การขอหนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษ (ออนไลน์) เป็นการให้บริการของงานอำนวยการ กองวิเทศสัมพันธ์ สำนักงานมหาวิทยาลัย แก่บุคลากรมหาวิทยาลัยแม่โจ้ เพื่อนำเอกสารดังกล่าว ไปใช้ประกอบการยื่นขอวีซ่าไปต่างประเทศ รับรองสถานะและเงินค่าตอบแทนรายเดือน ฯลฯ โดยจัดทำในรูปแบบภาษาอังกฤษ

ที่มาและความสำคัญ

          การขอหนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษ (ออนไลน์) เป็นการให้บริการของงานอำนวยการ กองวิเทศสัมพันธ์ สำนักงานมหาวิทยาลัย ต่อบุคลากรมหาวิทยาลัยแม่โจ้ เพื่อนำเอกสารดังกล่าว ใช้ประกอบการยื่นขอวีซ่าไปต่างประเทศ รับรองสถานะและเงินค่าตอบแทนรายเดือน ฯลฯ โดยจัดทำในรูปแบบภาษาอังกฤษ ที่ผ่านมาการขอหนังสือรับรองฯ มีขั้นตอนที่ซับซ้อนและไม่มีความยืดหยุ่นเท่าที่ควร และบางครั้งไม่สามารถดำเนินการจัดทำหนังสือรับรองฯ ได้ทันตามความต้องการผู้ร้องขอ

          กองวิเทศสัมพันธ์ จึงร่วมกับกองเทคโนโลยีดิจิทัล สำนักงานมหาวิทยาลัย จัดทำระบบบริการของหน่วยงาน : การขอหนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษ (ออนไลน์) ขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดขั้นตอนการดำเนินการ และอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ร้องขอหนังสือรับรองฯ

วัตถุประสงค์การพัฒนาระบบ

          เพื่อลดขั้นตอนการให้บริการของหน่วยงาน อำนวยความสะดวกให้ผู้รับบริการ และเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

1. ผู้ร้องขอหนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษ สามารถยื่นคำขอหนังสือรับรองฯ ในระบบบริการของหน่วยงาน
   ผ่านระบบ ERP และหน้าเว็บไซต์ของกองวิเทศสัมพันธ์, กองการเจ้าหน้าที่ และกองเทคโนโลยีดิจิทัล สำนักงานมหาวิทยาลัย
2. การให้บริการชองกองวิเทศสัมพันธ์ สามารถตรวจสอบรายการคำขอใช้บริการ การมอบหมายงาน และดำเนินการแล้วเสร็จ รวมถึงข้อเสนอโต้ตอบระหว่างหน่วยงานให้บริการและผู้ขอใช้บริการได้
3. หัวหน้างานสามารถมอบหมายงานได้ทันที โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนระบบงานสารบรรณ
4. ผู้ได้รับมอบหมายการให้บริการ สามารถดำเนินการได้ทันที เมื่อหัวหน้างานกำหนดผู้รับผิดชอบ
5. ระบบมีการอ้างอิงรายละเอียดข้อมูลส่วนบุคคล จากฐานข้อมูลของกองการเจ้าหน้าที่ สามารถลดขั้นตอนในการบันทึกข้อมูลส่วนบุคคล โดยกำหนดให้กรอกข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นต่อการให้บริการ
6. เมื่อผู้ใช้งาน Log in ผ่านระบบ ERP การลงชื่อผู้ยื่นขอหนังสือรับรองฯ ผู้ประสานงาน การมอบหมายงาน การรายงานผลการดำเนินการ การตรวจสอบรายชื่อ และกำหนดเลือกให้อัตโนมัติ จึงลดเวลาในการค้นหารายชื่อตัวเอง

องค์ความรู้จากการจัดทำระบบบริการ

1. ระบบบริการของหน่วยงาน : การขอหนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษ (ออนไลน์) เป็นระบบที่ออกแบบขึ้น เพื่อ ให้บริการด้วยความยืดหยุ่น และอำนวยความสะดวกแก่บุคลากรมหาวิทยาลัยแม่โจ้
2. เพื่อลดขั้นตอนในการยื่นขอหนังสือรับรองฯ
3. ระบบบริการของหน่วยงานมีหน้าเผยแพร่สาธารณะ ที่สามารถแขวนหน้าเว็บไซด์ของหน่วยงานได้ ซึ่งสามารถใช้ตรวจสอบรายการคำขอ สถานะการให้บริการได้ โดยการเงื่อนกำหนดสถานะเสร็จสิ้นของงาน จะเป็นการกำหนดโดยหัวหน้างานหรือผู้ได้รับมอบหมายให้บริการ เพื่อเป็นการแสดงสถานะต่อการให้บริการให้แก่ผู้ขอใช้บริการทราบแต่ละขั้นตอน
4. ระบบบริการของหน่วยงาน มีแบบประเมินความพึงพอใจของหน่วยงาน ทั้งแบบให้คะแนนในระบบ หรือแบบสอบถามมาตรฐาน ด้วยแบบสอบถามความพึงพอใจการให้บริการของหน่วยงาน หรือแบบสอบถามที่ออกแบบเอง

https://erp.mju.ac.th/openFile.aspx?id=NDY3NTA4&method=inline