รายละเอียดโครงการ

ในอดีตงานประชุมมหาวิทยาลัยแม่โจ้ จะจัดทำแฟ้มเอกสารประกอบการประชุมด้วยกระดาษในการประชุมทุกคณะกรรมการ จนกระทั่ง ปี พ.ศ. 2548 ได้พัฒนาเป็นการจัดทำระเบียบวาระการประชุมด้วยโปรแกรม Power point และบันทึกลงแผ่น CD ส่งให้กรรมการก่อนการประชุมอย่างน้อย 5-7 วัน ต่อมา มหาวิทยาลัยได้มีนโยบายให้ทุกหน่วยงานนำระบบสารสนเทศมาใช้เพื่อลดขั้นตอนในการปฏิบัติงาน และได้มอบหมายให้งานประชุมร่วมกับศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ จัดทำระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) เพื่อช่วยปฏิบัติงานในการประชุมคณะกรรมการต่างๆ ของมหาวิทยาลัย ซึ่งสามารถลดปริมาณการใช้กระดาษ ลดระยะเวลาในการส่งข้อมูลให้คณะกรรมการก่อนการประชุมได้ทันตามกำหนด และกรรมการสามารถศึกษารายละเอียดเอกสารประกอบการประชุมผ่านระบบ e-Meeting ทั้งยังสนองนโยบายการประหยัดทรัพยากรและพลังงาน โดยระบบดังกล่าวได้ดำเนินการแล้วเสร็จในเดือนพฤษภาคม 2553 มหาวิทยาลัยแม่โจ้ ได้จัดโครงการอบรมให้แก่ผู้ดูแลการประชุมระดับหน่วยงาน จำนวน 2 ครั้ง และจัดโครงการซักซ้อมความเข้าใจและแลกเปลี่ยนเรียนรู้การใช้งานระบบ e-meeting ให้แก่ผู้ใช้ จำนวน 2 ครั้ง เพื่อผลักดันให้หน่วยงานในมหาวิทยาลัยใช้ระบบ e-Meeting อย่างต่อเนื่องและทั่วถึง พ.ศ.2554 งานประชุมร่วมกับศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ ได้พัฒนาระบบให้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการปรับรูปแบบการกรอกข้อมูล และสามารถแสดงสถิติการใช้งานระบบ e-Meeting พ.ศ.2557 ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ ได้พัฒนาให้ระบบ e-Meeting สามารถแสดงบันทึกความเห็นในที่ประชุมแบบ Real time และให้ผู้ใช้ระบบกรอกจำนวนเอกสารที่นำเข้าสู่ระบบ เพื่อจัดทำสถิติที่สามารถลดปริมาณกระดาษ แสดงบนเว็บไซต์ พ.ศ. 2558 ได้ขอความอนุเคราะห์จากศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ จัดทำระบบการติดตามการดำเนินงานตามมติที่ประชุม เนื่องจากงานประชุม กองกลาง เป็นฝ่ายเลขานุการคณะกรรมการชุดต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย จึงมีภารกิจที่ต้องดำเนินการติดตามการดำเนินงานตามมติที่คณะกรรมการฯ ได้มอบหมายให้มีผู้รับผิดชอบดำเนินการ เพื่อรายงานให้มหาวิทยาลัยทราบเป็นระยะ ซึ่งขณะนี้อยู่ระหว่างการบันทึกการติดตาม สามารถใช้สืบค้นได้ตั้งแต่ปี พ.ศ.2559 เป็นต้นไป มหาวิทยาลัยแม่โจ้- ชุมพร เล็งเห็นและให้ความสำคัญต่อการประชุม เพื่อให้ผู้บริหารและบุคลากร ตระหนักในการประชุมที่มีการประหยัดกระดาษ 100% โดยนำเอาเทคโนโลยีมาทดแทน เพื่อเป็นการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม