สรุปเนื้อหานำไปใช้ประโยชน์การเข้าร่วมอบรม เรื่อง การเขียนหนังสือราชการ

การเขียนหนังสือราชการ

งานด้านสารบรรณ การจัดทำหนังสือราชการเป็นระเบียบปฏิบัติอย่างหนึ่งของหน่วยราชการที่ข้าราชการและผู้ติดต่อกับหน่วยราชการควรทราบ ทั้งนี้เพื่อให้เกิดผลดีต่อระบบการปฏิบัติงานของหน่วยราชการ การติดต่อระหว่างหน่วยงานราชการด้วยกัน ตลอดทั้งการติดต่อระหว่างบุคคลหรือองค์กรเอกชนกับหน่วยราชการ ซึ่งการจัดทำหนังสือราชการที่หน่วยราชการทุกหน่วยถือเป็นหลักในการปฏิบัติ ซึ่งการจัดทำหนังสือราชการที่หน่วยราชการทุกหน่วยถือเป็นหลักในการปฏิบัตินั้น ปรากฏอยู่ใน “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสรรณ พ.ศ. 2526” “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2558” ตลอดทั้งระเบียบ ประกาศ และหนังสือที่เกี่ยวกับระบบงานสารบรรณที่ออกโดยสำนักนายกรัฐมนตรีและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ภายหลัวปีพุทธศักราช 2526 เป็นต้นมา

ความหมาย

หนังสือราชการ หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อเป็นหลักฐานในราชกา
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ
6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

 คุณลักษณะที่ดีของหนังสือราชการ

1. องค์ประกอบของหนังสือราชการ ได้แก่
   • กระดาษที่ใช้  เป็นกระดาษตราครุฑที่มีขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร พิมพ์ด้วยสีดำหรือเป็นครุฑดุน อยู่ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ (ยกเว้นหนังสือภายในที่มีรูปแบบเฉพาะโดยมีขนาดของตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร และมีข้อความกำหนดเป็นแบบไว้) ลักษณะของกระดาษที่มีคุณภาพดี คือ กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนักไม่น้อยกว่า 60 กรัมต่อตารางเมตร ขนาด เอ 4 (210 * 297 มิลลิเมตร)
   • สีของหมึกพิมพ์ ใช้หมึกพิมพ์สีดำ โดยสีของหมึกพิมพ์ต้องมีระดับความเข็มที่สม่ำเสมอตลอดทั้งฉบับ

 รูปแบบของหนังสือราชการ ในกรณีที่เป็นหนังมือราชการประเภทจดหมายควรจัดระยะและวางตำแหน่งส่วนประกรอบต่างๆ ของจดหมาย เช่น เลขที่และชื่อเรื่องของหนังสือ ชื่อและที่อยู่ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง วันที่ออกหนังสือ คำขึ้นต้น

และคำลงท้าย ข้อความส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ฯลฯ ให้ถูกต้องตามรู้แบบที่สำนักนายกรัฐมนตรีได้กำหนดเป็นระเบียบหรือแนวปฏิบัติไว้ ทั้งนี้ เพื่อความถูกต้อง ความเป็นระเบียบ และความน่าอ่านของหนังสือราชการนั้นๆ

• ซอง เป็นซองสีขาวที่มีตราครุฑขนาดสูง 1.5 เซนติเมตร อยู่ด้านบนซ้ายของหน้าซอง ขนาดของซองจะต้องมีขนาดที่เหมาะสมกับหนังสือราชการและสิ่งที่จะส่งไปพร้อมกับหนังสือราชการนั้น ขนาดมาตรฐาน 4.25 * 9.50 นิ้ว และจัดพิมพ์ตามรูปแบบที่ถูกต้อง

 ข้อความในหนังสือ ภาษรและการใช้ภาษาในหนังสือราชการนั้นเป็นสิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ต้องคำนึงถึง ข้อความในจดหมายควรมีลักษณะดังนี้

2. • มีความถูกต้อง ความถูกต้องในการเขียนหนังสือราชการ หมายถึง ความถูกต้องของเนื้อหา ประเภทและรูปแบบของหนังสือ ตัวสะกดการันต์ วรรคตอนและการใช้เครื่องหมายวรรคตอน ตลอดทั้งความเหมาะสมในการใช้ภาษาให้สอดคล้องกับผู้รับและเนื้อหา
   • มีความกะทัดรัดและชัดเจน หนังสือราชการที่ดี ควรเขียนด้วยข้อความที่กะทัดรัด ชัดเจน กล่าวคือ เป็นข้อความที่มีขนาดสั้นและมุ่งเสนอเฉพาะประเด็นสำคัญของเนื้อหา เมื่ออ่านแล้วเข้าใจได้ทันทีว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์หรือต้องการสื่ออะไรให้ผู้อ่านได้ทราบ
   • มีความสมบูรณ์ เนื้อหาในหนังสือราชการจะต้องมีสาระสำคัญครบถ้วน ตามจุดประสงค์หรือเจตนาที่ผู้เขียนกำหนดไว้อีกด้วย
   • มีความสุภาพ หนังสือราชการควรมีถ้อยคำสุภาพ แสดงถึงการให้เกียรติแก่ผู้รับ การเลือกใช้ภาษาที่แสดงถึงสุภาพนั้น จะขึ้นอยู่กับสถานภาพของผู้ลงนามในหนังสือกับผู้รับเป็นสำคัญ เช่น การเขียนข้อความส่วนสรุปเพียงเพื่อแจ้งให้ผู้รับหนังสือทราบถึงเรื่องราวที่เกิดขึ้น หากผู้ใต้บังคับบัญชาบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชา จะต้องใช้ว่า “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ” แต่หากเป็นหนังสือจากผู้บังคับบัญชาแจ้งไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา จะต้องใช้คำว่า “จึงเรียนมาเพื่อทราบ”
   • มีความเป็นเอกภาพ ในการเขียนหนังสือราชการแต่ละครั้งไม่ควรนำเรื่องราวที่เป็นคนละเรื่องไว้ในฉบับเดียวกัน ในหนังสือราชการแต่ละฉบับควรนำเสนอเนื้อหาที่เป็นเรื่องเดียวกันทั้งฉบับ โดยมีจุดประสงค์สำคัญ ใจความสำคัญหรือประเด็นสำคัญที่ต้องการจะสื่อให้ผู้รับได้ทราบเพียงประการเดีย

 มีสารัตถภาพ การเขียนหนังสือราชการควรเขียนเน้นย้ำสาระสำคัญหรือให้รายละเอียดสำคัญที่ต้องการให้ผู้อ่านทราบอย่างชัดเจน ตรงไปตรงมา ไม่วกวน หรืออ้อมค้อมด้วยการใช้ข้อความหรืออธิบายเรื่องราวที่ยืดยาวจนเกินความจำเป็น

• มีสัมพันธภาพ ข้อความและเนื้อหาในหนังสือราชการ ความมีความสัมพันธ์ที่เชื่อมโยงกันโดยตลอด และมีการลำดับความที่ต่อเนื่อง ไม่สร้างความสับสนให้แก่ผู้อ่าน

 ความสะอาด ความสะอาดก็เป็นสิ่งที่แสดงถึงความละเอียด รอบคอบ ตลอดจนความตั้งใจจริงในการติดต่อสื่อสาร ดังนั้นในหนังสือราชการจึงไม่ควรมีรอยขุด ขีด ลบ รอบคราบสกปรกต่างๆ หรือแม้แต่รอยยับย่นของกระดาษก็ไม่ควรให้มีปรากฏขั้น

 ความรวดเร็วในการดำเนินการ ในการติดต่อสื่อสารด้วยหนังสือราชการประเภทจดหมาย จะเสียเวลาในการนำส่งพอสมควร ดังนั้น ในช่วงของการดำเนินการ คือ การผลิตสื่อ (การร่าง การพิมพ์หนังสือ การนำเสนอผู้บังคับบัญชาลงนาม) ไม่ว่าจะเพื่อเป็นการให้บริการ ตอบคำถาม ข้อสงสัย หรือการแจ้งเรื่องราวต่าง ๆ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบ จึงควรดำเนินการอย่างรวดเร็ว โดยใช้ระยะเวลาที่ไม่นานนัก ทั้งนี้ จะต้องคำนึงถึงผลเสียที่อาจจะเกิดขึ้นเสมอ

 ประเภทของหนังสือราชการ

          ประเภทของหนังสือราชการแบ่งออกเป็น 6 ประเภท คือ

1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

 หนังสือภายนอก

                    หนังสือภายนอก เป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการ หรือระหว่างส่วนราชการกับหน่วยงานเอกชนหรือบุคคลภายนอก โดยการจัดทำหนังสือราชการภายนอกนั้น จะใช้กระดาษตราครุฑ ซึ่งถือเป็นการติดต่อที่เป็นแบบพิธีหรือเป็นทางการ

 ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสือภายนอก มีดังนี้

1. ที่ เป็นส่วนประกอบที่อยู่ทางด้านซ้ายบนสุดของหนังสือ ซึ่งหนังสือทุกฉบับจะมีกำหนดไว้เพื่อ

• เป็นข้ออ้างอิงของฝ่ายที่ส่งหนังสือออก ในกรณีที่จะมีการอ้างถึงหนังสือฉบับนั้นในการติดตามเรื่องหรือเพื่อการติดต่อ โต้ตอบหลังจากที่ได้ส่งหนังสือนั้นออกไปแล้ว
• เป็นประโยชน์ในการเก็บเรื่องระหว่างปฏิบัติหรือเมื่อเรื่องนั้นได้ดำเนินการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
• เป็นข้ออ้างอิงเมื่อต้องการจะค้นหาเรื่องที่ได้เก็บไว้
• เป็นตัวเลขสถิติแสดงปริมาณของหนังสือที่ได้มีการติดต่อกับหน่วยงานต่างๆ ในรอบปีปฏิทินหนึ่ง

2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อของส่วนราชการหรือคณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนังสือนั้น พร้อมทั้งลงที่ตั้งที่สามารถติดต่อทางไปรษณีย์ได้โดยสะดวกไว้ด้วย สำหรับตำแหน่งของส่วนราชการเจ้าของหนังสือจะปรากฏอยู่ทางด้านขวาสุดของหนังสือและอยู่บรรทัดเดียวกับ “ที่”

  3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดยไม่ต้องมีคำว่าวันที่ เดือน และ พ.ศ. นำหน้า สำหรับตำแหน่งตัวเลขของวันที่จะ    ปรากฏอยู่ตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษ บรรทัดต่อจากที่อยู่ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

  4. เรื่อง ให้ลงสาระสำคัญที่เป็นใจความที่สั้น กะทัดรัดและครอบคลุมเนื้อหาของหนังสือฉบับนั้น

  5. คำขึ้นต้น ระบุเฉพาะตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง หือลงชื่อบุคคล ในกรณีที่เป็นการติดต่อกับบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ (โดยไม่ต้องมีคำว่า “ฯพณฯ” หรือ “ท่าน” นำหน้าชื่อตำแหน่งหรือชื่อบุคคล) เช่น เรียน รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการ

 6. อ้างถึง เป็นการอ้างถึงเอกสารที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวกับเนื้อหาในหนังสือหรืออาจเป็นหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาก่อน โดยปกติจะอ้างถึงเฉพาะหนังสือฉบับล่าสุดที่ติดต่อกนเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องหรือสาระสำคัญในหนังสือฉบับอื่นที่เกี่ยวข้องและต้องนำมาพิจารณา จึงจะอ้างถึงหนังสือฉบับนั้นๆ สำหรับการเขียน “อ้างถึง” นั้น ให้เขียนประเภทสิ่งพิมพ์ ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปีที่ออกหนังสือ เช่น

อ้างถึง กรมอนามัย ที่ สธ 0601/163 ลงวันที่ 17 มีนาคม 2560

 7. สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือ หากไม่สามารถบรรจุใสชองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใน การเขียน สิ่งที่ส่งมาด้วย  ให้เขียนประเภทสิ่งพิมพ์ (ในกรณีที่เป็นหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือสั่งการ ให้ระบุชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปีที่ออกหนังสือ) พร้อมทั้งจำนวนของสิ่งพิมพ์ที่ส่งไป เช่น

สิ่งที่ส่งมาด้วย 1. สำเนาหนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0103/270 ลงวันที่ 10 เมษายน

    2560  จำนวน 1 ฉบับ

2. เอกสารทางวิชาการเรื่อง ภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวน 500 เล่ม

    (ส่งทางพัสดุ   ไปรษณีย์)

 8. ข้อความ คือเนื้อหาสาระที่ต้องการจะให้ผู้รับได้ทราบ ข้อความในหนังสือจะต้อง ชัดเจน เข้าใจง่าย และมีสาระครบถ้วน ซึ่งข้อความในหนังสือราชการแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ

8.1  เหตุผล เป็นข้อความที่กล่าวถึงสาเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจกล่าวในลักษณะของการแจ้งให้ผู้ทราบว่า หน่วยงานของผู้เขียนจะทำอะไร หรือมีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้น หากเป็นเรื่องที่เคยติดต่อกันมาแล้ว เนื้อความตอนนี้มักเป็นการเท้าความเรื่องเดิม โดยปกติคำที่ใช้ขึ้นต้นเนื้อความส่วนนี้ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ใหม่หรือติดต่อเป็นครั้งแรก มักขึ้นต้นด้วยคำว่า  “ด้วย......”.  หรือ “ เนื่องด้วย......”

หากเป็นเรื่องที่เคยมีการติดต่อกันมาแล้วหรือเป็นเรื่องที่ทราบกันโดยทั่วไปแล้วมักจะขึ้นต้นด้วยคำว่า   “ตามที่”  แล้วตามด้วยข้อความในเรื่องเดิมที่กระชับที่สุด และปิดท้ายย่อหน้าในส่วนนี้ด้วยคำว่า “นั้น”

                    ในกรณีที่เป็นการติดตอกันอย่างต่อเนื่องและต้องการที่จะกล่าวอ้างถึงหนังสือฉบับเดิมที่

เคยติดต่อกัน จะขึ้นต้นเนื้อหาในส่วนนี้ ว่า “ตามหนังสือที่อ้างถึง”  แล้วตามด้วยข้อความในเรื่องเดิมที่กระชับที่สุด และปิดท้ายด้วย   “ ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น”

จุดประสงค์ เป็นข้อความในส่วนที่สองที่นับว่ามีความสำคัญ เพราะเนื้อความจะกล่าวถึงจุดประสงค์ของหนังสือฉบับนี้ ซึ่งจะต้องเขียนให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้รับหนังสือทราบว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์อย่างไร ในกรณีที่หนังสือมีจุดประสงค์หลายประการ ควรแยกจุดประสงค์เป็นรายข้ออย่างชัดเจนเพื่อความสะดวกของผู้รับในการทำความเข้าใจและการนำไปปฏิบัติ    

• สรุป เป็นข้อความในส่วนสุดท้ายของหนังสือที่เน้นให้ผู้รับหนังสือได้ทราบถึงวิธีการปฏิบัติเมื่อได้รับหนังสือฉบับนี้แล้ว ข้อความที่สรุปนี้จะต้องสัมพันธ์กับจุดประสงค์ที่ปรากฏในเนื้อหาตอนต้น ซึ่งการเขียนข้อความสรุปมีวิธีการเขียนโดยทั่วไป ดังนี้

ในกรณีที่ต้องการเพียงให้ผู้รับได้ทราบเรื่องราวที่ปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า

• จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
• จึงเรียนมาเพื่อทราบ

ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับดำเนินเรื่องตามขั้นตอนต่อไป อาจใช้ว่า

• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดำเนินการต่อไป
• จึงเรียนมาเพื่อทราบและดำเนินการต่อไป

ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับตัดสินใจในเรื่องที่ปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า

• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจาณาให้ความอนุเคราะห์

ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับนำเรื่องในหนังสือไปปฏิบัติ อาจใช้ว่า

• จึงเรียนมาเพื่อทราบและถือเป็นแนวปฏิบัติต่อไป

การเขียนส่วนสรุปของหนังสืออาจเขียนในลักษณะที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะตรงตามเจตนารมณ์ของเนื้อความในหนังสือ อันจะทำให้ผู้รับมีความรู้สึกที่ดีและเข้าใจจุดประสงค์ของหนังสือได้อย่างถูกต้อง เช่น

                     ในกรณีที่ประสงค์จะเชิญผู้รับไปร่วมงานหรือกิจกรรมที่จัดขึ้น อาจใช้ว่า

• หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับเกียรติจากท่าน และขอขอบพระคุณเป็นอย่างสูงมา ณ โอกาสนี้

ในกรณีที่ประสงค์จะขอความช่วยเหลือ เช่น ขอรับบริจาค ของความร่วมมือ ขอใช้สถานที่เพื่อจัดกิจกรรม ฯ อาจใช้ว่า

• หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน และขอขอบพระคุณเป็นอย่างสูง มา ณ โอกาสนี้

 9. คำลงท้าย คำลงท้ายจะต้องให้สัมพันธ์กับคำขึ้นต้น เช่น

คำขึ้นต้น                             คำลงท้าย

เรียน                                  ขอแสดงความนับถือ

กราบเรียน                          ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง

นมัสการ                             ขอนมัสการด้วยความเคารพ

 10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือและพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ ซึ่งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อที่เป็นบุคคลธรรมดานั้น ให้คำนำหน้าชื่อว่า นาย นาง นางสาว หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ ในกรณีเจ้าของลายมือชื่อมีตำแหน่งทางวิชาการ คือ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผู้ช่วยศาสตราจารย์ ให้พิมพ์คำเต็มของชื่อตำแหน่งทางวิชาการไว้หน้าชื่อเต็มในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ

 11. ตำแหน่ง ให้ลงชื่อตำแหน่งของเจ้าของหนังสือไว้ใต้ชื่อเต็ม

 12. ส่วนราชาการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือหรือส่วนราชการที่เป็นผู้รับผิดชอบดำเนินเรื่องหรือปฏิบัติการเกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยตรง โดยพิมพ์ไว้ตรงมุมด้านล้างซ้ายของหน้ากระดาษในระดับบรรทัดที่ถัดลงมาจากบรรทัดชื่อตำแหน่ง

 13. โทร. ให้ลงรหัสทางไกลหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หมายเลขโทรศัพท์ภายใน (ถ้ามี) หมายเลขโทรสาร (ถ้ามี) และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ไว้ใต้ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

 14. สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ได้จัดส่งสำเนาหนังสือไปให้ส่วนราชการหรือผู้ที่เกี่ยวข้องและประสงค์ให้ผู้รับหนังสือทราบว่าได้ส่งสำเนาไปให้ผู้ใดบ้าง ให้พิมพ์ชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้แล้วในบรรทัดต่อจากหมายเลขโทรศัพท์หรือโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

หนังสือภายใน

          หนังสือภายใน เป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน มีแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก

 ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสือภายในมีลักษณะคล้ายหนังสือภายนอก คือ

1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง หรือส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือส่วนราชการเจ้าของเรื่องนั้น พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)
2. ที่ ให้ลงรหัสพยัญชนะและเลขประจำส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
3. วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดยไม่ต้องใส่คำว่า เดือน และ พ.ศ. ลงหน้าชื่อเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราช
4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสำคัญของเนื้อหาในหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ต่อเนื่องกับหนังสือฉบับอื่น จะลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิมก็ได้
5. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ โดยลงเฉพาะตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง หรือลงชื่อบุคคลในกรณีที่เป็นการติดต่อกับตัวบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
6. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย ซึ่งเนื้อหาในหนังสือภายในแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ ส่วนที่เป็นเหตุผล ส่วนที่เป็นจุดประสงค์ และส่วนสรุป ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีเอกสารที่ส่งไปพ้อมกับหนังสือ ให้ระบุไว้ในเนื้อหาส่วนใดส่วนหนึ่งตามความเหมาะสม ทั้งนี้ เพราะรูปแบบของหนังสือภายในตะไม่มี อ้างถึง และ สิ่งที่ส่งมาด้วย  การอ้างถึงหนังสือฉบับที่เคยติดต่อกัน เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา ตลอดทั้งการแจ้งสิ่งที่มาพร้อมกับหนังสือ จึงต้องระบุชื่อหนังสือ เอกสาร หรือแจ้งสิ่งที่ส่งมาด้วยลงไปในเนื้อหาเลย
7. ลงชื่อและตำแหน่ง ให้ลงชื่อและตำแหน่งเช่นเดียวกับหนังสือภายนอก

 ส่วนประกอบพิเศษของหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน

          หนังสือราชการภายนอกและภายในบางฉบับยังมีองค์ประกอบบางประการ ซึ่งจะขึ้นอยู่กับลักษณะหรือเนื้อความในหนังสืออีก ได้แก่

1. หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ หนังสือที่มีลักษณะดังกล่าว ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กำหนดชั้นความเร็วไว้ 3 ระดับ คือ

1.1 ด่วนที่สุด       เป็นหนังสือที่ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือ

1.2 ด่วนมาก        เป็นหนังสือที่ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว

1.3 ด่วน   เป็นหนังสือที่ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ

การระบุชั้นความเร็วดังกล่าวข้างต้น ในระบุด้วยตัวอักษรสีแดงให้เห็นชัดเจนบนหนังสือและซอง สำหรับหนังสือภายนอกให้ระบุไว้เหนือคำว่า ที่  ส่วนหนังสือภายในให้ระบุไว้เหนือคำว่า  ส่วนราชการ  โดยให้อยู่ทางด้านขวาของครุฑ  ส่วนที่ซอง ให้ระบุไว้เหนือส่วนราชการโดยให้อยู่ด้านขวาของครุฑ

2. หนังสือที่ไม่สามารถเปิดเผยต่อสาธารณชน ซึ่งจัดเป็นหนังสือราชการลับ หากเนื้อความในหนังสือรั่วไหลไปถึงบุคคลอื่นที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ ดังนั้นหนังสือดังกล่าวจะต้องสงวนไว้เฉพาะผู้มีหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง อันจะเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติราชการเท่านั้น ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ พ.ศ. 2552 ซึ่งได้กำหนดชั้นความลับไว้ 3 ระดับ คือ
   • ลับที่สุด หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารที่มีความสำคัญที่สุด ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกิดความเสียหายต่อความมั่นคงและผลประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรงที่สุด
   • ลับมาก หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารที่มีความสำคัญมาก ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอย่างร้ายแรง
   • ลับ หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับที่มีความสำคัญ ซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ

การแสดงชั้นความลับดังกล่าว ให้แสดงด้วยตัวอักษรสีแดงหรือสีอื่นที่สามารถมองเห็นได้อย่างเด่นชัดและชัดเจนบนหนังสือและซอง โดยหนังสือภายนอก ให้ระบุไว้ตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษด้านบน เหนือตราครุฑและกึ่งกลางหน้ากระดาษด้านล่างในแนวตรง ส่วนหนังสือภายในให้ระไว้ตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษด้านบนเหนือคำว่า  บันทึกข้อความ  และกึ่งกลางหน้ากระดาษดานล่างในแนวตรงกัน

3. การทำสำเนาหนังสือเพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ แบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ คือ
   • สำเนาคู่ฉบับ โดยปกติหนังสือราชการที่จะส่งออกจากหน่วยงานใดๆ จะต้องมีการทำสำเนาไว้ 2 ฉบับ ซึ่งเรียกว่าสำเนาคู่ฉบับ ฉบับหนึ่งเก็บไว้ที่ต้นเรือง และอีกฉบับหนึ่งจะเก็บไว้ที่หน่วยงานกลางของส่วนราชการ ใบสำเนาคู่ฉบับจะต้องลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อของผู้ลงชื่อในหนังสือเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน นอกจากนี้ให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือชื่อไว้ที่ส่วนล่างด้านขวาของหนังสือด้วย
   • สำเนาหนังสือโดยมีคำรับรอง ในกรณีที่จะนำสำเนาหนังสือราชการไปใช้เพื่อประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่ง จะต้องรับรองความถูกต้องของสำเนาหนังสือ โดยให้ประทับตราคำว่า สำเนาถูกต้อง ที่ส่วนด้านซ้ายของหนังสือ แล้วให้ข้าราชการตั้งแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อ พร้อมพิมพ์ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งในบริเวณดังกล่าวด้วย

สิ่งที่ควรพิจารณาในการเขียนหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน

1. ตราครุฑที่ปรากฏในหนังสือราชการ จะต้องมีขนาดตามที่ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กำหนดไว้ คือ ขนาดของครุฑในหนังสือภายนอก 3 เซนติเมตร และครุฑในหนังสือภายในสูง 1.5 เซนติเมตร
2. ในการติดต่อกับบุคคลหรือหน่วยงานต่างๆ ด้วยหนังสือภายนอกหรือภายใน จะถือว่าเป็นการติดต่อในนามของส่วนราชการ ดังนั้น สรรพนามบุรุษที่ 1 ที่ใช้แทนเจ้าของหนังสือจะไม่ใช้คำว่า กระผม ดิฉัน หรือ ข้าพเจ้า แต่จะใช้เป็นชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือนั้นๆ
3. ในกรณีที่เนื้อหาของหนังสือมีความนาวมากกว่า 1 หน้า ให้ใช้กระดาษตราครุฑ ซึ่งตราครุฑอาจพิมพ์ด้วยสีดำ หรือทำเป็นครุฑดุนเพียงหน้าแรกหน้าเดียวเท่านั้น ในหน้าต่อไปให้ใช้กระดาษขาวธรรมดาที่มีขนาดและคุณภาพเท่าเทียมกับกระดาษตราครุฑในหน้าแรก
4. เพื่อแสดงให้ผู้รับหนังสือเห็นว่าหน่ายงานเจ้าของหนังสือรู้สึกซาบซึ้งและตระหนักถึงความร่วมมือหรือความช่วยเหลือที่จะได้รับ จึงควรใช้คำที่แสดงความรู้สึกดังกล่าวไว้ที่ตอนท้ายของหนังสือด้วย เช่น

• จึงเรียนมาเพื่อทราบและดำเนินการต่อไป จะขอบคุณยิ่ง
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ จักเป็นพระคุณยิ่ง
• หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่าน และขอขอบพระคุณมา ณ โอกาสนี้

5. คำหรือข้อความใด ๆ ที่ปรากฏในหนังสือราชการ ต้องเป็นคำหรือข้อความที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ มีความหมายที่ชัดเจน ไม่ควรเขียนโดยใช้อักษรย่อ ซึ่งอาจทำให้ผู้อ่านสับสน เกิดความคลาดเคลื่อนหรือผิดพลาดในการสื่อสาร อย่างไรก็ตาม หากมีความจำเป็นที่ไม่อาจหลักเลี่ยงได้ หรือต้องการให้หนังสือราชการมีขนาดสั้นและกระชับ การใช้อักษรย่ออาจใช้ได้ในกรณีดังต่อไปนี้
   • เป็นคำที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย และเมื่อพิจารณาจากบริบทแล้ว คำย่อดังกล่าวเป็นที่ทราบความหมายโดยทั่วไป เช่น

กทม.                                 ย่อมาจาก        กรุงเทพมหานคร

พ.ร.บ. การศึกษาแห่งชาติ        ย่อมาจาก        พระราชบัญญัติการศึกษาแห่งชาติ

ศศ.บ. (ปริญญา)                   ย่อมาจาก        ศิลปศาสตรบัณฑิต

รร. (สถาบันการศึกษา)           ย่อมาจาก        โรงเรียน

• มีการกล่าวถึงคำหรือข้อความดังกล่าวมาครั้งหนึ่งแล้วโดยเขียนเป็นคำหรือข้อความที่ครบถ้วน สมบูรณ์และตามด้วยอักษรย่อของคำหรือข้อความดังกล่าวในวงเล็บ เมื่อเขียนคำหรือข้อความนั้นในครั้งต่อมา ก็สามารถใช้อักษรย่อได้เลย

6. ในการกล่าวถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ซื่อเป็นคำวิสามานยนามและหรือเป็นคำที่มีขนาดยาวอาจเขียนคำกล่าวโดยเขียนเป็นชื่อเต็มเพียงครั้งแรกที่กล่าวถึงเพียงครั้งเดียว สำหรับการกล่าวถึงสิ่งนั้นในครั้งต่อไป อาจเขียนในลักษณะของการย่อคำโดยใช้เครื่องหมายไปยาลน้อย (ฯ ) กำกับท้ายคำที่เขียนย่อนั้น เช่น “พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542” อาจเขียนย่อเป็น “พจนานุกรม ฯ” เป็นต้น
7. ในการเขียนหนังสือราชการ พึงระลึกไว้เสมอว่าเป็นการเขียนเพื่อให้ผู้รับเป็นผู้อ่านและให้มีความเข้าใจในเนื้อหาหรือข้อความนั้นๆ การเขียนจึงควรคำนึงถึงการใช้คำโดยยึดผู้อ่านเป็นหลัก
8. การพิมพ์หนังสือราชการ ควรยึดรูปแบบตามที่ปรากฏในระเบียบสำนกนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ประกอบหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ที่ นร 0106 / ว 2019 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553 ซึ่งได้อธิบายวิธีการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ การพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ไว้อย่างชัดเจน กล่าวคือ พยัญชนะต้นอยู่บรรทัดหนึ่ง แต่สระและตัวสะกดของคำคำเดียวกันอยู่ในบรรทัดต่อมา เช่น คำว่า “มหาวิทยาลัย” ตัดคำเป็น “มหาวิท”  อยู่อีกบรรทัดหนึ่ง และ “ยาลัย” อยู่อีกบรรทัดหนึ่ง

 9. การลงชื่อตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ในกรณีที่บุคคล ซึ่งดำรงตำแหน่งที่ต้องลงนามเป็นเจ้าของหนังสือ ได้มอบหมายให้ผู้อื่นลงนามแทน หรือบุคคลนั้นไม่สามารถปฏิบัติราชการได้ต้องให้ผู้อื่นลงนามแทน การพิมพ์ชื่อตำแหน่ง จะต้องพิมพ์ตำแหน่งของผู้ที่ลงนามและลักษณะของการปฏิบัติงานแทน เช่น ปฏิบัติราชการแทน  รักษาราชการแทน   ทำการแทน  ฯลฯ ไว้บรรทัดเดียวกัน และระบุตำแหน่งของบุคคลที่เป็นเจ้าของเรื่องตัวจริงไว้ในบรรทัดต่อมา เช่น

ลายมือชื่อ

(รองศาสตราจารย์กมล  การกุศล)

รองอธิการบดีฝ่ายบริหาร ปฏิบัติราชการแทน

อธิการบดีมหาวิทยาลัยนเรศวร

 10. การจ่าหน้าซอง ทั้งที่ส่งทางไปรษณีย์และส่งโดยคนเดินสาร จะต้องระบุเลขที่หนังสือราชการที่อยู่ในซองด้วย โดยให้เลขที่หนังสือราชการนั้นอยู่ในตำแหน่งด้านล่างของส่วนราชการเจ้าของหนังสือ

สิ่งที่ควรทราบในการจัดทำหนังสือราชการ

          สิ่งที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือราชการควรทราบ นอกเหนือจากรูปแบบและวิธีการเขียนหนังสือราชการ มีดังนี้

1. กระดาษที่ใช้สำหรับหนังสือราชการ เป็นกระดาษปอนด์ขาว น้ำหนักไม่น้อยกว่า 60 กรัมต่อตารางเมตร ขนาด 210 มิลลิเมตร * 297 มิลลิเมตร หรือเรียกโดยทั่วไปว่า กระดาษขนาดเอ 4
2. ซองสำหรับหนังสือราชการ เป็นกระดาษสีขาวหรือน้ำตาล โดยมีตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร พิมพ์ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของซอง มี 4 ขนาด คือ
   • ขนาดซี 4 เป็นซองที่ทำด้วยกระดาษน้ำหนัก 120 ปอนด์ ต่อตารางเมตร มีขนาด 229 มิลลิเมตร * 324   มิลลิเมตร
   • ขนาดซี 5  เป็นซองที่ทำด้วยกระดาษน้ำหนัก 80  ปอนด์ ต่อตารางเมตร มีขนาด 162 มิลลิเมตร * 229   มิลลิเมตร
   • ขนาดซี 6 เป็นซองที่ทำด้วยกระดาษน้ำหนัก 80 ปอนด์ ต่อตารางเมตร มีขนาด 114มิลลิเมตร * 162   มิลลิเมตร
   • ขนาดดีแอล เป็นซองที่ทำด้วยกระดาษน้ำหนัก 80 ปอนด์ ต่อตารางเมตร มีขนาด 110 มิลลิเมตร * 220   มิลลิเมตร

 3. การจ่าหน้าซอง ในการจ่าหน้าซองหนังสือราชการนั้น จะขึ้นอยู่กับวิธีการส่ง แบ่งออกเป็น 2 กรณีกรณีที่ส่วนราชการเป็นผู้จัดส่งหนังสือโดยมีพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการเป็นผู้นำส่งด้วยตนเอง พร้อมทั้งให้ผู้รับหนังสือลงนามในสมุดส่งหนังสือไว้เป็นหลักฐาน วิธีการจ่าหน้าซองให้ระบุชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือไว้ที่มุดบนด้านซ้ายของซอง โดยไม่ต้องลงที่ตั้งของส่วนราชการที่ออกหนังสือ ส่วนนามผู้รับนั้นให้ระบุไว้ที่กึ่งกลางซองโดยไม่ต้องลงชื่อและที่ตั้งของส่วนราชการที่ผู้รับหนังสือสังกัดอยู่

3. • กรณีที่ส่วนราชการจัดส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ไม่ว่าจะเป็นการจัดส่งโดยการติดดวงตราไปรษณีย์หรือจัดส่งโดยมีข้อตกลงกับการสื่อสารแห่งประเทศไทย ขอชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ให้ปฏิบัติดังนี้
     • ให้ระบุชื่อส่วนราชการ สถานที่ตั้ง และเลขที่หนังสือของส่วนราชการที่ออกหนังสือไว้ที่มุมบนด้านซ้องของซอง ใต้ตัวครุฑ
     • ติดดวงตราไปรษณีย์ หรือพิมพ์ข้อความ “ชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน” ใบอนุญาตที่....../..... (ชื่อที่ทำการฝากส่ง)  ในกรอบสี่เหลี่ยมผืนผ้าแนวนอน ขนาด 2 * 4 เซนติเมตร ที่มุมบนดานขวาของซอง
     • ระบุนามผู้รับ พร้อมทั้งชื่อและที่ตั้งของส่วนราชการที่ผู้รับหนังสือสังกัดไว้ที่กลางซอง
     • ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการฝากส่ง ลงลายมือชื่อ หรือประทับตราลายมือซื่อกำกับไว้ที่มุมล่างด้านซ้ายของซอง โดยให้พิมพ์ชื่อเต็มและตำแหน่งไว้ด้วย

------------------------------------------------------------------

เอกสารอ้างอิง  เอกสารประกอบการบรรยาย เรื่อง การเขียนหนังสือราชการและรายงานการประชุม 
เมื่อวันที่ 2-4 สิงหาคม 2560 ณ สำนักบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่  รองศาสตราจารย์
เปรมวิทย์  วิวัฒนเศรษฐ์  คณะศิลปะศาสตร์  มหาวิทยาลัยพะเยา