เมื่อเร็วๆ นี้ ผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าร่วมโครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการเกี่ยวกับ “ การบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ” ที่ทางกลุ่มภารกิจจดหมายเหตุ สำนักหอสมุดมหาวิทยาลัยแม่โจ้จัดขึ้นโดยมีอาจารย์ชยันต์ หิรัญพฤกษ์ ผู้เชี่ยวชาญทางด้านจดหมายเหตุ ซึ่งอดีตท่านเป็นผู้อำนวยการจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยพายัพมานานกว่า 30 ปีเป็นวิทยากรถ่ายทอดและให้ความรู้เกี่ยวกับงานจดหมายเหตุฯ ผู้เขียนเห็นว่าสิ่งที่ได้รับจากการเข้าร่วมโครงการครั้งนี้เป็นสิ่งที่มีประโยชน์ จึงขออนุญาตนำมาแบ่งปันให้กับคุณผู้อ่านโดยขอเน้นที่จดหมายเหตุเป็นหลักนะคะ .... ท่านอาจารย์ชยันต์ ได้ให้คำอธิบายเกี่ยวกับจดหมายเหตุไว้ว่า ....จดหมายเหตุคือเอกสารต่าง ๆ เช่น จดหมาย รายงาน รายงานการประชุม รูปภาพ ฟิล์มถ่ายรูป รูปถ่าย แบบแปลน พิมพ์เขียวคำสั่ง ประกาศ ฯลฯ (ยกเว้นวัสดุครุภัณฑ์) ที่เกิดจากการปฏิบัติงานของหน่วยงานหรือสำนักงาน ซึ่งเอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารที่เจ้าของหน่วยงานหรือสำนักงานไม่ใช้ในการปฏิบัติงานประจำวัน...เป็นเอกสารที่ล่วงเวลาไปแล้ว โดย • เอกสารการเงิน กำหนดระยะเวลาไว้ว่าต้องเกิน 10 ปี • เอกสารอื่น ๆ ที่ส่งให้หน่วยงานจดหมายเหตุต้องไม่ได้ใช้แล้ว กำหนดระยะเวลาต้องเกิน 25 ปี เมื่อเอกสารมีอายุครบระยะเวลาที่ว่าไว้ก็สามารถส่งไปเก็บรักษาที่งานจดหมายเหตุได้ ซึ่งก็จะมีประโยชน์ต่อหน่วยงานหรือสำนักงานที่เป็นเจ้าของ สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิงเมื่อมีเหตุจำเป็น สำหรับเอกสารที่ถูกจัดเก็บไว้ในระบบงานจดหมายเหตุ สามารถให้บริการได้ตามระเบียบของหน่วยงานจดหมายเหตุซึ่ง - จะเก็บตามระบบที่เอกสารเคยถูกเจ้าของสำนักงานหรือหน่วยงานเดิมจัดเก็บ - มีการใส่บัญชีรายชื่อเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้ - มีการจัดทำคู่มือช่วยค้นเพื่อง่ายต่อการใช้ - เจ้าของเอกสารสามารถเรียกใช้เอกสารได้โดยไม่มีข้อจำกัด เมื่อผู้เข้าร่วมอบรมในโครงการนี้ได้ทราบและเข้าใจเกี่ยวกับลักษณะของงานจดหมายเหตุดีแล้ว ทางกลุ่มภารกิจงานจดหมายเหตุแม่โจ้ก็ได้นำผู้เข้าร่วมการอบรมฯ ไปดูแฟ้มงานเอกสารต่าง ๆ ที่หลากหลายหน่วยงานในมหาวิทยาลัยแม่โจ้ได้จัดส่งมาให้ เพื่อให้ทางกลุ่มภารกิจงานจดหมายเหตุแม่โจ้ได้ทำการแยกแยะ แจกแจง และจัดเก็บให้ถูกต้องตามลักษณะของการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุต่อไป ในช่วงระหว่างของการอบรม ผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าไปดูเอกสารแฟ้มต่าง ๆ ที่หลายหน่วยงานของมหาวิทยาลัยแม่โจ้ไม่ได้ใช้งานแล้วและทะยอยจัดส่งมาที่งานจดหมายเหตุ สำนักหอสมุดมหาวิทยาลัยแม่โจ้ ซึ่งก็มีทั้ง - รายงานการประชุม , ใบขอซื้อ , ใบเบิกเงินรายได้ - การประชุมสัมมนา , พัสดุ , การเงิน - ระเบียบ , ประกาศ , คำสั่ง , หนังสือเวียนภายใน - แผนปฏิบัติงาน , แผนกลยุทธ์ , SAR - ใบเบิกเงิน , คำของบประมาณ - ฎีกา , สิ่งก่อสร้าง , สัญญาซื้อ-ขายต่าง ๆ - การศึกษาดูงาน - บัญชีลงเวลาปฏิบัติงานของบุคลากร ข้าราชการ , ลูกจ้างชั่วคราว - ข่าวห้องสมุด - ใบเบิกพัสดุ - ระบบจัดซื้อ / จัดจ้าง , บัญชีสามมิติ - แผนพัฒนาต่าง ๆ ฯลฯ หากมีผู้สงสัยว่า การจัดทำจดหมายเหตุดีหรือไม่และจะเป็นประโยชน์มากน้อยเพียงใด หลังจากที่ผู้เขียนได้เข้าร่วมรับฟังการอบรมมาแล้ว ก็มีความเห็นสอดคล้องและคล้อยตามกับที่ท่านอาจารย์ชยันต์ และคณะทำงานกลุ่มภารกิจงานจดหมายเหตุ สำนักหอสมุดมหาวิทยาลัยแม่โจ้ บอกว่าเป็นสิ่งที่ดีและมีประโยชน์อย่างแน่นอนเพราะจดหมายเหตุมีวิวัฒนาการมานับตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันซึ่งจดหมายเหตุจะเป็นร่องรอย หลักฐาน สำคัญที่ยังคงปรากฏอยู่ โดยสามารถทำการสืบค้นอ้างอิงในเรื่องต่างๆ ได้เป็นอย่างดี แม้ว่าเวลาจะผ่านมาเนิ่นนานเพียงใดก็ตาม.......
URL สำหรับอ้างอิงถึงหน้านี้