การจัดการความรู้ (Knowledge Management) หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า “KM” คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่กระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคล เอกสาร องค์การ หรือชุมชน มาจัดระเบียบ พัฒนา แล้วจัดเก็บให้อย่างระบบ เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงความรู้ พัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ และนำไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นแนวทางการบริหารองค์การให้เกิดวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้ การต่อยอดความรู้ การแบ่งปันภูมิปัญญา และการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ภายในชุมชนหรือองค์การ เพื่อความได้เปรียบทางการแข่งขันและสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ

          การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) คืออะไร

          การจัดการความรู้ (Knowledge Management) หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า “KM” คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่กระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคล เอกสาร องค์การ หรือชุมชน มาจัดระเบียบ พัฒนา แล้วจัดเก็บให้อย่างระบบ เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงความรู้ พัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ และนำไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นแนวทางการบริหารองค์การให้เกิดวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้ การต่อยอดความรู้ การแบ่งปันภูมิปัญญา และการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ภายในชุมชนหรือองค์การ เพื่อความได้เปรียบทางการแข่งขันและสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ

          ความรู้ คือ สิ่งที่สั่งสมมาจากการศึกษา ค้นคว้า เรียนรู้ และประสบการณ์ รวมทั้งความสามารถเชิงปฏิบัติและทักษะความเข้าใจ หรือสารสนเทศที่ได้รับมาจากการได้ยิน ได้ฟัง การคิด หรือการปฏิบัติ องค์วิชาในแต่ละสาขา (ที่มา : พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน) แยกได้เป็น 2 ประเภท คือ

          1. ความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคล (Tacit Knowledge) เป็นความรู้แบบนามธรรม คือ ความรู้ที่ได้จากพรสวรรค์ สัญชาติญาณ หรือประสบการณ์ของแต่ละบุคคล ในการทำความเข้าใจในสิ่งต่างๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงานด้านต่างๆ งานฝีมือ ประสบการณ์ แนวการคิดวิเคราะห์ การเข้าถึงและเข้าใจตัวบุคคล เป็นต้น

          2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้แบบรูปธรรม คือ สามารถเก็บรวบรวมและนำไปถ่ายทอดได้ด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น หนังสือ คู่มือ ทฤษฎี หลักปฏิบัติ ขั้นตอน หรือวิธีการปฏิบัติงาน สื่อต่างๆ เช่น เทป VDOเทป VCD DVD Internet เป็นต้น

          ทั้งนี้ ความรู้ทั้ง 2 ประเภทนี้ สามารถสลับปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ เช่น บางครั้ง Tacit Knowledge ก็เปลี่ยนมาจาก Explicit Knowledge และบางครั้ง Explicit Knowledge ก็เปลี่ยนไปเป็น Tacit Knowledge

          นพ.วิจารณ์ พานิช ให้ความหมายของคำว่า “การจัดการความรู้” ว่าคือ “เครื่องมือ” เพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมาย ได้แก่ เป้าหมายของงาน เป้าหมายของการพัฒนาคน เป้าหมายของการพัฒนาองค์การไปเป็นองค์การเรียนรู้ เป้าหมายของความเป็นองค์การ ชุมชน หมู่คณะ ที่มีความเอื้ออาทรต่อกัน

          หลักการดำเนินการจัดการความรู้ ได้แก่

1. การกำหนดความรู้หลัก ที่จำเป็นและสำคัญต่องาน กิจกรรมของกลุ่ม องค์การ หรือชุมชน
2. การเสาะหาความรู้ที่ต้องการ
3. การปรับปรุง ดัดแปลง พัฒนา หรือสร้างความรู้บางส่วน ให้เหมาะกับการใช้งานของตนเอง องค์การ หมู่คณะ หรือชุมชน
4. การประยุกต์ใช้ความรู้ในกิจการงานของตน องค์การ หมู่คณะ หรือชุมชน
5. การนำประสบการณ์การทำงาน การประยุกต์ใช้ความรู้ มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัดขุมความรู้ ออกมา เพื่อบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร
6. การจดบันทึกขุมความรู้และแก่นความรู้ เพื่อใช้งานและปรับปรุงเป็นชุดความรู้ที่ครบถ้วน เหมาะแก่การใช้งาน และเชื่อมโยงกันมากขึ้น

          การกำหนดขอบเขตและเป้าหมายการจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) องค์การต้องมีขอบเขตและเป้าหมายเพื่อกำหนดหัวข้อเรื่องของความรู้ที่จำเป็นและสอดคล้องกับประเด็นยุทธศาสตร์ตามแผนบริหารราชการของหน่วยงาน ซึ่งสามารถพิจารณาได้จาก

1. เป็นความรู้ที่มีความจำเป็นและสนับสนุนวิสัยทัศน์ พันธกิจ ประเด็นยุทธศาสตร์ขององค์การ
2. เป็นความรู้ที่สำคัญต่อองค์การ เช่น ประสบการณ์ความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งวิชาชีพที่สั่งสมมา ความรู้เกี่ยวกับพันธกิจและบริบทขององค์การ ความรู้เกี่ยวกับการให้บริการแก่ผู้รับบริการทั้งภายในและภายนอกองค์การ เป็นต้น
3. เป็นปัญหาที่องค์การประสบอยู่ และสามารถนำการจัดการความรู้เข้ามาช่วยได้
4. เป็นแนวทางที่ผสมกันระหว่างแนวทาง 1, 2 และ 3 หรือเป็นแนวทางอื่นใดที่องค์การเห็นว่าเหมาะสมกับสถานการณ์และการนำไปใช้ประโยชน์

          เป้าหมายสำคัญของการจัดการความรู้ คือ เพื่อพัฒนางาน พัฒนาคน พัฒนาองค์การ ให้บรรลุผลสัมฤทธิ์ในการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติราชการที่วางไว้ ทุกคนสามารถเข้าถึงความรู้ มีการพัฒนาตนเองตามสายงาน และนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อทั้งตนเองและองค์การ ดังนี้

1. การสนองตอบ (Responsiveness) ต่อความต้องการของผู้รับบริการ ต่อเพื่อนร่วมงาน ต่อผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ต่อองค์การ ต่อชุมชนและสังคมส่วนรวม
2. การมีนวัตกรรม (Innovation) ทั้งที่เป็นนวัตกรรมในการทำงาน นวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์ และนวัตกรรมด้านการให้บริการ
3. ขีดความสามารถ (Competency) ของบุคลากรและองค์การที่พัฒนาเพิ่มขึ้น ซึ่งเกิดจากการจัดการความรู้ขององค์การ และการเรียนรู้ การพัฒนาตนเอง การนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ และการรู้จักต่อยอดความรู้ของบุคลากร
4. ประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง การทำงานที่ลงทุนลงแรงน้อยแต่ได้ผลมากหรือคุณภาพสูง เป้าหมายสำคัญของการจัดการความรู้ คือ การที่กลุ่มคนที่ดำเนินการจัดการความรู้ร่วมกัน มีชุดความรู้ของตนเองสำหรับใช้งาน มีการทดลองนำความรู้จากภายนอกมาผสมผสาน ปรับปรุง และพัฒนาให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์การของตนเอง มีการทดลองใช้งานและบูรณาการร่วมกับทุกกิจกรรมของการทำงาน

          การจัดการความรู้ที่ดีเริ่มด้วย

1. สัมมาทิฐิ คือ ใช้การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือเพื่อบรรลุความสำเร็จและความมั่นคงในระยะยาว มีการจัดทีมริเริ่มดำเนินการ
2. การฝึกฝนอบรมโดยการปฏิบัติจริง และดำเนินการอย่างต่อเนื่อง
3. การสร้างแรงจูงใจในการริเริ่มดำเนินการจัดการความรู้ โดยมีเป้าหมายที่งาน คน องค์การ และความรักสามัคคีในที่ทำงาน ในระดับที่เป็นหัวใจสู่ความสำเร็จในการจัดการความรู้ ไม่ทำเพียงเพื่อให้ได้ชื่อว่าทำ ทำเพราะถูกบังคับตามข้อกำหนด ทำตามแฟชั่นแต่ไม่เข้าใจความหมายและวิธีการดำเนินการจัดการความรู้อย่างแท้จริง

          องค์ประกอบสำคัญของการจัดการความรู้ (Knowledge Process)

1. คน ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญที่สุดเพราะเป็นแหล่งความรู้ และเป็นผู้นำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์
2. เทคโนโลยี เป็นเครื่องมือช่วยให้คนสามารถค้นหา จัดเก็บ แลกเปลี่ยน รวมทั้งนำความรู้ไปใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็วมากขึ้น
3. กระบวนการความรู้ เป็นการบริหารจัดการ เพื่อนำความรู้จากแหล่งความรู้ไปให้ผู้ใช้ เพื่อทำให้เกิดการเรียนรู้ พัฒนา และปรับปรุง เพื่อสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ

          องค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนจะต้องเชื่อมโยงและบูรณาการอย่างสมดุล การจัดการความรู้ของกรมการปกครองจากพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ.2546 กำหนดให้องค์การรัฐทุกภาคส่วนมีหน้าที่พัฒนาความรู้อย่างสม่ำเสมอ โดยต้องรับรู้ข้อมูลข่าวสารและสามารถประมวลผลความรู้ในด้านต่างๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราชการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว เหมาะสมกับสถานการณ์ รวมทั้งต้องส่งเสริมและพัฒนาความรู้ ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์ และปรับเปลี่ยนทัศนคติของบุคลากรในสังกัดให้มีประสิทธิภาพ มีการเรียนรู้ร่วมกัน และเพื่อให้เป้าหมายบรรลุผล ควรจัดให้มีกิจกรรมกระบวนการจัดการความรู้ (KM Process) และกิจกรรมกระบวนการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process) ควบคู่กันไป เพื่อให้องค์การเป็นจุดเริ่มต้นแห่งการเรียนรู้ที่ยั่งยืนต่อไป