ประเด็นของมหาวิทยาลัยแม่โจ้...พูดยากว่า...เนื่องจากองค์กรมีปัญหา...หรือว่าเราต้องการพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพ เพราะเราไม่ได้เลือก แต่ถูกบังคับให้ถือปฏิบัติจาก สกอ.

สวัสดีค่ะทุกท่าน

ได้มีโอกาสเข้าไปอ่านบทความที่เกี่ยวข้องกับการบริหารผลงานตามลิงค์อ้างอิงนี้ (http://www.peoplevalue.co.th) และเห็นว่าจะเป็นประโยชน์กับทุกท่าน ทั้งในประเด็นแหล่งข้อมูล การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และการนำมาประยุกต์และพัฒนาระบบการประเมินผลการปฏิบัติราชการของมหาวิทยาลัยต่อไป

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ทำไมต้องเปลี่ยนระบบการประเมินผลงานสู่ระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่?(28/01/49)

เมื่อผู้บริหารงานสายงานทรัพยากรมนุษย์นำเสนอโครงการพัฒนาระบบการประเมินผลงานด้วยเครื่องการบริหารจัดการสมัยใหม่ เช่น Balanced Scorcard (BSC) หรือ Key Performance Indicator (KPI) หรืออาจจะเป็นเครื่องมือยี่ห้ออื่นๆก็ตาม ผู้เสนอมักจะต้องเตรียมตอบคำถามที่ว่า “ทำไมองค์กรของเราจึงต้องนำเอาระบบการประเมินผลงานสมัยใหม่เข้ามาใช้” และเมื่อฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์เชิญที่ปรึกษามาก็มักจะถามคำถามในลักษณะนี้กับที่ปรึกษาเช่นกัน ซึ่งถือว่าเป็นสิ่งที่ดี เพราะถ้าเราทำอะไรไปโดยที่เรายังตอบคำถามให้กับผู้บริหารหรือตัวเราเองไม่ได้ รับรองได้ว่าโครงการหรืองานนั้นๆจะไม่สามารถวัดผลสำเร็จได้ เพราะเรายังไม่รู้ว่าเรามีปัญหาอะไร หรือเราต้องการอะไรจากโครงการหรืองานนั้นๆก่อนที่จะลงมือทำ เมื่อทำเสร็จก็ยิ่งไม่รู้กันไปใหญ่ว่าแล้วเราได้อะไรจากสิ่งที่เราได้ลงทุนลงแรงไป

องค์กรในบ้านเราส่วนใหญ่ชองเห่อแนวคิดและเครื่องมือการบริหารจัดการสมัยใหม่ที่หลั่งไหลมาจากต่างประเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมากระแสเห่อ BSC, KPI และ Competency มีสูงมากใครจัดอบรม ใครบรรยาย ใครเป็นที่ปรึกษา ใครเขียนหนังสือออกมาในช่วงเวลาดังกล่าวก็กลายเป็นทองคำขึ้นมาทันที เพราะเวลากระแสมามักจะมามันจะมาเร็วมากเกิดความต้องการสูง แต่มีผู้ให้บริการในด้านต่างๆที่เกี่ยวข้องน้อย ใครที่พอจะโยงจะเกี่ยวหรือเชื่อมโยงเรื่องที่ตัวเองถนัดเข้ากับหัวข้อที่กำลังมาแรง ก็พอที่จะออกมาทำมาหากินกันได้เป็นกอบเป็นกำ แต่...พอกระแสเริ่มจางลง คนเหล่านั้นก็กลับไปทำอาชีพที่ตัวเองถนัดเหมือนเดิม จะมีคนน้อยมากที่ยังคงเจาะลึกและนำเอาแนวคิดสมัยใหม่ไปใช้จริงในองค์กร บางองค์กรได้นำไปใช้แล้วก็นำไปเฉพาะรูปแบบไม่ค่อยนำเอาแนวคิดไปประยุกต์ใช้ เพราะกลัวว่าประยุกต์มากไปอาจจะทำให้รู้สึกว่าไม่อินเทรนด์ไม่ทันสมัย พอเอาเฉพาะรูปแบบไปสุดท้ายก็กลายเป็นกระดาษติดฝาบ้านเป็นโลโก้ติดโรงงานเอาไว้อวดคนที่ผ่านไปผ่านมาว่าเราก็ไม่ตกยุค
 

สำหรับเหตุผลที่องค์กรต่างๆนำเอาระบบการบริหารผลงานบนพื้นฐานของกลยุทธ์องค์กร โดยอาศัยเครื่องมือยี่ห้อ BSC, KPI และ Competency ไปใช้มีหลายหลายประการ เช่น
 

• ไม่ต้องการตกยุค(อินเทรนด์)
  บางองค์กรนำเอาระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่ไปใช้เพราะไม่ต้องการตกยุค ใครพูดถึงเรื่องอะไร ก็อยากจะนำมาใช้กับเขาบ้าง เพื่อให้องค์กรตัวเองดูดีมีระดับ พูดกับใครต่อใครได้ว่าองค์กรของตัวเองนำระบบนั้นนำระบบนี้มาใช้ก่อนคนอื่น (ชอบแข่งกันว่าใครเป็นผู้นำในการนำเอาระบบนั้นระบบนี้เข้ามาใช้เป็นองค์กรแรก)
• หลงน้ำคำของบุคคลที่น่าเชื่อถือ
  ระบบการบริหารจัดการสมัยใหม่แท้ที่จริงแล้ว ก็ไม่ต่างอะไรจากสินค้า หรือผลิตภัณฑ์ใหม่ที่มีคนจงใจผลิตออกมาเพื่อขาย ดังนั้น สิ่งใหม่ๆมักจะออกมาพร้อมกับการโฆษณาชวนเชื่อและชวนให้ซื้อ(ความรู้และบริการ) โดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบใหม่ๆมักจะเข้ามาผ่านผู้บริหารระดับสูงที่มาจากต่างประเทศ ผ่านที่ปรึกษาที่ผู้บริหารเชื่อถือ ผ่านวิทยากร ผ่านนักเขียน ผ่านนักวิชาการ หรืออาจจะผ่านผู้บริหารประเทศ(ที่เป็นนักการเมืองบางคนที่มีอิทธิพลทางความคิดต่อคนในสังคม) จึงทำให้หลายองค์กรตกหลุมพรางของการโฆษณาและนำเอาระบบเหล่านี้ไปใช้กันเป็นการใหญ่ ทั้งๆที่องค์กรบางองค์กรยังไม่มีความพร้อมทั้งในแง่ขององค์ความรู้ ระบบและตัวบุคลากรเอง

• กระแสแรงจนต้านไม่อยู่
  บางองค์กรนำเอาระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่เข้ามาใช้เพราะทานกระแสเรียกร้องจากผู้ที่เกี่ยวข้องไม่ไหว เช่น ผู้บริหารที่ผ่านการร่ำเรียนมา(พวกหัวสมัยใหม่) ตัวแทนพนักงาน(ที่ชอกช้ำกับระบบการประเมินผลงานแบบเก่ามานาน)เรียกร้องให้ปรับระบบใหม่ เผลอๆบางองค์กรคณะกรรมการบริหารหรือบอดร์ดบางคนถามกับเอ็มดีหรือซีอีโอขึ้นมากลางที่ประชุมว่า องค์กรของเรานำเอา BSC, KPI มาใช้แล้วหรือยัง ในขณะที่คู่ค้า คู่แข่ง และองค์กรรอบบ้านเราเขาก็นำเอาระบบใหม่ๆเข้ามาใช้แล้ว หันหาไปทางไหน ไปเจอใครที่ไหน เขาก็ทำกันหมดแล้ว หันกลับมามองมีองค์กรเราที่ยังไม่ทำ ทำให้ผู้บริหารตกอยู่ในสถานการณ์ที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออก เพราะใจหนึ่งก็ยังไม่อยากทำ แต่ด้วยกระแสจากทุกทิศทางทำให้ต้องจำใจนำเอาระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่มาใช้
• ความอยากของผู้บริหารระดับสูง
  มีองค์กรจำนวนไม่น้อยที่เจ้าสัวน้อยที่เพิ่งเรียนจบมาจากเมืองนอก กลับมาดูแลกิจการแทนคุณพ่อคุณแม่ที่เริ่มแก่แล้ว ทายาทกลุ่มนี้มักจะกลับมาพร้อมกับไฟแรงสูง กลับมาพร้อมกับหัวก้าวหน้า อยากจะกลับมาเปลี่ยนระบบการบริหารงานแบบใหม่ๆ แต่เถ้าแก่ใหญ่มักจะยังไม่ค่อยมอบหมายงานให้ไปเปลี่ยนระบบงานที่สำคัญเช่น ระบบการค้าการขาย ระบบการผลิต จึงมอบหมายให้ดูแลงานบริหารทั่วๆไปไปก่อน และหนึ่งในนั้นก็คือระบบการประเมินผลงานของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ นอกจากนี้ผู้บริหารรุ่นเก่า(เฉพาะอายุ)บางท่านไม่ยอมตกยุคไปพร้อมกับอายุ ท่านก็พยายามทำตัวให้ดูเสมือนหนึ่งว่าท่านเป็นคนหัวสมัยใหม่(ทั้งๆที่ใจอาจจะยังเก่าอยู่ก็ได้) ต้องการแสดงให้ผู้บริหารรุ่นใหม่ๆ เห็นว่าตัวเองยังสำคัญอยู่ ต้องการแสดงให้พนักงานเห็นว่าผู้บริหารเราเป็นคนที่มีหัวคิดทันสมัยไม่ตกยุค จึงพยายามนำเอาระบบใหม่ๆเข้ามาใช้เพื่อเสริมดวงเสริมบารมีให้ดูดีเอาไว้ก่อน บางคนรู้แค่งูๆ ปลาๆ(ซิว) แต่เวลาคุยกับพนักงานดูเหมือนว่าจะรู้เท่ามังกรหรือปลาวาฬ
• นำมาใช้เพราะมีความเชื่อแบบผิดๆคิดว่าเป็นยาวิเศษ
  มีองค์กรจำนวนไม่น้อยที่ผู้บริหารเข้าใจเครื่องมือการบริหารจัดการสมัยใหม่ไม่ลึกซึ้ง หรืออาจจะถึงขั้นเข้าใจผิดไปว่าเครื่องมือสมัยใหม่(BSC, KPI) จะช่วยให้ผลการดำเนินงานขององค์กรดีขึ้น หรือเชื่อว่าจะช่วยให้องค์กรรอดพ้นจากวิกฤติทางธุรกิจได้ พูดง่ายๆว่าเหมือนคนที่เป็นทุกข์พอหมอดูหรือคนทรงบอกว่ากำลังเจอทุกข์หนัก จะต้องแก้ไขด้วยวิธีใดก็จะเชื่อแบบไม่ลืมหูลืมตาทำตามที่คนอื่นทำนายทายทักไปสักระยะหนึ่งจึงรู้สึกตัวว่าสิ่งที่ทำลงไปนั้นใช่การแก้ปัญหาที่ต้นเหตุจริงหรือไม่ เช่นเดียวกับหลายองค์กรที่นำเอาระบบบการบริหารผลงานสมัยใหม่ไปใช้โดยมีความเชื่อว่าจะช่วยให้องค์กรมีผลประกอบการดีขึ้น เมื่อนำไปใช้สักระยะหนึ่งแล้วก็พบว่ามันไม่เป็นไปตามความเชื่อเดิม ทำให้ศรัทธาที่มีต่อระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่เสื่อมลงไปและอาจจะเลิกใช้ไปในที่สุด
• นำมาใช้เพราะเข้าใจและเห็นความสำคัญ
  ถ้าศึกษากันลึกๆจริงๆ ผมเชื่อว่ามีจำนวนไม่มากนักที่นำระบบการบริหารผลงานบนพื้นฐานกลยุทธ์ที่อาศัยเครื่องมือการบริหารจัดการสมัยใหม่เข้ามาเป็นตัวช่วย นำมาใช้แบบเข้าใจและเห็นความสำคัญและความจำเป็นที่แท้จริง ซึ่งองค์กรกลุ่มนี้มักจะไม่เร่งรีบที่จะนำมาใช้ก่อนคนอื่น ไม่ตกกระแส แต่ก็ไม่เกาะไปกับกระแสมากเกินไป เป็นองค์กรที่คอยจับจ้องกระแสและประเมินสถานการณ์ของตัวเองก่อน จนกว่าจะมั่นใจว่าเครื่องมือการจัดการสมัยใหม่ดีจริงและจำเป็นต้องใช้ จึงตัดสินใจนำเข้ามาใช้และใช้มันอย่างจริงจัง มีการวางแผนการใช้และพัฒนาปรับปรุงระบบให้ยั่งยืนตลอดไป ไม่ใช่ใช้แบบไฟไหม้ฟางเหมือนองค์กรอื่นๆ
   

จากสาเหตุต่างๆ ที่องค์กรในบ้านเรานำเอาระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่เข้ามาใช้ทดแทนระบบการประเมินผลงานแบบเก่าดังที่ได้กล่าวมาทั้งหมดนี้ ขอให้ท่านลองกลับไปพิจารณาดูว่าองค์กรของท่านอยู่ในกลุ่มใด ส่วนองค์กรที่ยังไม่นำมาใช้และกำลังจะตอบคำถามให้กับตัวเองและผู้บริหารว่า...
“ทำไมต้องนำเอาระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่เข้ามาใช้ ?”
 

ถ้าเป็นเพราะเรามีปัญหาอยู่ก่อนแล้ว....ควรจะ

• สำรวจตรวจสอบให้มั่นใจก่อนว่าปัญหาเรื่องการประเมินผลงานนั้นอยู่ตรงไหน ใครเป็นคนบอกว่ามีปัญหา ผู้บริหาร ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ หน่วยงานต้นสังกัด หรือพนักงาน และควรจะหาข้อมูลสนับสนุนว่าสิ่งที่บอกมานั้นเป็นปัญหาที่แท้จริง จึงควรทำการเก็บข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงมาประกอบด้วย ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่าใช่ปัญหาที่แท้จริง ไม่ใช่ปัญหาเกิดจากความรู้สึกของใครบางคนบางกลุ่มเท่านั้น
• ลองมาถามตัวเราเองก่อนว่าปัญหาที่ได้มานั้น มีทางในการแก้ไขปรับปรุงอย่างไรบ้าง เพราะบางเรื่องอาจจะแก้ไขโดยการเปลี่ยนวิธีการ บางเรื่องอาจจะต้องกลับไปเปลี่ยนตั้งแต่หลักการหรือหลักเกณฑ์ บางเรื่องอาจจะเปลี่ยนที่ตัวบุคคลที่เกี่ยวข้อง
• เลือกทางเลือกที่สามารถแก้ไขปัญหาของระบบการประเมินผลที่ตรงกับปัญหาขององค์กรของเราเท่านั้น ไม่ใช่ป่วยจุดเดียว แต่ไปซื้อยาชุดใหญ่ที่รักษาทุกโรคมารับประทานหรือป่วยจุดหนึ่ง แต่ไปซื้อยารักษาอีกจุดหนึ่งมา

ถ้าเป็นเพราะเราต้องการพัฒนาระบบฯให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น....ควรจะ
 

• ถามต่อว่าทำไมต้องการพัฒนาระบบการประเมินผลงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งอาจจะมีเหตุผลมากมายหลายประการ เช่น เราต้องการก้าวไปสู่องค์กรระดับสากล เราอาจจะต้องเจอกับสภาวะการแข่งขันที่รุนแรงขึ้นในอนาคตอันใกล้นี้ องค์กรของเรากำลังจะไปควบรวมกิจการกับองค์กรใหญ่ที่มีระบบต่างๆที่เป็นมาตรฐานอยู่แล้ว ฯลฯ
• ภาพที่เราต้องการจะเป็นหรือต้องการจะเห็นเกี่ยวกับระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่เป็นอย่างไร เพราะการพัฒนาจะยากกว่าการแก้ไขปรับปรุงตรงที่เราไม่เคยเห็นไม่เคยมีมาก่อน เหมือนกับการสร้างบ้านใหม่ที่เรายังไม่รู้มาก่อนว่าเสร็จแล้วมันจะออกมาหน้าตาอย่างไร จึงต้องมีพิมพ์เขียวออกมาก่อน เช่นเดียวกันกับการพัฒนาระบบประเมินผลงาน เราต้องบอกตัวเองให้ได้ก่อนว่าเราอยากจะเห็นระบบใหม่นี้มีหน้าตาเป็นอย่างไร
• เราต้องการให้ระบบประเมินผลงานเสร็จสมบูรณ์เมื่อไหร่ เพื่อที่จะได้บอกตัวเองได้ว่าเรายังมีเวลาหรือเรามีเวลาน้อยมาก เพื่อนำไปใช้ในการวางแผนการพัฒนาระบบนี้ว่าควรจะดำเนินการเองหรือว่าจ้างที่ปรึกษาภายนอกมาทำให้

สรุป การที่องค์กรใดองค์กรหนึ่งจะตัดสินใจนำเอาระบบการบริหารผลงานสมัยใหม่เข้ามาใช้ในองค์กร จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตอบคำถามต่างๆดังที่ได้กล่าวมาแล้วให้ชัดเจนเสียก่อน ทั้งนี้เพื่อป้องกันไม่ให้องค์กรของเราเกิดความผิดพลาดเหมือนกับที่หลายองค์กรที่ในช่วงเวลาที่ผ่านมา และสิ่งสำคัญที่สุดคือถ้าไม่มั่นใจว่านำมาใช้แล้วจะได้ผลดังที่คิดดังที่หวังไว้หรือไม่ ขอแนะนำว่าอย่าเพิ่งรีบร้อน จงศึกษาหาความรู้ จงทำในสเกลเล็กเพื่อทดสอบ ตรวจสอบ และวิเคราะห์ให้ละเอียดจนกว่าจะมั่นใจได้ว่าดีจริง จึงค่อยนำมาใช้อย่างจริงจังนะครับ

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

แหล่งอ้างอิง

ณรงค์วิทย์ แสนทอง (http://www.peoplevalue.co.th/index.php?lay=show&ac=article&Id=539103949&Ntype=26)