเข้าใจได้ทันทีว่าต้องการอะไร

    2.2  เนื้อหาชัดเจน เนื้อหาสอดคล้องกับจุดประสงค์ มีการจัดลำดับประเด็น และเรียบเรียงเนื้อหาดี ไม่วกวน สับสน

    2.3  ข้อมูลชัดเจน เนื้อหาของหนังสือราชการจะสมบูรณ์ได้ ก็ต้องเขียนจากข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วน ทำให้เกิดความน่าเชื่อถือในการอ่าน

3. ความเป็นระเบียบสวยงาม เป็นส่วนเสริมที่ช่วยให้หนังสือราชการสมบูรณ์แบบยิ่งขึ้น คือความเป็นระเบียบสวยงาม ดังนี้

    3.1  ฟอร์มสวย หมายถึง แบบของหนังสือราชการแต่ละประเภท มีการวางระยะวรรคตอนที่เป็นระบบสวยงาม

    3.2  จัดพิมพ์ดี หมายถึง การเลือกใช้ตัวอักษรในการพิมพ์มีความเหมาะสม รวมทั้งแบบของตัวอักษรและขนาดตัวอักษร คือไม่เล็กและไม่ใหญ่จนเกินไป พิมพ์วรรคตอนถูกต้อง ไม่ตกหล่นหรือพิมพ์ผิด รวมทั้งพิมพ์ชัดเจนไม่มีตำหนิ ขีด ฆ่า ขูด ลบให้ปรากฏ