ระบบลาการลาขึ้นมาเพื่อช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลการลาซึ่งระบบการลาจะดำเนินการตั้งแต่เริ่มต้นบันทึกการลา การอนุมัติการลาผ่านระบบ ตลอดจนการรายงานสถิติข้อมูลการลา และนำข้อมูลไปใช้ประกอบการประเมินผลการปฏิบัติราชการ โดยผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ทั้งนี้เพื่อช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ ให้สอดคล้องกับแนวคิดของสำนักงานไร้กระดาษ

แนวคิดการพัฒนาระบบการลาออนไลน์

เนื่องด้วยระบบราชการ มีระเบียบว่าด้วยเรื่องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการลาของข้าราชการ พ.ศ. 2555   ซึ่งมีผลต่อการพิจารณาผลการปฏิบัติงานของบุคลากรภายในองค์กร หากไม่มีการบันทึกใบลาเป็นลายลักษณ์อักษร ส่งผลให้บุคลากรขาดงาน หรือละทิ้งการปฏิบัติราชการโดยไม่มีเหตุผลสมควร ถือเป็นความผิดทางวินัย ซึ่งตามระเบียบได้แบ่งประเภทการลาออกเป็น 11 ประเภท ได้แก่ (1) การลาป่วย (2) การลาคลอดบุตร (3) การลาไปช่วยเหลือภริยาที่คลอดบุตร (4) การลากิจส่วนตัว  (5) การลาพักผ่อน (6) การลาอุปสมบทหรือการลาไปแระกอบพิธีฮัจย์ (7) การลาเข้ารับตรวจเลือกหรือเข้ารับการเตรียมพล (8) การลาไปศึกษา ฝึกอบรม (9) ปฏิบัติการวิจัย หรือดูงาน การลาไปปฏิบัติงานในองค์การระหว่างประเทศ (10) การลาติดตามคู่สมรส (11)การลาไปฟื้นฟูสมรรถภาพด้านอาชีพ

ทั้งนี้การลามีขั้นตอนและข้อปฏิบัติซึ่งจากการศึกษาพบว่าการยื่นใบลาจะมีระยะเวลาตามลำดับชั้นผู้บังคับบัญชาแต่ละระดับอย่างน้อย 1 วัน และต้องมีการจัดเก็บเอกสารไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี โดยมีการจัดเก็บสถิติวันลาไม่น้อยกว่า 10 ปี สำหรับการลาประเภทการลาศึกษาต่อ ต้องมีการจัดเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐานตลอดไป ดังนั้นจะมีการจัดเก็บเอกสารต่างๆในรูปแบบของตู้เอกสาร ซึ่งทำให้สิ้นเปลืองพื้นที่ และยากต่อการสืบค้นเอกสาร ด้วยเหตุนี้ทางศูนย์เทคโนโลยี จึงมีแนวคิดที่จะพัฒนาระบบลาการลาขึ้นมาเพื่อช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลการลาประกอบกับตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการลาของข้าราชการ พ.ศ. 2555  ข้อ 12 ได้อนุญาตให้นำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาประยุกต์ใช้ในการเสนอใบลา โดยอนุญาตให้ลาได้เฉพาะการลาป่วย ลาพักผ่อน หรือลากิจส่วนตัวซึ่งมิใช่ลากิจส่วนตัวเพื่อเลี้ยงดูบุตร ได้

ซึ่งระบบการลาจะดำเนินการตั้งแต่เริ่มต้นบันทึกการลา การอนุมัติการลาผ่านระบบ ตลอดจนการรายงานสถิติข้อมูลการลา และนำข้อมูลไปใช้ประกอบการประเมินผลการปฏิบัติราชการ  โดยผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ทั้งนี้เพื่อช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ ให้สอดคล้องกับแนวคิดของสำนักงานไร้กระดาษ

ประโยชน์ของผลงาน

 1. พัฒนาบุคลากรให้สามารถปฏิบัติตามระเบียบราชการว่าด้วยเรื่องการลาได้ถูกต้องตามขั้นตอ

2. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บข้อมูล

3. ง่ายต่อการสืบค้นข้อมูล

4. ลดปริมาณการใช้กระดานในหน่วยงาน

5. ลดระยะเวลาในการอนุมัติการลา

6. ง่ายต่อการสรุปรายงานการลาของบุคลากรผ่านระบบ

7. ทำให้ เกิดการใช้ข้อมูลและระบบฐานข้อมูลร่วมกันระหว่างหน่วยงาน เกิดการสนองนโยบายผู้บริหาร  Single Database และระบบฐานข้อมูลกลาง (Data Center) 

การใช้กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management :KM) เพื่อผลิตผลงาน

            มีกระบวนการผลิตผลงานตามขั้นตอน KM 7 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. การบ่งชี้ความรู้ โดยสำรวจความรู้ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบมีหัวข้อดังนี้

•  ศึกษาระเบียบสำนักรัฐมนตรี ว่าด้วยเรื่องการลาของข้าราชการ พ.ศ. 2555
•  ศึกษาสิทธิการลาของบุคลากร มหาวิทยาลัยแม่โจ้ กองการเจ้าหน้าที่ (http://personnel.mju.ac.th/leave.php)
•  รายการฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการลา

2.  การสร้างและแสวงหาความรู้ ได้มีการสำรวจความต้องการของระบบโดยศึกษาจากระเบียบ และระบบการลา    ออนไลน์ของหน่วยงานราชการอื่นๆ จากระบบ serach engine อาทิ เช่น google เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ออกแบบ ระบบ
3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ จากการศึกษาค้นคว้าสามารถวิเคราะห์ความต้องการของระบบ โดยมีขั้นตอนในการดำเนินดังต่อไปนี้ 3.1 วิเคราะห์ปัญหาและหาแนวทางในการแก้ไข

  3.2 เก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แล้วนำมาวิเคราะห์ปัญหาของระบบงานเดิม

3.3 ศึกษาและวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการจัดทำระบบงานใหม่ โดยวิเคราะห์ทั้งทางด้านระบบการทำงาน ความคุ้มค่าในการลงทุน และระยะเวลาในการดำเนินการ
3.4 ออกแบบระบบเชิงกายภาพ ขั้นตอนการทำงานของระบบ
3.5 ออกแบบระบบฐานข้อมูล
3.6 พัฒนาระบบการลา
3.7 ทดสอบการทำงานของระบบกับหน่วยงานศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ
3.8 นำระบบไปติดตั้งเพื่อใช้งานจริง
4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้

การวิเคราะห์ และการออกแบบระบบมีการกำหนดขอบเขตการพัฒนา เพื่อให้เกิดการพัฒนาที่มีเป้าหมายในการปฏิบัติงาน อ่านเข้าใจและครอบคลุมทุกระเบียบตามข้อปฏิบัติว่าด้วยการลา ดังนี้

4.1 สามารถลาแบบเต็มรูปแบบได้เฉพาะ การลาป่วย การลากิจ และการลาพักผ่อน เท่านั้น ส่วนการลาประเภทอื่นๆ จะใช้ลักษณะการเดินเอกสารประกอบหลักฐาน แล้วจึงทำการลงบันทึกข้อมูลผ่านระบบการลา เพื่อจัดเก็บและรายงานผลข้อมูลการลา
4.2 รองรับการทำงานผ่านโปรแกรมเว็บบราวเซอร์ Internet Explorer เวอร์ชัน 9 หรือเทียบเท่า เช่น Google Chrome, FireFox, Opera เป็นต้น
4.3 ระบบจะรองรับการใช้งานในรูปแบบภาษาไทย และภาษาอังกฤษเท่านั้น
4.4 สามารถบันทึกการลา อนุมัติการลาได้ทุกเวลาและทุกสถานที่ ที่มีระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
5. การเข้าถึงความรู้ ได้มีการพัฒนาระบบตามขอบเขต และลำดับขึ้นตอนการลา และนำไปเผยแพร่ระบบ website ผ่านระบบ E-Mange ที่บุคลากรทุกคนภายในมหาวิทยาลัยแม่โจ้ สามารถเข้าถึงได้ผ่านระบบรหัสผ่าน

6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ 

เริ่มจากการรายงานผลการพัฒนาระบบในที่ประชุมบุคลากรศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ และในที่ประชุมมีมติให้ทดลองใช้ในศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ และหลังจากนั้นได้นำไปใช้ในมหาวิทยาลัยแม่โจ้ – ชุมพร สำนักวิจัยและส่งเสริมการเกษตร  คณะศิลปะศาสตร์ และคณะวิทยาศาสตร์ ตามลำดับ

7. การเรียนรู้

เมื่อมีการนำเอาระบบไปใช้ยังหน่วยงานอื่นๆ และแต่ละหน่วยงานอาจมีความต้องการที่แตกต่างกัน จึงได้มีการพัฒนาปรับปรุงระบบมาโดยตลอด ให้เหมาะสมกับการใช้งานของผู้ใช้มากที่สุด

หากหน่วยงานต้องการนำระบบไปใช้งานสามารถติดต่อ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ โทร. 3600 ต่อ 3