การฝึกอบรมออนไลน์ เรื่อง การจัดเก็บเอกสารให้หาง่ายและเป็นระบบ จัดโดย สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยแม่โจ้ เมื่อวันศุกร์ที่ 10 กรกฎาคม 2563 ขอรายงานผลการร่วมฝึกอบรมโดยสรุป ดังต่อไปนี้ ประโยชน์ที่ได้รับจากการอบรม ที่สามารถนำปรับไปใช้ในการปฏิบัติงาน มีดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลเอกสารที่หน่วยงานควรจัดเก็บ

           1.1 หลักฐานทางกฎหมาย คือ เอกสารที่แสดงกรรมสิทธิ์ สิทธิประโยชน์ ที่ก่อให้เกิด การเรียกร้องทางกฎหมาย เช่น หลักฐานทางการศึกษา สูจิบัตร วุฒิบัตร ทะเบียนบ้าน หนังสือรับรองต่าง ๆ สัญญาต่าง ๆ โฉนดที่ดิน พินัยกรรม หนังสือ มอบฉันทะ

          1.2 หลักฐานทางการเงินและทรัพย์สิน หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงินที่ต้อง เก็บไว้เป็นหลักฐาน เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง รายงานบัญชีประจำปี งบประมาณ บัญชีรายรับรายจ่าย บัญชีแยก ประเภท งบแสดงฐานะการเงิน แบบแปลน แผนที่ ผังออกแบบก่อสร้างอาคาร สัญญาการก่อสร้าง หนังสือรับรอง และ หลักฐานทางกรรมสิทธิ์ เช่นประกาศการตังชื่อ

          1.3 เอกสารเกี่ยวกับประวัติต่าง ๆ เช่น ประวัติการก่อตังหน่วยงาน องค์การ สถาบัน และชีวประวัติบุคคลสำคัญต่าง ๆ กฎระเบียบ ข้อบังคับ

          1.4 รายงาน เช่น รายงานประจำปี รายงานการประชุม รายงานผลการปฏิบัติงาน รายงานการตรวจสอบ เป็นต้น

          1.5 จดหมาย จดหมายโต้ตอบ จดหมายข่าวต่าง ๆ ประกาศ แถลงการณ์ คำสั่ง นโยบาย ข้อบังคับ และโครงการต่าง ๆ

          1.6 สมุดบันทึก เช่น บันทึกการประชุม บันทึกส่วนตัว

          1.7 สมุดลงทะเบียน การประกอบพิธีต่าง ๆ เช่น การแต่งงาน

          1.8 หนังสือ ข่าวสาร นิตยสาร วารสารและสิงพิมพ์ เช่น คู่มือ หนังสืออนุสรณ์ บทเรียน ใบปลิวแผ่นพับ ระเบียบพิธีต่าง ๆ บัตรเชิญ แบบฟอร์มต่าง ๆ กฤตภาค (บทความจากหนังสือพิมพ์)

          1.9 สื่อโสตทัศน์ เช่น แถบบันทึกภาพและเสียง รูปภาพ ภาพเขียน สไลด์ ฟิล์ม ไมโครฟิล์ม แผ่นเสียง CD CVD DVD

     2. เป้าหมายในการจัดเก็บเอกสาร

          2.1 ให้เอกสารมีสภาพดี

          2.2 จัดเก็บและค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ทันที และรวดเร็ว

          2.3 วิธีการจัดเก็บในระบบที่เข้าใจง่ายและยืดหยุ่นได้เมื่อมีการขยายงาน

          2.4 เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย สวยงามชวนให้น่าทำงาน

          2.5 ประหยัดแรงงาน ไม่เหนื่อย ไม่มีอุบัติเหตุ และลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ

          2.6 ผู้จัดอารมณ์ดี สนุกและพึงพอใจในการปฏิบัติงาน

     3. ระบบการจัดเก็บเอกสาร

          3.1 ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้ตัวอักษรจัดเรียง

                    3.1.1 ระบบการจัดเก็บเอกสารตามหัวเรื่อง

                    3.1.2 ระบบการจัดเก็บเอกสารตามบุคคล/หน่วยงาน - อักษรภาษาไทย - อักษรภาษาอังกฤษ

                    3.1.3 ระบบการจัดเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์

          3.2 ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ไม่ใช้ตัวอักษรจัดเรียง

                    3.2.1 ระบบการจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข

                    3.2.2ระบบการจัดเก็บเอกสารตามเวลา

     4. องค์ประกอบในการจัดเก็บเอกสาร - เป็นระบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในอนาคต หมายถึง ยืดหยุ่นเมื่อมีการขยายงาน - เป็นระบบที่สามารถค้นหาเอกสารได้สะดวก และรวดเร็ว - เป็นระบบที่ควรคำนึงถึงการประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย - เป็นระบบที่ง่ายในการทำงานและง่ายต่อความเข้าใจของผู้ปฏิบัติ - เป็นระบบที่เหมาะสมกับการดำเนินงานของหน่วยงาน หมายถึง เหมาะกับลักษณะงาน และลักษณะของเอกสาร

     5. แหล่งจัดเก็บเอกสาร

          5.1 สถานที่จัดเก็บเอกสาร - เก็บไว้ที่ศูนย์กลาง - เก็บไว้ที่ส่วนกลางของกลุ่มงาน - เก็บไว้ที่ส่วนกลางของหน่วยงาน - เก็บไว้ที่พนักงานแต่ละบุคคล

          5.2 หลักในการพิจารณาเลือกสถานที่จัดเก็บเอกสาร - ใครเป็นผู้ต้องการใช้ข้อมูล - ประเภทของข้อมูลที่ต้องการเก็บ - ความต้องการใช้ข้อมูลมากน้อยและบ่อยครั้งเพียงใด - มีกระบวนการป้องกันความเสียหาย การสูญเสีย และการใช้โดยต้องขออนุญาต หรือไม่ อย่างไร

          5.3 วิธีการเก็บรักษา - แฟ้มเอกสาร - กล่องเอกสาร - ตู้เอกสาร – ชั้นวางเอกสาร