บทความนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาการบูรณาการเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence: AI) ในการสร้างผังงาน (Flowchart) เพื่อยกระดับคุณภาพงานเอกสารและขั้นตอนปฏิบัติงานในระบบงานสารบรรณ ซึ่งเป็นกระบวนการสำคัญในการบริหารจัดการเอกสารของหน่วยงานภาครัฐและองค์กรต่าง ๆ การนำ AI มาใช้ช่วยวิเคราะห์ขั้นตอนการดำเนินงาน จัดลำดับกระบวนการ และออกแบบผังงานอย่างเป็นระบบ ส่งผลให้การปฏิบัติงานมีความถูกต้อง รวดเร็ว และลดความซ้ำซ้อนของขั้นตอนการทำงาน ผลการศึกษาพบว่า การใช้ AI ในการสร้างและปรับปรุงผังงานสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร ลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงาน และช่วยให้บุคลากรมีความเข้าใจขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังเอื้อต่อการพัฒนาระบบงานสารบรรณให้มีความทันสมัย สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีดิจิทัล และสามารถนำไปประยุกต์ใช้เป็นแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการทำงานขององค์กรได้อย่างยั่งยืน

การบูรณาการ AI คือการนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์มาใช้ร่วมกับกระบวนการทำงานเดิม
ในบริบทของ งานสารบรรณ AI จะช่วย

• วิเคราะห์ขั้นตอนงาน
• สร้างผังงาน (Flowchart) อย่างเป็นระบบ
• ลดความผิดพลาดจากมนุษย์
• เพิ่มความรวดเร็วและความถูกต้องของเอกสาร

บทบาทของ AI ในการสร้างผังงานงานสารบรรณ

1. วิเคราะห์กระบวนการทำงาน

• อ่านเอกสารระเบียบงานสารบรรณ
• แยกขั้นตอน เช่น รับหนังสือ → ลงทะเบียน → เสนอ → สั่งการ → เก็บแฟ้ม
• ตรวจหาจุดซ้ำซ้อนหรือขั้นตอนที่ไม่จำเป็น

2. สร้างผังงานอัตโนมัติ

• แปลงข้อความขั้นตอนเป็น Flowchart
• เลือกรูปสัญลักษณ์มาตรฐาน (เริ่ม/สิ้นสุด, การตัดสินใจ, การดำเนินการ)
• ปรับรูปแบบผังงานให้เข้าใจง่าย

3. ปรับปรุงผังงานให้มีประสิทธิภาพ

• เสนอทางเลือกขั้นตอนที่สั้นลง
• แนะนำการใช้ระบบดิจิทัลแทนเอกสารกระดาษ
• ลดเวลาการไหลของงาน

4. การยกระดับคุณภาพงานเอกสารด้วย AI

•  ตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูล
• จัดหมวดหมู่เอกสารอัตโนมัติ
• ค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว
• ลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล

4. ประโยชน์ต่อขั้นตอนปฏิบัติงาน

• บุคลากรเข้าใจขั้นตอนตรงกัน
• ปฏิบัติงานได้ตามมาตรฐานเดียวกัน
• ฝึกอบรมบุคลากรใหม่ได้ง่าย
• เพิ่มความโปร่งใส ตรวจสอบได้