การปฏิบัติงานของบุคลากรสายสนับสนุนมีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่แตกต่าง ต้องใช้ความรู้ ความสามารถและเทคนิคที่แตกต่างกันไป การจัดทำคู่มือเหมือนเป็นข้อแนะนำที่จะทำให้การปฏิบัติงานให้มีความถูกต้อง รวดเร็ว ประหยัดเวลาและเป็นมาตรฐานเดียวกัน การเขียนคู่มือปฏิบัติงานจึงมีความสำคัญที่จะทำให้ถ่ายทอดงานให้สามารถปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเขียนคู่มือฯ เป็นเอกสารที่เขียนเกี่ยวกับงานที่เฉพาะเจาะจง อธิบายวิธีการ กระบวนการทำงานตามขั้นตอน เป็นการถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ในการทำงาน

การเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน

เรียบเรียง โดย นางสาวพัชรี  ยางยืน ตำแหน่ง นักวิชาการคอมพิวเตอร์ชำนาญการ

สาขาวิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์  คณะวิทยาศาสตร์  มหาวิทยาลัยแม่โจ้

จากการเข้าอบรมหลักสูตร เทคนิคการจัดทำเอกสารคู่มือการปฏิบัติงานสำหรับบุคลากรสายสนับสนุนในสถาบันอุดมศึกษา วันที่ 15-16 กุมภาพันธ์ 2559 ณ โรงแรมเชียงใหม่   แกรนด์วิว อำเภอเมือง จังหวัดเชียงใหม่ โดยมีวิทยากร คุณอัมพา  อาภรณ์ทิพย์ เป็นวิทยากร การอบรมมีประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานของบุคลากรสายสนับสนุน ความรู้ที่ได้จากการอบรมข้าพเจ้าขอถ่ายทอดเพื่อเป็นแนวคิดสำหรับผู้สนใจดังมีเนื้อหาโดยสรุปดังนี้

1. ความสำคัญของการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน

          การปฏิบัติงานของบุคลากรสายสนับสนุนมีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่แตกต่าง ต้องใช้ความรู้ ความสามารถและเทคนิคที่แตกต่างกันไป การจัดทำคู่มือเหมือนเป็นข้อแนะนำที่จะทำให้การปฏิบัติงานให้มีความถูกต้อง รวดเร็ว ประหยัดเวลาและเป็นมาตรฐานเดียวกัน การเขียนคู่มือปฏิบัติงานจึงมีความสำคัญที่จะทำให้ถ่ายทอดงานให้สามารถปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเขียนคู่มือฯ เป็นเอกสารที่เขียนเกี่ยวกับงานที่เฉพาะเจาะจง อธิบายวิธีการ กระบวนการทำงานตามขั้นตอน เป็นการถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ในการทำงาน

2. วัตถุประสงค์ของการเขียนคู่มือฯ

          เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้ทราบว่าควรทำอะไรก่อน-หลัง ควรปฏิบัติงานอย่างไร กับใคร และสามารถติดตามงานได้            

3. ประโยชน์ของคู่มือฯ

          ผู้อ่านสามารถทำงานแทนกันได้ มีแนวทางปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว ลดขั้นตอนงานที่ซ้ำซ้อน ช่วยลดระยะเวลาในการสอนงาน

4. การเขียนคู่มือฯ

          เขียนได้หลายลักษณะตามความเหมาะสมของงาน ควรเขียนให้เข้าใจง่าย มีความยืดหยุ่นและรัดกุม ควรใช้คำศัพท์ที่เหมาะสมกับผู้ใช้งาน สามารถนำเสนอในลักษณะของ Flow Chart รูปภาพ รูปการ์ตูน ฯลฯ เป็นต้น

5. ลักษณะของคู่มือการปฏิบัติงานที่ดี

- กระชับ ชัดเจน เข้าใจง่าย

- เป็นประโยชน์สำหรับการทำงานและฝึกอบรม

- เหมาะสมกับองค์กรและผู้ใช้งานในแต่ละกลุ่ม

- มีความน่าสนใจ น่าติดตาม

- มีความเป็นปัจจุบัน ไม่ล้าสมัย

- แสดงหน่วยงานที่จัดทำ วันที่ถือเริ่มปฏิบัติเพื่อให้ทราบว่าไม่ล้าสมัย

- มีตัวอย่างประกอบ                       

6. โครงร่างการเขียนคู่มือที่ดี ประกอบด้วย

บทที่ 1 บทนำ  

• ความเป็นมา

แสดงถึงปัญหาและความจำเป็นที่เกิดขึ้น ที่ต้องแก้ไข ผลประโยชน์ที่จะได้จากการดำเนินงานตามคู่มือเล่มนี้

• วัตถุประสงค์

แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่เป็นจุดหมายปลายทางที่ต้องการจะให้เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน 

• ขอบเขต

ชี้แจงให้ทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่าครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนใด หน่วยงานใด กับใคร ที่ใดและเมื่อใด

• นิยามศัพท์เฉพาะ/คำจำกัดความ

ให้ความหมาย หรือ คำศัพท์ ที่นำมาใช้ในการเขียนคู่มือให้เกิดความเข้าใจตรงกัน

บทที่ 2 บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ

•  บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่ง

เขียนอธิบายว่าตำแหน่งนี้ต้องมีหน้าที่รับผิดชอบอย่างไร มีข้อตกลงให้ปฏิบัติงานให้มีผลสัมฤทธิ์อย่างไร มีคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่งอย่างไร

• ลักษณะงานที่ปฏิบัติ

ลักษณะของงานที่ทำกับบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบมีความสัมพันธ์กันอย่างไร เกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่นหรือไม่ อย่างไร

• โครงสร้างการบริหารจัดการ

อธิบายตำแหน่งงานที่ดำรงอยู่ ประกอบด้วย โครงสร้างองค์กร โครงสร้างการบริหาร และโครงสร้างการปฏิบัติงาน

บทที่ 3 หลักเกณฑ์วิธีการปฏิบัติงานและเงื่อนไข

• หลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน

อธิบายกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ ที่กำหนดไว้เป็นอย่างไร ใช้ภาษาเขียนที่เข้าใจได้ง่าย

• วิธีการปฏิบัติงาน

อธิบายการดำเนินการในงานนั้นๆ อย่างไรให้ครบถ้วน ถูกต้องตามลำดับวิธีการที่กำหนด

• เงื่อนไข/ข้อสังเกต/ข้อควรระวัง/สิ่งที่ควรคำนึงในการปฏิบัติงาน

เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเรียนรู้จากประสบการณ์ของผู้เขียน ให้สรุปประเด็นสำคัญจากการศึกษา กฎ ระเบียบ ข้อบังคับต่างๆ หรือจากการสังเกต หรือบันทึกในฐานะผู้มีประสบการณ์ในงาน

• แนวคิด/งานวิจัยที่เกี่ยวข้อง

ตำรา บทความที่ค้นมาได้ จับประเด็นสำคัญให้คลอบคลุมเนื้อหาที่ต้องการ ให้รู้ใครทำอะไร เมื่อไหร่ เกิดผลอย่างไร และให้ระบุที่มาของแหล่งข้อมูลโดยไม่แอบอ้างเอาผลงานผู้อื่นมาเป็นของตน

บทที่ 4 เทคนิคในการปฏิบัติงาน

• กิจกรรม/แผนปฏิบัติ

เขียนเสนอให้ผู้อ่านเข้าใจถึงกิจกรรมหรือแผนการปฏิบัติงาน เพื่อให้อธิบายให้ทราบว่างานนี้จะสำเร็จตามเป้าหมายโดยมีวิธีการหรือปฏิบัติงานได้อย่างไร

• ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

อธิบายการทำงานอย่างละเอียด ตั้งแต่ ขั้นตอนลำดับการทำงาน ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับงาน ซึ่งสามารถอธิบายโดยใช้เครื่องมือช่วยอธิบาย

• วิธีการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน

การปฏิบัติงานมีการติดตามอย่างไร และมีการประเมินผลอยางไร หรือหน่วยงานมีเกณฑ์วัดความสำเร็จอย่างไร

• จรรยาบรรณ/คุณธรรม/จริยธรรมในการปฏิบัติงาน

นำจรรยาบรรณของวิชาชีพมาประกอบการเขียนอธิบาย

บทที่ 5 ปัญหาและอุปสรรคและแนวทางในการแก้ไขและพัฒนางาน

• ปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงาน

เขียนนำเสนอปัญหาที่เจอของการปฏิบัติงาน

• แนวทางแก้ไขและพัฒนา

เสนอแนวทางแก้ไขแต่ละขั้นตอนของการปฏิบัติงาน

เสนอแนวทางแต่ละด้าน

มองในด้านปัญหาที่ควบคุมได้

• ข้อเสนอแนะ

ต้องมาจากการวิเคราะห์หาสาเหตุ ไม่ใช่สามัญสำนึก

เป็นเรื่องใหม่ ถ้าเป็นเรื่องเก่าต้องชี้ให้เห็นถึงความสำคัญ

ต้องตระหนักถึงข้อจำกัด เช่น คน เงิน เวลา ความสามารถ

ต้องมีรายละเอียดที่สามารถนำไปสู่การปฏิบัติได้

สามารถนำไปต่อยอดอะไรได้บ้าง ควรเพิ่มเติมเสนอประเด็นที่จะวิเคราะห์

ต้องเป็นข้อเสนอแนะที่ได้มาจากงานจริงๆ

บรรณานุกรม

          รายชื่อสิ่งพิมพ์หรือเอกสารที่ใช้ประกอบการค้นคว้า พิมพ์หรือเขียนตามแบบมาตรฐานที่กำหนด

ภาคผนวก (ถ้ามี)

          ส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานที่เขียน แต่ไม่ใช่เนื้อหาหลักของงาน เป็นส่วนที่ช่วยให้ผู้ศึกษาค้นคว้าเข้าใจได้มากยิ่งขึ้น

ประวัติผู้เขียน

          ประวัติของผู้เขียนคู่มือ เช่น ประวัติการศึกษา