จากการเข้าร่วมอบรม เรื่อง การประยุกต์ใช้ AI ด้วย Notebook LM (Smart Workforce Development) สามารถสรุปผลการเข้าร่วมอบรม โดยเชื่อมโยงกับ งานสารบรรณ แบ่งออกเป็นหัวข้อหลักดังนี้
- ความเข้าใจพื้นฐานเรื่อง AI Agent กับงานสารบรรณ
ในยุคปัจจุบัน AI ได้เปลี่ยนจากระบบตอบโต้ (Chatbot) มาเป็น AI Agent ซึ่งเปรียบเสมือน "แรงงานดิจิทัล" ที่สามารถรับเป้าหมายหลักและวางแผนดำเนินการได้เอง
- การเชื่อมโยงกับงานสารบรรณ: แทนที่จะให้ AI แค่สรุปเนื้อหาหนังสือ (Chatbot) เราสามารถตั้งเป้าหมายให้ AI Agent ตรวจสอบหนังสือเข้า คัดแยกประเภท และส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบได้โดยอัตโนมัติ
- องค์ประกอบสำคัญ: ต้องมีเป้าหมาย (Goal) ที่ชัดเจน มีฐานข้อมูลคู่มือหรือระเบียบสารบรรณ (Memory & Grounding) และเครื่องมือในการส่งอีเมลหรือเชื่อมต่อระบบ e-Document (Tools)
- การประยุกต์ใช้ AI Agent ในกระบวนการงานสารบรรณ (To-Be Workflow)
แนวทางการปรับปรุงกระบวนการทำงานสารบรรณและงานธุรการ 3 ด้าน ดังนี้
- งานรับ-ส่งและคัดแยกเอกสาร (e-Document):
- AI Agent สามารถเชื่อมต่อกับระบบ e-Document เพื่อตรวจจับหนังสือเข้าใหม่
- การดำเนินการ: อ่านไฟล์ PDF สรุปใจความสำคัญภายใน 3 บรรทัด วิเคราะห์หมวดหมู่ (เช่น งบประมาณ หรือ ฝึกอบรม) และเสนอชื่อผู้รับผิดชอบพร้อมระดับความเร่งด่วน
- การจัดทำรายงานสรุปการประชุม (Minutes of Meeting):
- เปลี่ยนจากการนั่งถอดเทปเสียงที่ใช้เวลานาน มาเป็นการใช้ AI แปลงเสียงเป็นข้อความและแยกแยะผู้พูด
- การดำเนินการ: AI จัดกลุ่มข้อความตามวาระการประชุม วิเคราะห์มติที่ประชุม และรายการมอบหมายงานลงในแม่แบบเอกสารราชการของหน่วยงาน
- การตรวจสอบเอกสารเบิกจ่ายวัสดุ:
- AI Agent ใช้ Computer Vision อ่านข้อความบนใบเสร็จและใบส่งของ
- การดำเนินการ: ตรวจสอบความถูกต้องตามระเบียบพัสดุ บันทึกข้อมูลลง Excel ทะเบียนคุม และร่างใบขออนุมัติเบิกจ่าย
- แพลตฟอร์ม AI สำหรับงานสำนักงานและสารบรรณ
เครื่องมือที่เหมาะสมกับบริบทงานสารบรรณในประเทศไทย:
- Claude Cowork / OpenAI Operator: เหมาะสำหรับงานที่ต้องคีย์ข้อมูลจากไฟล์ PDF ลงในเว็บระบบสารบรรณ (ERP) โดย AI สามารถมองเห็นหน้าจอและเลื่อนเมาส์ไปคลิกแทนมนุษย์ได้
- Microsoft Copilot Actions: เหมาะสำหรับหน่วยงานที่ใช้ระบบ Microsoft 365 โดยสามารถตั้งค่าให้ AI เฝ้าดูอีเมลเข้าและสรุปรายงานส่งเข้าแชทส่วนตัวทุกเช้า
- n8n / Power Automate: ใช้สำหรับการเชื่อมต่อ API ระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กับระบบแจ้งเตือนทาง Line หรือ Teams
- การจัดการความรู้สารบรรณด้วย NotebookLM
NotebookLM ทำหน้าที่เป็น "สมองที่สอง" หรือฐานความรู้ส่วนตัวที่ช่วยในการจัดการเอกสารจำนวนมาก
- การสร้างฐานคลังคำสั่งและระเบียบ: สามารถอัปโหลดระเบียบงานสารบรรณ คู่มือการร่างหนังสือราชการ หรือพจนานุกรมคำศัพท์เฉพาะทางเข้าไป เพื่อให้ AI ใช้เป็นฐานข้อมูลอ้างอิงในการตอบคำถามหรือร่างเอกสาร
- การแปรรูปผลลัพธ์: สามารถแปลงข้อมูลระเบียบที่ซับซ้อนให้กลายเป็นโครงร่างสไลด์นำเสนอ (Slide Deck), อินโฟกราฟิก (Infographic) หรือบทสรุปเสียงพอดแคสต์ (Audio Overview) เพื่อใช้ในการฝึกอบรมบุคลากรใหม่
- ระบบตรวจสอบความถูกต้อง: ทุกคำตอบของ NotebookLM จะมีการอ้างอิงแหล่งที่มา (In-line Citations) ซึ่งช่วยให้เจ้าหน้าที่สารบรรณสามารถตรวจสอบความถูกต้องกับระเบียบต้นฉบับได้ทันที
- หลักการ Human-in-the-Loop ในงานสารบรรณ
แม้ AI จะมีความสามารถสูง แต่ในงานสารบรรณที่มีผลกระทบทางกฎหมายและระเบียบวินัย "บุคลากรต้องเป็นผู้รับผิดชอบต่อผลลัพธ์เสมอ"
- แนวปฏิบัติ: ต้องออกแบบระบบให้ AI Agent หยุดรอการยืนยัน (Wait for Approval) ก่อนดำเนินการสำคัญ เช่น การอนุมัติเบิกจ่ายงบประมาณ หรือการส่งหนังสือราชการออกไปยังหน่วยงานภายนอก
- บทบาทที่เปลี่ยนไป: เจ้าหน้าที่สารบรรณจะเปลี่ยนจากผู้พิมพ์เอกสาร (Operator) มาเป็นผู้ตรวจสอบคุณภาพงานที่ AI ร่างไว้ (Editor/Reviewer)