ในการขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการบางครั้งอาจมีการใช้เงื่อนไขการเขียนเอกสารตำรา หรือหนังสือ และงานวิจัย ซึ่งการเขียนหนังสือหรือตำราเป็นงานที่เขียนที่ค่อนข้างยาก เนื่องจากอาจมีความซ้ำซ้อนกับงานอื่นๆ หรือซ้ำซ้อนกับงานเขียนของตัวเอง ดังนั้นสิ่งที่ควรระวังในการทำหนังสือ การเขียนตำรา การทำเอกสารประกอบการสอน อาจแบ่งเป็น 6 ประเด็น คือ 1) การคัดลอกรูป 2) การวาดรูปขึ้นมาใหม่ แต่ก็เหมือนกับรูปเดิม 3) วาดรูปขึ้นมาเองแต่มีการปรับปรุงไปจากเอกสารอ้างอิง 4) การวาดรูปขึ้นใหม่เอง 5) การคัดลอกตาราง และ 6) การใช้เนื้อหามาแปล ซึ่งเมื่อมีการเผยแพร่เอกสาร งานวิจัย ต้องมีการให้สิทธิ์กับเจ้าของวารสารนั้นๆ หรือเป็นการให้ Copyright Transfer ไปแล้ว เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น จึงสรุปเป็นกรณีดังนี้
กรณีที่ต้องอ้างอิงและขอลิขสิทธิ์ในการมาใช้ทำเอกสาร มีดังนี้
- การคัดลอกรูปจากวารสาร และเป็นงานของตนเอง
- การวาดรูปขึ้นมาใหม่ แต่ก็เหมือนกับรูปเก่าที่มาจากวารสาร และเป็นงานของตนเอง
- รูปถ่ายที่ถ่ายเอง เคยลงพิมพ์ไปแล้วและเป็นงานของตนเอง
- เป็นตารางของงานตนเอง จากการทดลองของตนเอง และได้ลงพิมพ์ไปแล้ว
- แผนภาพหรือประโยคของตนเอง จากการทดลองของตนเอง และได้ลงพิมพ์ไปแล้ว
กรณีที่ไม่ต้องอ้างอิง และไม่ต้องขอลิขสิทธิ์
- รูปถ่ายที่ถ่ายเอง และยังไม่เคยลงตีพิมพ์ / รูปที่วาดเองจากโปรแกรมต่าง ๆ
- แผนภาพของตนเองที่ใช้อธิบายในงาน หรือการทดลองของตัวเอง
กรณีที่ต้องอ้างอิง แต่ควรระวังเรื่องลิขสิทธิ์
คือ มีการดัดแปลงรูป ดัดแปลงตาราง โดยมีการวาดเพิ่มเติมหรือแปลเพิ่มเติม
ดังนั้นเพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดความซ้ำซ้อนของงานและเพื่อให้งานเขียนถูกต้องตามลิขสิทธิ์ หากจะต้องใช้รูป แผนภาพ หรือตารางต่างๆ ก็ควรที่จะทำให้ถูกต้องโดยการเขียนเองทั้งหมด หรือหากไม่สามารถเขียนหรือทำเองได้ก็ควรทำการขอลิขสิทธิ์งานนั้นๆ อย่างถูกต้อง ซึ่งส่วนใหญ่ต้องขอจากสำนักพิมพ์ หรืออาจจะขอจากเจ้าของงานนั้นๆ หากสำนักพิมพ์ไม่ได้เป็นเจ้าของลิขสิทธิ์ และควรจะอ่านรายละเอียดในการ Copyright Transfer เพราะบางครั้งอาจจะสามารถใช้ข้อมูลนั้นได้เลยโดยไม่ต้องขอลิขสิทธิ์อีก