ในการนำเกณฑ์ EdPEx ไปปรับใช้ในการปฏิบัติงานจริงอย่างเป็นระบบ หลายสถาบันมีการใช้เครื่องมือบริหารจัดการที่เป็นสากลและหลากหลาย ผู้เขียนขอนำเสนอเครื่องมือตัวอย่างที่สามารถนำไปปรับใช้ในการปฏิบัติงานจริงได้อย่างเป็นระบบและต่อเนื่องเพื่อค้นหาช่องว่างและยกระดับกระบวนการดำเนินงานในหมวด 1-6 ได้แก่

1)  Requirement Analysis เป็นเครื่องมือที่ช่วยรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลว่ากระบวนการนั้น ๆ มีความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่อกระบวนการดำเนินงานอย่างไร มีกฎหมาย/ระเบียบ/ข้อบังคับ/มาตรฐานใดที่นำมาใช้ควบคุมกระบวนการดำเนินการ และมีกระบวนการดังกล่าวต้องมีการกำหนดคุณภาพ เช่น ด้านเวลา ต้นทุน ความเสี่ยง ความยืดหยุ่นอย่างไร และแปลงข้อมูลเหล่านี้ให้เป็นข้อกำหนดของกระบวนการ ที่ชัดเจน เจาะจง วัดผลได้ และพร้อมนำไปใช้ออกแบบบริการ/กระบวนการ

2)  SIPOC Model เป็นเครื่องมือที่ช่วยออกแบบกระบวนการ และขอบเขตของกระบวนการ เพื่อให้องค์กรเห็นภาพเดียวกันว่า กระบวนการนี้มีผู้รับบริการเป็นใคร (Customer) ผลผลิตหรือบริการที่เกิดจากกระบวนการคืออะไร (Output) ผู้ส่งมอบปัจจัยนำเข้าของกระบวนการคือใคร (Supplier) ปัจจัยนำเข้าของกระบวนการคืออะไร (Input) และลำดับขั้นตอน/ผู้รับผิดชอบ/กรอบเวลาของกระบวนการคืออะไร (Process) รวมถึงเห็นภาพตัวชี้วัดความสำเร็จของ In Process KPI, Process KPI, Output KPI, Outcome KPI และเห็นโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ และ/หรือการพัฒนานวัตกรรมของกระบวนการ

3)  Swimlane Diagram เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดทำเส้นทางของกระบวนการทำงาน (Workflow) ที่ต่อเนื่องจาก SIPOC Model โดยเป็นเครื่องมือที่ทำให้องค์กรเห็นภาพกระบวนการทำงานจริงที่มีความต่อเนื่องกัน ได้แก่ ลำดับงานเริ่มและสิ้นสุด ผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน จุดส่งต่องานไปยังกระบวนการถัดไป และโอกาสในการปรับปรุง/พัฒนา เช่น จุดรอ จุดคอขวด จุดตัดสินใจ และจุดควบคุม ผ่าน In Process KPI

4)  SOP และ Work Instruction เป็นเครื่องมือที่ดำเนินการต่อเนื่องจาก Swimlane Diagram โดยเป็นการขยายผลให้เกิดเป็นมาตรฐานการดำเนินงานที่ใช้ได้จริง โดยจำแนกเป็น SOP (คู่มือการปฏิบัติงาน)ซึ่งเป็นเอกสารสรุปมาตรฐานการปฏิบัติงานทั้งหมดของกระบวนการที่มีองค์ประกอบได้แก่ ชื่อกระบวนการ วัตถุประสงค์ของกระบวนการ ขอบเขตของกระบวนการ ผู้รับผิดชอบกระบวนการ ข้อกำหนดของกระบวนการ สารสนเทศที่เกี่ยวข้อง และตัวชี้วัดความสำเร็จ และ Work Instruction (ขั้นตอนการปฏิบัติงาน) เป็นเอกสารที่อธิบายวิธีปฏิบัติอย่างละเอียดของขั้นตอนนั้น เช่น ระดับขั้นตอนย่อย วิธีการดำเนินงานตามขั้นตอนโดยละเอียด และเกณฑ์การตรวจสอบ ข้อควรระวัง และหลักฐานที่ต้องบันทึก

5)  Lean Process เป็นเครื่องมือในการปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานให้รวดเร็ว ลื่นไหล และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า โดยพิจารณาจากประเด็นสำคัญ 3 ประการ ได้แก่ Value Added (VA) หรืองานที่สร้างคุณค่าโดยตรง ซึ่งเป็นงานที่ช่วยให้ผลลัพธ์ดีขึ้น ลูกค้าต้องการจริงและยอมจ่ายเงินซื้อ Non-Value Added but Necessary (NVA-Need) หรืองานที่ไม่เพิ่มมูลค่าโดยตรง แต่ยังจำเป็นที่ต้องดำเนินการ เช่น การตรวจสอบคุณภาพสินค้าและบริการตามข้อกำหนด และ Non-Value Added (NVA) หรืองานที่ไม่สร้างคุณค่าและควรลดหรือตัดออก ซึ่งการพิจารณาจะใช้ 8 Wastes Analysis ในการพิจารณาค่าคะแนนความสูญเปล่า (0-2) ในประเด็น 8 ประเด็น ได้แก่ Defect ซึ่งเป็นความสูญเปล่าจากงานที่ต้องแก้ไขหรือทำใหม่ เช่น ออกเอกสารผิดและต้องแก้ไข ทำรายงานผิดรูปแบบและส่งกลับแก้ไข Over production ความสูญเปล่าจากงานที่ทำเกินความจำเป็น เช่น พิมพ์เอกสารสำรองมากเกินไป ทำรายงานไม่มีใครใช้ Waiting ความสูญเปล่าจากการรอคอย การล่าช้า การรอข้อมูล การรออนุมัติ การรอทรัพยากร Non utilize talent person ความสูญเปล่าจากการใช้ศักยภาพของบุคลากรไม่เต็มที่ Transport ความสูญเปล่าจากงานที่ต้องเคลื่อนย้ายสิ่งของโดยไม่จำเป็น เช่น การส่งเอกสารไปหลายหน่วยงาน การส่งไฟล์หลายช่องทางจนสับสน Inventory ความสูญเปล่าจากงานที่ต้องสำรองทรัพยากรที่มากเกินไป Motion ความสูญเปล่าจากการเคลื่อนไหวของคนที่ไม่จำเป็น เช่น เดินหาเอกสาร เดินไปถามข้อมูลหลายจุด Extra Processing ความสูญเปล่าจากงานที่มีขั้นตอนมากเกินจำเป็นโดยไม่สร้างมูลค่า เช่น คีย์ข้อมูลซ้ำ 2 รอง การตรวจสอบหลายรอบโดยไม่จำเป็น

6)  Fishbone Diagram เป็นเครื่องมือจัดกลุ่มปัญหาเชิงสถิติ เพื่อแยกแยะปัจจัยรอบด้านที่ส่งผลกระทบต่อผลงาน (เช่น คน ระบบ วิธีการ หรือเครื่องมือ) ซึ่งจะช่วยให้เห็นภาพรวมของปัจจัยทั้งหมดที่ทำให้ผลการดำเนินงานไม่เป็นไปตามตัวชี้วัดและค่าเป้าหมาย

7)  5 Why Analysis เป็นเครื่องมือตั้งคำถามเจาะลึกว่า "ทำไม" ต่อเนื่องกัน 5 ครั้ง จากกลุ่มปัจจัยหลักในผังก้างปลา เพื่อค้นหาต้นตอของปัญหาที่แท้จริง (Root Cause) แทนการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

8)  Prioritization Matrix เป็นเครื่องมือเชิงปริมาณที่ใช้ในการประเมินและจัดลำดับความสำคัญของแนวทางแก้ไขปรับปรุงและทางเลือกเชิงนวัตกรรม ที่ระดมสมองได้จากขั้นตอนการแก้รากเหง้าปัญหา เพื่อคัดเลือกแนวทางที่มีผลกระทบสูง คุ้มค่า และทำได้จริงมาดำเนินการก่อน ป้องกันความสูญเปล่าของงบประมาณ

9)  PDCA เป็นเครื่องมือการปรับปรุงกระบวนการอย่างเป็นระบบ โดยเริ่มตั้งแต่การระบุปัญหา/หาสาเหตุ และแนวทางแก้ไขโดยใช้เครื่องมือ เช่น Fishbone Diagram และ 5 Why Analysis และ Prioritization Matrix (Plan) การดำเนินการตามแนวทางที่กำหนด (Do) ตรวจสอบผลการดำเนินงานหลังการปฏิบัติ (Check) และปรับปรุง/แก้ไขหรือจัดทำมาตรฐานใหม่ (Action)

10)  DMAIC เป็นเครื่องมือการปรับปรุงกระบวนการอย่างเป็นระบบโดยใช้เครื่องมือจริงและการวิเคราะห์อย่างมีเหตุผล เริ่มตั้งแต่การกำหนดกระบวนการที่เกิดปัญหา (Define) การวัดผลและเก็บข้อมูลจริงจากข้อมูลผลการดำเนินงานเพื่อเห็นขนาดของปัญหาก่อนการแก้ไข (Measure) การวิเคราะห์เพื่อค้นหาสาเหตุรากเหง้าของปัญหาที่ทำให้กระบวนการเกิดความผิดพลาด โดยใช้เครื่องมือ เช่น Fishbone Diagram และ 5 Why Analysis (Analyze) การกำหนดแนวทางการปรับปรุง/แก้ไข (Improve) และการควบคุมคุณภาพเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำ (Control)

สรุปความเชื่อมโยงในการนำเครื่องมือมาใช้การยกระดับกระบวนการดำเนินงานในหมวด 1-6 ภายใต้วงจร ADLI

เอกสารอ้างอิง :

สุธาสินี โพธิจันทร์.  2558.  PDCA หัวใจสำคัญของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง.  [ระบบออนไลน์]. 
แหล่งที่มา https://www.ftpi.or.th/2015/2125 (6 กุมภาพันธ์ 2567).

สุภัทร พัฒน์วิชัยโชติ.  2559.  Process Excellence Framework.  [ระบบออนไลน์]. 
แหล่งที่มา https://drive.google.com/drive/folders/1uZC44o3r9lFe8mS42f4WNvafYoBkBNly (12  พฤษภาคม 2569).