ในการที่สถาบันการศึกษาจะมีความร่วมมือ หรือลงนามในบันทึกความร่วมมือได้นั้น การเขียนหนังสือราชการที่เกี่ยวข้องกับการลงนามบันทึกความร่วมมือ เป็นภาษาอังกฤษจะเป็นกุญแจหลักในการสร้างความสัมพันธ์อันดี ที่นำมาซึ่งการลงนามความร่วมมือ และประโยชน์สูงสุดต่อนักศึกษา และองค์กร โดยตัวอย่างของนั้น การเขียนหนังสือราชการที่เกี่ยวข้องกับการลงนามบันทึกความร่วมมือ เป็นภาษาอังกฤษ

การเขียนหนังสือราชการที่เกี่ยวข้องกับการลงนามบันทึกความร่วมมือ (Memorandum of Understanding: MOU) เป็นภาษาอังกฤษ

                MOU มาจากคำเต็มว่า Memorandum of Understanding หมายถึง “บันทึกความเข้าใจ” หรือ “MOU” เป็นหนังสือซึ่งฝ่ายหนึ่งแสดงความสมัครใจจะปฏิบัติอย่างหนึ่งอย่างใดตามเงื่อนไขที่ปรากฏในหนังสือนั้นกับอีกฝ่ายหนึ่งที่ได้ร่วมกันลงนามไว้ โดยปัจจุบันการทำ MOU ร่วมกับสถาบันต่างชาติ มีบทบาทสำคัญเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรทางการศึกษา เพราะนอกจากจะเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทางวิชชาการแล้ว ยังสามารถตอบสนองต่อความต้องการของนักศึกษายุคใหม่ ที่ต้องการมีความถนัดทางด้านภาษามากกว่า 1 – 2 ภาษา อีกทั้งยังช่วยให้นักศึกษามีทักษะในการปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมที่แตกต่างกันของแต่ละเชื้อชาติ ศาสนา อันจะนำไปสู่การทำงานในองค์กรระดับนานาชาติอย่างมีประสิทธิภาพ ภายหลังจากที่ได้สำเร็จการศึกษาแล้ว

ในการที่สถาบันการศึกษาจะมีความร่วมมือ หรือลงนามในบันทึกความร่วมมือได้นั้น การเขียนหนังสือราชการที่เกี่ยวข้องกับการลงนามบันทึกความร่วมมือ เป็นภาษาอังกฤษจะเป็นกุญแจหลักในการสร้างความสัมพันธ์อันดี ที่นำมาซึ่งการลงนามความร่วมมือ และประโยชน์สูงสุดต่อนักศึกษา และองค์กร โดยตัวอย่างของนั้น การเขียนหนังสือราชการที่เกี่ยวข้องกับการลงนามบันทึกความร่วมมือ เป็นภาษาอังกฤษ มีดังนี้

ตัวอย่างที่ 1 (แจ้งเรื่องการลงนามในข้อตกลง)

Thank you very much for your letter concerning รายละเอียดของจดหมายที่อ้างถึง and enclosing the ชื่อข้อตกลง Agreement.

It has been my pleasure to sign this agreement, which I enclose herewith. I would like to express my sincere appreciation to ชื่อหน่วยงานที่เสนอข้อตกลง for its kind cooperation in providing รายละเอียดข้อมูลความร่วมมือตามข้อตกลง, which will greatly benefit ประโยชน์ที่หน่วยงานผู้ออกหนังสือจะได้รับ at ชื่อหน่วยงานผู้ออกหนังสือ.

I look forward to our successful cooperation.

ตัวอย่างที่ 2 (แจ้งเรื่องการลงนามในบันทึกข้อตกลงความร่วมมือ)

It is with great pleasure that I have signed the Memorandum of Understanding for cooperation between ชื่อหน่วยงานอื่น and ชื่อหน่วยงานผู้ออกหนังสือ.

If you are still happy to proceed, please forward the two copies of the agreement as attached to ชื่อ ผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงานอื่น, ชื่อตำแหน่ง of ชื่อหน่วยงานอื่น for his/her signature. Please then kindly return one of the copies to us.

In the meantime I send my warmest regards and look forward to continuing and successful cooperation between our organizations/institutions/universities/offices.

ตัวอย่างที่ 3 (แจ้งเรื่องการเห็นด้วยกับร่างบันทึกข้อตกลงความร่วมมือ)

Thank you very much for forwarding to ชื่อผู้ได้รับร่างบันทึกข้อตกลงฯ the Draft Memorandum of Understanding for Academic/Professional/Business Cooperation between ชื่อหน่วยงานผู้ออกหนังสือ and ชื่อหน่วยงานอื่น for our consideration.

I am pleased to inform you that ชื่อหน่วยงานผู้ออกหนังสือ is in agreement with the draft in all respects and that you may proceed with preparation of the official documentation for signature. In this regard, for all correspondence or inquiries please contact ชื่อผู้ได้รับร่างบันทึกข้อตกลงฯ, ตำแหน่งของผู้ได้รับร่างบันทึกข้อตกลงฯ, รายละเอียดชื่อ ที่ตั้ง และหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ได้รับร่างบันทึกข้อตกลงฯ.

In the meantime, I send my warmest regards and look forward to successful cooperation between our organisations/institutions/universities/offices.

ตัวอย่างที่ 4 (แจ้งเสนอข้อตกลงความร่วมมือ)

Further to the highly successful visit of ชื่อผู้มาเยือน, ตำแหน่งของผู้มาเยือน, ชื่อหน่วยงานของผู้มาเยือน to ชื่อหน่วยงานย่อยที่ต้อนรับการมาเยือน, ชื่อหน่วยงานผู้ออกหนังสือ during กำหนดช่วงวันเดือนปี ของการมาเยือน, I am writing to you concerning the formalizing of our cooperation. Our organizations/institutions/universities/ offices have enjoyed a cordial and beneficial relationship for จ านวนปีyears resulting in, among many things, ชื่อหน่วยงานของผู้มาเยือน’s generous assistance in the training of our staff from ชื่อหน่วยงานย่อยที่ ได้รับความช่วยเหลือด้านการฝึกอบรม. We are interested in continuing and strengthening this relationship which exists between our organizations/institutions/universities/offices. Our most recent cooperative agreement expired in กำหนดวันหมดอายุของข้อตกลงฯ. Therefore, I would like to renew the academic/ professional/business cooperation between our organizations/institutions/universities/offices.

In this regard, it is my pleasure to enclose a draft agreement between our organizations/institutions/ universities/offices for your consideration. ชื่อหน่วยงานผู้ออกหนังสือ would greatly appreciate the opportunity to carry out further cooperative activities with ชื่อหน่วยงานผู้มาเยือน, facilitating a fruitful exchange of perspectives and experience among our staff. We strongly believe that such exchanges can bring mutual benefits in our continuing efforts to offer the best possible educational/professional/ business services to our students/our clients/the public. Your kind consideration of the proposed agreement is most appreciated. In the meantime, I send my kindest regards and look forward to hearing from you soon.