สำหรับท่านที่มีปัญหาในการจัดพิมพ์เอกสารที่มีเนื้อหาเหมือนกันแต่แตกต่างกันเพียงบางส่วน เช่น คำขึ้นต้น ชื่อ ตำแหน่ง เช่น วุฒิบัติ ซองจดหมาย บัตรเชิญ การทำจดหมายเวียนด้วย Microsoft Word อาจเป็นอีกทางเลือกในการแก้ปัญหาของท่านได้
ขั้นตอนในการทำจดหมายเวียน
- สร้างเอกสารหลัก
สร้างเอกสารที่มีเนื้อหาที่ต้องการเช่นเดียวกับการสร้างเอกสารทั่วไป โดยให้เว้นส่วนที่ต้องการแทนที่ไว้ ตัวอย่าง
![](picture/tinyPicture/3930300246311/18022563135141_8189252a8b5e4016a0fcf8f887b0e09f.jpg)
2.เตรียมข้อมูลใน Excel เตรียมข้อมูลที่ต้องการ เช่น ชื่อ,ตำแหน่ง หรือที่อยู่เป็นต้น
![](picture/tinyPicture/3930300246311/18022563135824_21128ea418bb47cb8ea9eeee12c96c59.jpg)
จากนั้นทำตามขั้นตอน ดังนี้
1. เปิดไฟล์เอกสารหลัก(Word)ที่ต้องการสร้างจดหมายเวียน
2. เลือกคำสั่ง Mailings
3. เลือก Start Mail Merge
4. เลือก Step by Step Mail Merge Wizard
![](picture/tinyPicture/3930300246311/18022563135957_15f761f36e36436399535bea95310892.jpg)
ขั้นตอน Step by Step Mail Merge Wizard มี 6 Step
Step 1 of 6
5.เมนูทางขวามือ เลือก letter
6.เลือก Next:Starting document
Step 2 of 6
7. เลือก Use the current document (เพื่อใช้เอกสารปัจจุบันเป็นจดหมาย)
8.เลือก Next: Select recipients
Step 3 of 6
9.เลือก Use and existing list (ใช้รายชื่อที่มีอยู่)
10.เลือก Browse
เลือกไฟล์เอกสาร excel ที่ได้ทำการสร้างไว้ และเลือก Sheet ที่ต้องการ
![](picture/tinyPicture/3930300246311/18022563140622_097e08a090cc445b8d903ea1e635e118.jpg)
11. Next: Write your letter
Step 4 of 6
จากนั้นทำการเพิ่มฟิล์ดลงในตำแหน่งเอกสาร โดยมีขั้นตอนดังนี้
-
- คลิกเมาส์วางตำแหน่งที่ต้องการเพิ่มฟิลด์
- คลิก More Items(เพื่อเลือกข้อมูลที่จะมาวาง)
- คลิกเลือกฟิล์ดที่ต้องการ
- คลิกปุ่ม Insert (สามารถทำซ้ำขั้นตอนที่ 1-4 ถ้ามีหลายฟิลด์)
- คลิกปุ่ม Close
Step 5 of 6
คลิก Preview Resultแสดงตัวอย่างจดหมายเวียนที่สร้างขึ้น เช็คดูจดหมายที่พร้อมพิมพ์ ทางขวามือ โดยคลิก << หรือ >> เพื่อเดินหน้า หรือ ถอยหลังตามรายชื่อที่ 1 2 3 4 และ 5 ว่าเป็นไปตามที่ต้องการหรือไม่
จากนั้น คลิก Next: Complete the merge ทำการผสานให้เสร็จสิ้นสมบูรณ์
![](picture/tinyPicture/3930300246311/18022563141032_3c2bbc0d55c54307a6435189d9d22ec6.jpg)
Step 6 of 6
คลิก Edit individual letter เพื่อผนวกจดหมายเข้ากับรายชื่อ จะปรากฏเมนูให้เลือก เลือก All (เพื่อผนวกทั้งหมด หรือ เลือกหัวข้ออื่น แล้วแต่กรณี) OK จะแสดงจดหมายหลายฉบับโดยรายชื่อเปลี่ยนไป
![](picture/tinyPicture/3930300246311/18022563141143_3b9e341baee746dc89a811dfddcf32e1.jpg)
![](picture/tinyPicture/3930300246311/18022563141218_4628fe48f2324af2830d6653383112ae.jpg)