จากการเข้าร่วมโครงการฯ ในวันที่ ๑๖ กันยายน ๒๕๖๙ เวลา ๐๙.๐๐–๑๖.๓๐ น. ณ ห้อง LAB BA-๒๐๖ คณะบริหารธุรกิจ ได้เรียนรู้เกี่ยวกับการประยุกต์ใช้ AI เพื่อสนับสนุนการทำงานและการจัดทำเอกสาร โดยสามารถสรุปสาระสำคัญและแนวทางการนำมาประยุกต์ใช้กับงานสายสนับสนุนฝ่ายบัณฑิตศึกษา ดังนี้
๑.๑ การประยุกต์ใช้ Generative AI เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงาน
การอบรมมุ่งเน้นการนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์มาใช้เป็นเครื่องมือช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงาน โดยใช้ Gemini เป็นเครื่องมือหลักในการฝึกปฏิบัติ และเรียนรู้การออกแบบชุดคำสั่ง (Prompt/Instruction) เพื่อให้ AI สามารถช่วยจัดทำหรือปรับปรุงเนื้อหาได้อย่างเหมาะสม ทั้งนี้ แนวทางดังกล่าวสามารถประยุกต์ใช้ร่วมกับ ChatGPT หรือเครื่องมือ Generative AI อื่น ๆ ได้
สำหรับงานสายสนับสนุนฝ่ายบัณฑิตศึกษา สามารถนำแนวคิดดังกล่าวมาประยุกต์ใช้ในการ ร่างและปรับปรุงหนังสือราชการ บันทึกข้อความ ประกาศ ข่าวประชาสัมพันธ์ คู่มือ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน คำชี้แจง และเอกสารสำหรับให้บริการนักศึกษาและบุคลากร รวมถึงช่วยสรุปและเรียบเรียงข้อมูลให้มีความชัดเจน ถูกต้อง และเข้าใจง่าย โดยผู้ปฏิบัติงานยังคงเป็นผู้ตรวจสอบความถูกต้องและความเหมาะสมของข้อมูลก่อนนำไปใช้จริง
๑.๒ การใช้ AI เพื่อพัฒนาเครื่องมือและสื่อสนับสนุนงานบัณฑิตศึกษา
ได้เรียนรู้การใช้ชุดคำสั่งเพื่อช่วยสร้างเนื้อหาและเครื่องมือในรูปแบบต่าง ๆ เช่น Interactive Content, Case Study, Learning Activity, Quiz & Assessment, Rubric & Feedback ตลอดจนเครื่องมือสำหรับจัดโครงสร้างและนำเสนอข้อมูล
องค์ความรู้ดังกล่าวสามารถนำมาปรับใช้กับงานสนับสนุนระดับบัณฑิตศึกษา เช่น การจัดทำสื่อประชาสัมพันธ์และสื่อให้ความรู้แก่นักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา การจัดทำคำถาม–คำตอบ (FAQ) เกี่ยวกับขั้นตอนการศึกษา การจัดทำคู่มือการดำเนินงาน การสรุปข้อบังคับและประกาศที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนการพัฒนาเนื้อหาเพื่อใช้ในการอบรมหรือชี้แจงแก่นักศึกษา อาจารย์ และบุคลากรของหลักสูตร
๑.๓ การนำเอกสารและข้อมูลเดิมมาพัฒนาเป็นรูปแบบใหม่
การอบรมได้นำเสนอแนวคิด “Old Materials → New Learning Experience” ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับงานสายสนับสนุนได้ โดยนำเอกสารและข้อมูลที่มีอยู่เดิม เช่น หนังสือราชการ คู่มือ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ข้อบังคับ ประกาศ แบบฟอร์ม รายงาน หรือข้อมูลสารสนเทศต่าง ๆ มาจัดระบบและพัฒนาเป็นสื่อรูปแบบใหม่ที่เข้าถึงง่ายและเหมาะสมกับผู้รับบริการ
ตัวอย่างเช่น การนำข้อบังคับหรือคู่มือการดำเนินงานด้านบัณฑิตศึกษามาสรุปเป็น Infographic, Flowchart, Checklist, FAQ หรือคู่มือฉบับย่อ เพื่อช่วยให้นักศึกษาและผู้เกี่ยวข้องสามารถทำความเข้าใจขั้นตอนการดำเนินงานได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
๑.๔ การใช้ AI ช่วยจัดโครงสร้างและปรับปรุงเอกสาร
ได้เรียนรู้แนวทางการใช้เครื่องมือ AI เช่น NotebookLM, Canva และ Claude เพื่อช่วยจัดโครงสร้าง เรียบเรียง และพัฒนาเนื้อหาจากเอกสารเดิม ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับงานฝ่ายบัณฑิตศึกษาในการ รวบรวมและสรุปสาระสำคัญจากเอกสารจำนวนมาก จัดหมวดหมู่ข้อมูล จัดทำสรุปสำหรับผู้บริหาร จัดทำสื่อประชาสัมพันธ์ และพัฒนาเอกสารให้มีรูปแบบที่อ่านง่ายและเหมาะสมกับกลุ่มผู้รับบริการ
นอกจากนี้ ยังสามารถนำแนวคิดดังกล่าวไปประยุกต์ใช้ในการจัดทำฐานความรู้ (Knowledge Base) ของหน่วยงาน เพื่อช่วยให้บุคลากรสามารถค้นหาและนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานมาใช้ได้อย่างสะดวกและเป็นระบบมากขึ้น
๑.๕ การใช้ AI เพื่อค้นคว้าและปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน
ได้เรียนรู้การใช้ Perplexity และเครื่องมือ AI อื่น ๆ เพื่อช่วยค้นคว้า รวบรวม และจัดโครงสร้างข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับงานสนับสนุนระดับบัณฑิตศึกษา เช่น การติดตามข้อมูล กฎ ระเบียบ ประกาศ แนวปฏิบัติ หรือองค์ความรู้ใหม่ที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา รวมถึงช่วยจัดทำร่างข้อมูลสำหรับการนำเสนอหรือเผยแพร่
ทั้งนี้ การนำ AI มาใช้ในการปฏิบัติงานจะต้องให้ความสำคัญกับการตรวจสอบแหล่งที่มา ความถูกต้อง และความน่าเชื่อถือของข้อมูล โดยเฉพาะข้อมูลด้านกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ และแนวปฏิบัติของมหาวิทยาลัย ก่อนนำไปเผยแพร่หรือใช้เป็นข้อมูลในการให้บริการ
๒. ผลที่ได้รับและการนำไปใช้ประโยชน์
จากการเข้าร่วมโครงการดังกล่าว ข้าพเจ้าได้รับความรู้และทักษะในการประยุกต์ใช้ AI ที่สามารถนำมาปรับใช้กับบทบาทของ นักวิชาการสายสนับสนุนระดับบัณฑิตศึกษา ได้อย่างเหมาะสม โดยเฉพาะการนำ AI มาใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดทำเอกสาร วิเคราะห์และสรุปข้อมูล พัฒนาสื่อและองค์ความรู้ ตลอดจนสนับสนุนการให้บริการแก่นักศึกษา อาจารย์ และบุคลากรที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ สามารถนำองค์ความรู้ที่ได้รับมา เผยแพร่และถ่ายทอดแก่บุคลากรภายในฝ่ายบัณฑิตศึกษาและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อส่งเสริมให้บุคลากรสามารถประยุกต์ใช้ AI กับงานประจำได้อย่างเหมาะสม รวมทั้งสามารถพัฒนาแนวทางหรือรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ ที่ช่วยลดขั้นตอน ลดระยะเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของหน่วยงาน
ทั้งนี้ การประยุกต์ใช้ AI จะดำเนินการควบคู่กับการตรวจสอบและรับรองความถูกต้องของข้อมูลโดยผู้ปฏิบัติงาน เพื่อให้ผลลัพธ์มีความถูกต้อง เหมาะสม สอดคล้องกับระเบียบและแนวปฏิบัติของมหาวิทยาลัย และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการสนับสนุนภารกิจด้านบัณฑิตศึกษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ