การพัฒนาระบบเพื่อลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน สำหรับการจัดเก็บและทำลายเอกสาร โดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน โดยการนำระบบจัดเก็บและทำลายเอกสารมาช่วยปรับปรุงประสิทธิผล ในกระบวนการทำงาน จากเดิมที่มีขั้นตอนการทำงานในลักษณะ Manual และใช้ไฟล์ Excel
ชื่อระบบ ระบบจัดเก็บและทำลายเอกสาร หน่วยงานที่ขอให้พัฒนาระบบ กองกลาง สำนักงานมหาวิทยาลัย วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และลดขั้นตอน ระยะเวลาในการปฏิบัติงานจัดเก็บและทำลายเอกสาร ความสามารถ การทำงานของระบบ (ขอบเขตการพัฒนาระบบ) เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน โดยการนำระบบจัดเก็บและทำลายเอกสารมาช่วยปรับปรุงประสิทธิผล ในกระบวนการทำงาน จากเดิมที่มีขั้นตอนการทำงานในลักษณะ Manual และใช้ไฟล์ Excel ลดขั้นตอนในการจัดพิมพ์ไฟล์ Excel โดยสามารถส่งออกรายการบัญชีหนังสือขอทำลาย แบบที่ 25 พร้อมระบุลำดับและเลขหน้าได้ และส่งออกเครื่องพิมพ์แต่ละหน้าหรือทุกหน้าได้ โดยกำหนดจำนวนบรรทัดต่อหน้าได้เอง ลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน โดยสามารถค้นหาข้อมูลจากประเภทหนังสือ (หมวด) เลขรับหนังสือ ชื่อเรื่อง และปีพ.ศ ครบกำหนดได้ มีปุ่มคำสั่งตรวจสอบรายการซ้ำ เพื่อลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลจัดเก็บเอกสาร มีปุ่มคำสั่งรอบันทึก เพื่อค้นหารายการเอกสารที่ยังไม่ได้กำหนดปีครบกำหนดทำลายเอกสาร เพื่อให้ข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์ การบันทึกผลการพิจารณารายการบัญชีทำลายเอกสาร มีการบันทึกประวัติการพิจารณาของคณะกรรมการ หอจดหมาย การขยายระยะเวลาจัดเก็บ ความเห็นแย้ง และวิธีจัดเก็บ/ทำลาย มีการบันทึกข้อมูลหน่วยงานงานและผู้บันทึกข้อมูล เพื่อให้สามารถระบุแหล่งที่มาของข้อมูล และสามารถใช้งานระบบร่วมกันได้ทุกหน่วยงาน ตามข้อเสนอแนะของสภามหาวิทยาลัยในการพัฒนาระบบบันทึกข้อมูลอย่างมีมาตรฐานเดียวกัน