เปิดใจ และทำความเข้าไปไปพร้อมกัน ๆ ค่อย ๆ ก้าวเดิน ช้าบ้าง สะดุดบ้าง เนื่องด้วยไม่ใช่สูตรสำเร็จ ทุกคนต้องช่วยกัน ต้องใช้เวลา...

สวัสดีค่ะทุกท่าน

ได้มีโอกาสเข้าไปอ่านบทความที่เกี่ยวข้องกับการบริหารผลงานตามลิงค์อ้างอิงนี้ (http://www.peoplevalue.co.th) และเห็นว่าจะเป็นประโยชน์กับทุกท่าน ทั้งในประเด็นแหล่งข้อมูล การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และการนำมาประยุกต์และพัฒนาระบบการประเมินผลการปฏิบัติราชการของมหาวิทยาลัยต่อไป

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จในการนำระบบการบริหารผลงานไปใช้ในองค์กร

หลายครั้งหลายองค์กรที่ทุ่มเทเวลาและทรัพยากรไปกับการนำระบบการประเมินผลงานแบบใหม่ที่มี KPI, Balanced Scorecard และ Competency ไปใช้ในองค์กร แต่ปรากฎว่าผลที่ได้ไม่ค่อยคุ้มกับที่ลงทุนไป เพราะสุดท้ายผลงานที่ประเมินได้ก็ต้องมีนั่งปรับแต่ง เผลอๆอาจจะกลับไประบบโควต้าในการปรับค่าจ้างกันอยู่อีก
 

เหตุผลสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้ระบบการบริหารผลงาน(Performance Management System) ในหลายองค์กรไปประสบความสำเร็จก็เพราะว่ามุ่งเน้นรูปแบบมากเกินไป ตำราว่าอย่างไร ผู้รู้ว่าอย่างไร ที่ปรึกษาว่าอย่างไร ก็เชื่อเพราะจ่ายเงินค่าจ้างไปแล้ว จนทำให้หลงลืมวัตถุประสงค์ที่สำคัญของระบบการบริหารผลงานไป และบางเรื่องอาจจะเข้าข่ายที่เรียกว่า “ขี่ช้างจับตั๊กแตน” เพราะสิ่งที่ได้ไม่คุ้มกับสิ่งที่ต้องลงแรงลงทุนไป

เพื่อให้องค์กรต่างๆ สามารถนำไปเป็นข้อคิด ข้อพึงระวังหรือเป็นข้อในการตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่ จึงขอสรุปปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จของการนำระบบนี้ไปใช้ในองค์กรดังนี้

• การกำหนดเป้าหมาย (Goal/target setting)
  การกำหนดเป้าหมายเป็นปัจจัยแรกที่สำคัญมาก โดยเฉพาะเป้าหมายระดับองค์กร เพราะถ้าเป้าหมายไม่ชัดเจนไม่ครอบคลุมแล้ว โอกาสที่จะนำไปกระจายลงสู่เป้าหมายในระดับต่างๆขององค์กรก็คงจะเป็นเรื่องที่ทำได้ยากมาก บางองค์กรให้ระดับล่างกำหนดเป้าหมายขึ้นมาให้ผู้บริหารพิจารณา ถ้าทำอย่างนี้รับรองได้ว่าองค์กรจะได้แต่เป้า แต่ไม่รู้ว่าเป้าทั้งหมดนั้นตรงใจของผู้บริหารหรือไม่ และต้องเสียเวลามานั่งถกเถียงกันอีก เพราะคนกำหนดเป้าหมาย กำหนดโดยเดาสุ่มเอาว่าผู้บริหารน่าจะต้องการอะไร พูดง่ายๆคือให้ทุกคนหาคำตอบมาก่อน แล้วผู้บริหารค่อยกำหนดโจทย์ในภายหลัง
  การกำหนดเป้าหมายในระดับต่างๆจะต้องตอบคำถามดังต่อไปนี้ได้
  • เป้าหมายปีระยะสั้น(ปีหน้า)มีความสัมพันธ์กับเป้าหมายระยะยาวหรือไม่?
  • ทำไมค่าตัวเลขของเป้าหมายปีหน้าจึงเพิ่มขึ้น/ลดลงจากปีที่ผ่านมา?
  • เป้าหมายที่กำหนดขึ้นมานั้นมีข้อมูลเก่ารองรับหรือไม่?
  • เป้าหมายที่กำหนดขึ้นมานั้นน่าเชื่อถือและตรวจสอบได้หรือไม่?
  • การปรับแต่งหรือปรับจูนเป้าหมาย(Goal/target alignment)

เกือบทุกองค์กรที่นำระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่ไปใช้มักจะมุ่งเน้นให้ทุกหน่วยงาน ทุกตำแหน่งงานกำหนดเป้าหมายขึ้นมาให้ได้ ก็ถือเป็นสิ่งที่ดี แต่ถ้าจะให้ดีกว่านี้ จำเป็นต้องมีกระบวนการในการปรับแต่งหรือจูนเป้าหมายทั้งองค์กรให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันและสนับสนุนกัน ซึ่งการปรับเป้าหมายจะต้องอยู่บนหลักของการความสัมพันธ์ทั้งในแนวตั้งคือตั้งแต่เป้าหมายระดับองค์กรถึงเป้าหมายระดับตำแหน่งงาน และแนวนอนคือระหว่างหน่วยงานต่างๆในระนาบเดียวกัน และจะต้องมั่นใจว่าเป้าหมายของหน่วยงานสนับสนุนจะต้องสนับสนุนเป้าหมายขององค์กรและหรือสนับสนุนเป้าหมายของหน่วยงานหลักจริงๆ ดังนั้น เป้าหมายของหน่วยงานต่างๆจะต้องเปิดเผยได้และแต่ละหน่วยงานสามารถทักท้วงและอภิปรายกันได้

• การจัดทำแผนงานรองรับเป้าหมาย (Action Plan)
  เวลานำเสนอเป้าหมายประจำปี มักจะเน้นการนำเสนอว่าตัวชี้วัดคืออะไร ค่าตัวเลขเป้าหมายเป็นเท่าไหร่ แต่พอเป็นเรื่องแนวทางปฏิบัติเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย (Action Plan) มักจะพูดผ่านๆไป อย่างดีก็มีแค่บอกว่าจะทำอย่างนั้นอย่างนี้ แต่ไม่มีอะไรมารองรับให้เห็นเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น จะพยายามควบคุมลูกน้องให้มากขึ้น หรือจะมีการพัฒนาฝึกอบรมบุคลากร หรือจะออกไปเยี่ยมลูกค้ามากขึ้น ฯลฯ ถ้าฟังดูแล้วมักจะเป็นแนวทางที่เหมือนๆกันทุกปี เป็นแนวทางที่คล้ายๆกันทุกองค์กร และทุกปีก็จะพูดเหมือนๆกัน (แต่ไม่เคยนำไปทำเป็นแผนจริงๆจังๆเสียที) แผนปฏิบัติการถือเป็นเครื่องรับประกันเป้าหมายว่าจะไม่กลายเป็นเป้าหาย และแผนปฏิบัติการจะต้องแสดงให้เป็นว่าจากค่าเป้าหมายที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงนั้น และต้องอธิบายเหตุผลได้อย่างเป็นขั้นเป็นตอนตั้งแต่การวิเคราะห์ SWOT การกำหนดทางเลือก การวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของทางเลือก จนกระทั่งออกมาเป็นแผนงาน/โครงการหรือกิจกรรมพร้อมรายละเอียดที่ผู้บริหารสามารถตรวจประเมินได้ว่าโอกาสที่แผนปฏิบัติการจะช่วยให้เป้าหมายบรรลุได้หรือไม่ เพื่อที่จะให้คำแนะนำเพิ่มเติมได้

• การวินิจฉัยผลงาน (Performance Diagnosis)
  ปัจจัยสุดท้ายที่สำคัญมากที่จะทำให้ระบบนี้ประสบความสำเร็จได้คือ การนำผลงานที่เกิดขึ้นในทุกๆเดือน ทุกๆไตรมาส ทุกหกเดือนและสรุปผลงานประจำปีมาวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุว่าทำไมผลงานจึงได้ต่ำกว่า เท่ากับหรือดีกว่าเป้าหมาย และสามารถอธิบายได้ว่าเกิดจากปัจจัยนำเข้า(ทรัพยากร) กระบวนการทำงาน หรือปัจจัยภายนอก และจะนำไปดำเนินการแก้ไขปรับปรุง หรือป้องกันปัญหาอย่างไร ถ้าทำได้ทุกๆเดือนที่ผลงานปรากฎออกมา รับรองได้ว่าโอกาสที่ผลงานไม่เป็นไปตามเป้าหมายจะมีน้อยลง และจะทำให้ระบบการบริหารผลงานยืนอยู่บนพื้นฐานของเหตุผลและข้อมูลข้อเท็จจริงมากยิ่งขึ้น

 
 
สรุป การนำเอาระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่ที่มุ่งเน้นการบริหารผลงานบนพื้นฐานของเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องให้ความสำคัญกับปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จทั้งสี่ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว มิฉะนั้น เราจะได้แค่เพียงรูปแบบของระบบการบริหารผลงานตามตำราหรือตามแฟชั่นที่องค์กรอื่นเขาใช้กันเท่านั้น

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

แหล่งอ้างอิง

ณรงค์วิทย์ แสนทอง http://www.peoplevalue.co.th/index.php?lay=show&ac=article&Id=539103950&Ntype=26