เทคนิคการเขียนคู่มือปฏิบัติงานจากงานประจำ
วันที่เขียน 10/4/2566 11:11:27     แก้ไขล่าสุดเมื่อ 21/6/2567 10:57:07
เปิดอ่าน: 4074 ครั้ง

โครงร่างบทต่าง ๆ ของคู่มือปฏิบัติงาน 5 บท

เทคนิคการเขียนคู่มือปฏิบัติงานจากงานประจำ

 โครงร่างบทต่าง ๆ ของคู่มือปฏิบัติงาน

 บทที่ 1 บทนำ

  • ความเป็นมา/ความจำเป็น/ความสำคัญ

เป็นการเขียนอธิบายชี้แจง ความเป็นมา ความจำเป็น ความสำคัญ และความจำเป็นที่ตัดสินใจเลือกงานหนึ่งมาเขียนเป็นคู่มือการปฏิบัติงาน

ประเด็นสำคัญ

  • ให้เห็นปัญหาที่แท้จริงจากการปฏิบัติงานที่นำมาสู่การทำคู่มือ ควรเน้นหลักฐานเชิงวิชาการที่เกี่ยวข้องที่เป็นรูปธรรม เป็นประจักษ์ (ที่เป็นข้อมูลเชิงปริมาณ)
    เพื่อสนับสนุนและเพิ่มน้ำหนักที่จะเขียนคู่มือเป็นผลงาน
  • ควรแทรกอ้างอิงในส่วนที่อ้างถึง ไม่ว่าจะเป็นกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ งานวิจัย หรือบทความ
  • เขียนให้กระชับ ให้มีความเชื่อมโยงในแต่ละย่อหน้า
  • ไม่ให้ Copy and paste ให้ปรับคำพูดเป็นของผู้เขียน และให้ใช้ภาษาทางการ
  • ไม่ใช่การบ่นให้ฟังหรือการเล่านิทานหรือนิยาม ให้เขียนเชิงวิชาการ
  • ขอให้เขียนด้วยข้อความเชิงบวก หลีกเลี่ยงข้อความเชิงลบ หรือตำหนิหน่วยงาน
  • เขียนให้เห็นถึงความจำเป็นของคู่มือ ไม่ใช่ความจำเป็นของระบบงาน
  • ต้องเชื่อมโยงจากพันธกิจและวิสัยทัศน์ของส่วนงาน มายังคู่มือปฏิบัติงานนี้
  • อ่านแล้วยังต้องเห็นถึงความเจ็บปวด ว่าทำไมต้องเขียนคู่มือฉบับนี้ ถ้ามีคู่มือนี้ จะดีอย่างไร
    • วัตถุประสงค์

เป็นการเขียนอธิบายให้ผู้อ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานนี้ขึ้นมา ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือฯ ทราบถึงวัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานนี้ เพื่อให้มั่นใจว่าได้มีการปฏิบัติตามกฎ ตามระเบียบ ตามข้อบังคับ ตามหลักเกณฑ์ และวิธีการที่กำหนดไว้อย่างสม่ำเสมอ มีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับนโยบาย และวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน/ของผู้ปฏิบัติงาน/ของผู้รับบริการ

  • ประโชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

ผู้เขียนคู่มือปฏิบัติงาน ต้องเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้ศึกษา/ผู้ใช้คู่มือ ได้ทราบประโยชน์ในการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานนี้อย่างไร

  • ไม่เขียนซ้ำซ้อนกับวัตถุประสงค์
  • เป็นประโยชน์ที่ได้รับหลังจากใช้คู่มือนี้แล้ว
    • ขอบเขต

เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือเล่มนี้ว่าจะครอบคลุมตั้งแต่ ขั้นตอนใดถึงขั้นตอนใด ของหน่วยงานใด ใช้กับใคร และเมื่อใด

  • เป็นส่วนสำคัญ เพื่อสร้างกรอบของคู่มือทั้งหมด
  • ขอบเขตของหลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน และขอบเขตของขั้นตอนการปฏิบัติงาน

 

  • นิยามศัพท์เฉพาะ/คำจำกัดความ

ต้องเขียนอธิบายชี้แจง ถึงคำจำกัดความต่าง ๆ ที่มีอยู่ในคู่มือ เช่น คำศัพท์เฉพาะทั้งภาษาไทย หรือ ภาษาอังกฤษ หรือคำย่อ ที่กล่าวถึงของคู่มือเพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกัน

 

บทที่ 2 บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ

2.1 บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่ง

เป็นการเขียนอธิบายให้ผู้อ่านทราบว่าตำแหน่งที่ปฏิบัติงานตามคู่มือฉบับนั้นๆ
มีบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างไรบ้าง รวมทั้งแสดงให้เห็นถึงผู้ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานนี้ตั้งแต่ต้นจนถึงงานสำเร็จ อธิบายให้เห็นภาพรวมของหน่วยงานพอสังเขปและลงมาถึงตัวตำแหน่ง

การเขียนในส่วนนี้จะต้องเขียนอธิบายให้ทราบว่าตำแหน่งนี้ต้องมีหน้าที่ความรับผิดชอบข้อตกลงให้ปฏิบัติงานให้มีผลสัมฤทธิ์อย่างไร คณะสมบัติและสมรรถนะของตำแหน่งเป็นอย่างไร

2.2  ลักษณะงานที่ปฏิบัติ

เป็นการเขียนอธิบายชี้แจงรายละเอียดของงานในคู่มือว่ามีลักษณะงานที่ปฏิบัติอย่างไร (พิจารณาตามมาตรฐานกำหนดตำแหน่งงาน/คำสั่งมอบหมายงานภาระหน้าที่การให้ปฏิบัติ) ต้องเชื่อมโยงกับงานที่ปฏิบัติมายังคู่มือที่ทำด้วย

  • เขียนตามหัวข้อมาตรฐานกำหนดตำแหน่ง 4 ด้าน ด้านการปฏิบัติงาน ด้านการวางแผน ด้านการประสานงาน และด้านการให้บริการ
  • เขียนงานที่ปฏิบัติอย่างอื่นด้วย ไม่ใช่เรื่องคู่มืออย่างเดียว แต่ให้ความสำคัญกับงานที่เกี่ยวข้องกับคู่มือ
  • คู่มือนี้ ต้อง อยู่ในงานหลักที่ปฏิบัติ

2.3  โครงสร้างการบริหารจัดการ

เป็นการเขียนอธิบายตำแหน่งงานที่ผู้เขียนคู่มือดำรงอยู่ รวมทั้งงานในคู่มือนี้มีการบริหารจัดการอย่างไร โดยสารมารถเขียนเป็นแผนภูมิต้นไม้ ได้ 3 ลักษณะ 1) โครงสร้างองค์กร 2) โครงการการบริหาร 3) โครงการการปฏิบัติงาน  ควรอธิบายโครงสร้างการบริหารจัดการ เป็นตัวหนังสือก่อน จากมหาวิทยาลัย มาจนถึงคณะหรือส่วนงาน และถึงกลุ่มงาน เป็นต้น

 

บทที่ 3 หลักเกณฑ์วิธีการปฏิบัติงานและเงื่อนไข

3.1 หลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน

เป็นการเขียนอธิบายชี้แจงว่า งานนี้มีกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ กำหนดไว้เป็นหลักเกณฑ์ว่าอย่างไร  โดยเขียนสรุปให้เป็นภาษาเขียนที่สอดคล้องกับภาษาที่ใช้ในการปฏิบัติงาน ทุกคนอ่านแล้วเข้าใจ ไม่ควรลอกมาจากตัวบทกฎหมาย เพราะจำทำให้ผู้อ่านเข้าในยาก

  • ให้ใช้ประสบการณ์และความชำนาญในการย่อยเนื้อหา กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ ข้อตกลง มติ มาตรฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับคู่มือมาใส่ในส่วนนี้ ไม่ได้ใส่เฉพาะชื่อ กฎ ระเบียบ มาเพียงอย่างเดียว ให้เขียนสรุปให้เป็นรูปแบบของตัวเอง อ่านแล้วไม่ต้องแปลความ ให้ลองออกแบบเป็นรูปแบบของตัวเอง
  • หลักเกณฑ์ควรจะแยกหลักเกณฑ์หลักๆ ให้ชัด ออกจากกับแนวคิด
  • อาจจะเขียนแยกหรือรวมกันกับวิธีปฏิบัติก็ได้ อย่างไรก็ตามไม่ว่าจะเขียนรวมหรือแยก ระหว่างหลักเกณฑ์การปฏิบัติ และวิธีการปฏิบัติ ก็ต้องระบุด้วยว่าวิธีการปฏิบัตินี้ภายใต้หลักเกณฑ์ใด อยู่ภายใต้ภายกฎ ระเบียบ ข้อตกลง มติ มาตรฐานใด

3.2  วิธีการปฏิบัติงาน

เป็นการเขียนอธิบายชี้แจงว่า งานนี้มีกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ กำหนดวิธีปฏิบัติงานไว้อย่างไร โดยเขียนอธิบายให้เป็นภาษาเขียนที่ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจงาน และไม่ควรเป็นภาษากฎหมาย

  • วิธีปฏิบัติ สอดคล้องกับขั้นตอนหลักของการปฏิบัติ เขียนถึงวิธีการลำดับขั้นตอนการปฏิบัติ หัวข้อหลักอะไรบ้าง หัวข้อย่อยอะไรบ้าง และอธิบ่ายพอสังเขป
  • หากมีหลักการปฏิบัติที่มีความเฉพาะเจาะจง ควรใส่ไว้ในหัวข้อนี้ หรือใส่ไว้ในภาคผนวก (แล้วแต่เหมาะสม) แต่หากมีวิธีการที่ไม่ยุ่งยาก ไม่ซับซ้อน ก็สามารถเขียนแทรกไว้ในรายละเอียดของการปฏิบัติ บทที่ 4 ได้เลย เช่น วิธีการใช้ระบบใดระบบหนึ่ง ซึ่งเราเป็นคนใช้ระบบ ไม่ใช่คนเขียนระบบ

3.3  เงื่อนไข/ข้อสังเกต/ข้อควรระวัง/สิ่งที่ควรคำนึงในการปฏิบัติงาน

เขียนออกมาให้เห็นภาพ หรือแสดงออกให้เห็นประเด็นสำคัญที่ต้องบอกผู้ที่มาทำงานแทนเรา ในแต่ละขั้นตอนนั้น ต้องระวัง ต้องมีเงื่อนไข อย่างไร หรือต้องคำนึงอะไรบ้าง อย่างไร

  • ทุกคนมีประสบการณ์มาก ขอให้เขียนออกมาให้เห็นภาพ หรือแสดงออกให้เห็นประเด็นสำคัญที่ต้องบอกผู้ที่มาทำงานแทนเราว่า ในแต่ละขั้นตอนนั้น ต้องระวัง ต้องมีเงื่อนไข อย่างไร หรือต้องคำนึงอะไรบ้าง อย่างไร
  • ให้เขียนตามหัวข้อหลัก และหัวข้อย่อยตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน จะทำความเข้าใจง่ายกว่า (ออกแบบการเขียนให้เข้าใจง่ายๆ เวลาอ่านจะได้ดูได้ง่ายว่า แต่ละขั้นตอน ควรระวังหรือให้สังเกตประเด็นนี้ เป็นต้น)
  • การเขียนเงื่อนไขต้องดึง Tacit knowledge มาเขียน เพื่อสะท้อนความเป็นชำนาญการของตน
  • ประเด็นของเงื่อนไข/ข้อสังเกต/ข้อควรระวัง/สิ่งที่คำนึงถึงในการปฏิบัติงาน เป็นประเด็นที่เขียนไว้ เพื่อให้ระมัดระวัง ในการทำงาน ซึ่งหากเกิดปัญหานี้เกิดขึ้น เราสามารถเอาประเด็นนี้ไปเขียนการแก้ไขปัญหาได้ ในบทที่ 5 ได้อีกด้วย

3.4  แนวคิด/งานวิจัยที่เกี่ยวข้อง

การเขียนอธิบายในส่วนนี้เป็นการแสดงถึงการสั่งสมความรู้การพัฒนาตนเอง และการเป็นผู้มีความรอบรู้อย่างแท้จริงที่สามารถนำแนวคิดงานวิจัยมาประยุกต์ใช้ในการปรับปรุงแก้ไข พัฒนางานทำได้ โดยการเขียนสรุปแนวคิดของผู้ทรงคุณวุฒิ หรือสรุปผลการวิจัยว่าเกี่ยวข้องกับงานในคู่มืออย่างไร

  • อย่าเขียนแบบขนมชั้น ให้เขียนแบบเล่าเรื่องราว แบบบทนำ แทรกงานวิจัย/บทความแนวคิด ที่เกี่ยวข้อง
  • อาจจัดกลุ่มหัวข้อแนวคิด และอ้างอิงประกอบด้วย สรุปข้อมูลเชื่อมโยงไปยังเรื่องของคู่มือปฏิบัติงาน
  • อาจนำน้ำเกณฑ์ในบทที่ 3 ในการเกริ่นนำ และควรเชื่อมโยงถึงวิสัยทัศน์หรือพันธกิจของหน่วยงาน
  • อาจนำหลักการพัฒนา ความก้าวหน้าของการพัฒนางานในคู่มือนี้ก็ได้ เช่น เกริ่นมาแบบเดียวกับบทนำ การนำเทคโนโลยีมาพัฒนางานที่เกี่ยวข้องกับคู่มือนี้ จากอดีต ปัจจุบัน และแนวทางการพัฒนาในอนาคต เป็นต้น
  • อ่านงานที่เกี่ยวข้องเยอะๆ อย่าลืมอ่านแล้วต้องบันทึกเอกสารอ้างอิงไว้ทุกครั้ง และเขียนให้เป็นไปตามหลักการเขียนบรรณาณุกรม หรือ รูปแบบที่มาตรฐาน (ควรเป็นรูปแบบของวิทยานิพนธ์ของมหาวิทยาลัย)
  • แยก กรอบแนวคิด ให้ออกจากหลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน ออกจากกัน

 

บทที่ 4 เทคนิคในการปฏิบัติงาน

4.1 กิจกรรม/แผนปฏิบัติงาน

เป็นการเขียนเสนอให้ผู้อ่านเข้าใจถึงกิจกรรม/แผนปฏิบัติงานที่อธิบายว่างานนี้จะสำเร็จตามเป้าหมายได้นั้น ต้องมีวิธีการปฏิบัติงานอย่างไร มีวิธีการดำเนินการอย่างไร

  • ต้องให้เห็นแผนการปฏิบัติงาน ว่ามีการดำเนินการในกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องอะไรบ้าง ที่ส่งผลให้การปฏิบัติงานประสบความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เขียนเป็น Action plan และต้องสอดคล้องกับ หัวข้อการติดตามและประเมินผลด้วย
  • ให้ออกแบบการนำเสนออาจเป็นตาราง หรือแผนภาพ ขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ แล้วให้แทรกกิจกรรม หรือแผนการดำเนินงาน ที่ทำให้งานสำเร็จลุล่วงได้ด้วยดี
  • เช่น กิจกรรมให้ความรู้ผ่านการอบรม/คู่มือผู้รับบริการ กิจกรรม KM กิจกรรมระดมสมองอื่นๆ
  • เขียนตามหัวข้อขั้นตอนหลัก ซึ่งสามารถระบุแผนกรอบเวลาในแต่ละกิจกรรม เพื่อให้สะดวกในการติดตามและประเมินผล

4.2 ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

เป็นการเขียนอธิบายถึงขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียด เพื่อช่วยให้คนทำงานเห็นภาพขั้นตอนลำดับการทำงาน และความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับงาน ซึ่งสามารถอธิบายขั้นตอนการปฏิบัติงาน การเขียนผังขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Flowchart) เป็นต้น

4.3 วิธีการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน

เป็นการเขียนอธิบายว่างานในคู่มือนี้มีวิธีการติดตามอย่างไร และจะมีวิธีประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างไร

4.4 จรรยาบรรณ/คุณธรรม/จริยธรรมในการปฏิบัติงาน

เป็นการนำจรรยาบรรณของวิชาชีพนั้นๆ หรือจรรยาบรรณของข้าราชการพลเรือนมาประกอบการเขียนอธิบาย

 

บทที่ 5 ปัญหาอุปสรรคและแนวทางในการแก้ไขและพัฒนางาน

                   5.1 ปัญหาอุปสรรคในการปฏิบัติงาน

                   5.2 ข้อเสนอแนะ

ในบทนี้ผู้เขียนควรนำเสนอปัญหา อุปสรรค และการใช้คู่มือการปฏิบัติงานเพื่อให้ผู้ศึกษาค้นคว้า / ผู้นำคู่มือไปใช้ เล็งเห็นถึงปัญหา อุปสรรค การจัดทำ การนำไปใช้ และการแก้ไขคู่มือการปฏิบัติงาน เพื่อจะได้ดำเนินการใช้คู่มืออย่างมีประสิทธิภาพ จากประสบการณ์ของผู้เขียนที่ปฏิบัติงานในด้านนี้มาเป็นเวลานาน

 

 

คำสำคัญ :
กลุ่มบทความ :
หมวดหมู่ :
แชร์ :
https://erp.mju.ac.th/acticleDetail.aspx?qid=1341
ความคิดเห็นทั้งหมด (0)
ไม่มีข้อมูลตามเงื่อนไขที่ท่านกำหนด
รายการบทความการแลกเปลี่ยนเรียนรู้หมวดหมู่ : กลุ่มงานการเจ้าหน้าที่
การประชุมวิชาการ » อบรมรู้จักระบบและเกณฑ์ AUN-QA ใน ๑ วัน
ตามที่คณะวิทยาศาสตร์ได้อนุญาตให้ข้าพเจ้า อาจารย์ ดร.เชิดชัย มีเอียด พนักงานมหาวิทยาลัย ตำแหน่งอาจารย์ สังกัด หลักสูตรวิทยาศาสตรบัณฑิต สาขาวิชาสถิติฯ เข้าร่วมโครงการฝึกอบรม เรื่อง “รู้จักระบบและเกณฑ...
  กลุ่มงานตามสมรรถนะบุคลากร   กลุ่มงานการเจ้าหน้าที่
ผู้เขียน เชิดชัย มีเอียด  วันที่เขียน 30/9/2565 13:58:10  แก้ไขล่าสุดเมื่อ 20/6/2567 15:03:45   เปิดอ่าน 1608  ครั้ง | แสดงความคิดเห็น 0  ครั้ง
ระบบบริการของหน่วยงาน : การขอหนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษ (ออนไลน์) » การขอหนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษ (ออนไลน์)
การขอหนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษ (ออนไลน์) เป็นการให้บริการของงานอำนวยการ กองวิเทศสัมพันธ์ สำนักงานมหาวิทยาลัย แก่บุคลากรมหาวิทยาลัยแม่โจ้ เพื่อนำเอกสารดังกล่าว ไปใช้ประกอบการยื่นขอวีซ่าไปต่างประเท...
บุคลากรมหาวิทยาลัยแม่โจ้  ระบบ ERP  ระบบบริการของหน่วยงาน  ลดขั้นตอนการดำเนินการ  หนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษ (ออนไลน์)  อำนวยความสะดวก     กลุ่มงานตามสมรรถนะบุคลากร   กลุ่มงานการเจ้าหน้าที่
ผู้เขียน ธัฒฌา ธนัญชัย  วันที่เขียน 14/9/2564 15:40:17  แก้ไขล่าสุดเมื่อ 21/6/2567 9:54:28   เปิดอ่าน 1940  ครั้ง | แสดงความคิดเห็น 0  ครั้ง
งานวิจัยสถาบัน » ผลงานวิจัยเรื่อง "ความพร้อมในการผลิตผลงานวิชาการเพื่อขอตำแหน่งที่สูงขึ้น ของพนักงานมหาวิทยาลัยสายสนับสนุนวิชาการ สังกัดมหาวิทยาลัยแม่โจ้ จังหวัดเชียงใหม่"
การวิจัยเรื่อง ความพร้อมในการผลิตผลงานวิชาการเพื่อขอตำแหน่งที่สูงขึ้น ของพนักงานมหาวิทยาลัยสายสนับสนุนวิชาการ สังกัดมหาวิทยาลัยแม่โจ้ จังหวัดเชียงใหม่ มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ศึกษาถึงความพร้อมในกา...
  กลุ่มงานตามสมรรถนะบุคลากร   กลุ่มงานการเจ้าหน้าที่
ผู้เขียน ภัคสุณีย์ ดวงงา  วันที่เขียน 5/11/2562 16:11:52  แก้ไขล่าสุดเมื่อ 20/6/2567 15:05:23   เปิดอ่าน 3795  ครั้ง | แสดงความคิดเห็น 0  ครั้ง
การประชุมวิชาการ » การเข้าร่วมประชุมวิชาการ ICAS2018
รายงานสรุปเนื้อหาและการนำไปใช้ประโยชน์ จากการเข้าอบรม สัมมนา หรือประชุมวิชาการ ข้าพเจ้า นายเชิดชัย มีเอียด ตำแหน่ง อาจารย์ สังกัดสาขาวิชาสถิติ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยแม่โจ้ ขอนำเสนอรายงานสรุ...
  กลุ่มงานตามสมรรถนะบุคลากร   กลุ่มงานการเจ้าหน้าที่
ผู้เขียน เชิดชัย มีเอียด  วันที่เขียน 7/10/2562 15:53:27  แก้ไขล่าสุดเมื่อ 20/6/2567 15:04:56   เปิดอ่าน 2258  ครั้ง | แสดงความคิดเห็น 0  ครั้ง