โครงการ “เปิดบ้าน เปิดใจ กองกลาง” หัวข้อ ภารกิจของกองกลาง “ขั้นตอนและกระบวนการเสนอเอกสาร”

วันที่เริ่มต้น 09/02/2564 เวลา 13:30 วันที่สิ้นสุด 31/03/2564 เวลา 15:30
สถานที่จัด ห้องประชุมกองกลาง และห้องประชุมสารภี(80 ปี) สำนักงานมหาวิทยาลัย 

หน่วยงานที่จัด ผู้รับผิดชอบ ผู้เข้าร่วม
หน่วยงานที่จัด
คณะ/สำนัก สำนักงานมหาวิทยาลัย สาขา/กอง กองกลาง หน่วยงานภายใน  งานอำนวยการ
ผู้รับผิดชอบหลัก
หน่วยงานภายนอก 0
ไม่มีข้อมูล
รวม

ผู้รับผิดชอบหลัก (นักศึกษา)
ไม่มีข้อมูล
ตามที่มหาวิทยาลัยได้มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างหน่วยงานภายใน ซึ่งกองกลางเป็นหน่วยงานหนึ่งที่ได้มีการปรับเปลี่ยนและรวมงานที่มีภารกิจคล้ายกัน โดยแบ่งเป็น ๔ งาน คือ งานอำนวยการ งานประชุม งานสภาพนักงานและงานประสานงาน ซึ่งแต่ละงานมีภารกิจที่แตกต่างกัน สิ่งที่เหมือนกันคือการบริหารจัดการด้านเอกสารให้มีประสิทธิภาพ และการให้บริการหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย ดังนั้น จึงมีหลายหน่วยงานที่ยังไม่ทราบถึงภารกิจหน้าที่ ขั้นตอน และวิธีการปฏิบัติ ที่กองกลางรับผิดชอบ เพื่อเป็นการสร้างความเข้าใจและรู้จักกองกลางมากยิ่งขึ้น ในฐานะหน่วยงานกลางของมหาวิทยาลัยที่มีบทบาทสำคัญหน่วยงานหนึ่งในการขับเคลื่อนและร่วมพัฒนา ตามนโยบายของมหาวิทยาลัย จึงได้จัดโครงการ “เปิดบ้าน เปิดใจ กองกลาง” ขึ้น ซึ่งเป็นโครงการที่มีระยะเวลาต่อเนื่อง ทำให้สามารถสร้างความเข้าใจและเกิดทัศนคติที่ดีขึ้นของผู้รับบริการ
รายละเอียดเพิ่มเติม
ตอนที่ 1 รายละเอียด
ประเภท/ลักษณะงาน การจัดการความรู้
เกี่ยวข้องกับกิจกรรม กิจกรรมด้านการบริหารจัดการ
ระดับ ในสถาบัน
ปริมาณงานทั้งหมด 2  
เป้าหมายผู้เข้าร่วม 148 คน
จำนวนผู้เข้าร่วม   183 คน
ตอนที่ 2 รายรับ-รายจ่าย
รายรับ   8960 บาท
มูลค่ารายรับ   ไม่ระบุ บาท
ค่าใช้จ่าย 8960 บาท
มูลค่าค่าใช้จ่าย   ไม่ระบุ บาท
ตอนที่ 3 ผลการดำเนินงาน
1. กรณีที่เป็นเอกสารย้อนหลังของหน่วยงาน ให้หน่วยงานทำโน้ตบันทึกเหตุผลของการเสนอเอกสาร ลงนามย้อนหลังเพื่อเสนอผู้บริหารพิจารณา
2. ในกรณีเอกสารด่วนที่จะต้องให้อธิการลงนาม แต่อธิการบดีเดินทางไปราชการ จะมีผู้บริหารปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งรักษาการแทนอธิการบดี โดยคณะสามารถเสนอเอกสารได้ตามปกติ
3. ขอให้ทางสารบรรณจัดทำแบบฟอร์ม ขั้นตอนเส้นทางการเสนอหนังสือแต่ละประเภท และแจ้งเวียนให้ทุกหน่วยงาน เพื่อความถูกต้องรวดเร็วในการผลิตเอกสาร และป้องกันการเสนอเอกสารผิดช่องทาง
4. การสรุปข้อความการเสนอหนังสือในระบบ e-document ขอให้มีการสรุปข้อความที่สั้น กระชับ มีการตัดข้อความในการเสนอไม่พิมพ์ยาวจนเกินไป
5. ขอให้กองกลางจัดพื้นที่สำหรับแก้ไขหนังสือ โดยมีเครื่องคอมพิวเตอร์ จำนวน 1 ตัว เครื่องปริ้นเตอร์ จำนวน 1 ตัว สำหรับแก้เอกสาร
6. ควรมีการทำแบบฟอร์มหนังสือให้ชัดเจน เช่น แบบฟอร์มคำสั่งมหาวิทยาลัยแม่โจ้ ควรมีข้อความไว้ในแบบฟอร์ม โดยหน่วยงานเติมเฉพาะข้อมูลในส่วนที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานเท่านั้น เป็นต้น
7. จัดทำ Flow Chart ขั้นตอนการเสนอหนังสือ พร้อมกำหนดระยะเวลาการแล้วเสร็จของเอกสารให้ชัดเจน
8. การตรวจสอบเอกสารควรมีการตรวจสอบที่งานสารบรรณกลางเพียงจุดเดียว เมื่อเสนอไปยังเลขานุการผู้บริหารเพื่อเสนอผู้บริหารลงนามไม่ควรมีการตรวจสอบอีกครั้ง เนื่องจากจะทำให้เอกสารมีความล่าช้า
9. การให้บริการของส่วนงานกองกลาง บุคลากรยิ้มแย้ม และให้บริการที่ดี
10. การตรวจสอบรูปแบบเอกสารควรเป็นรูปแบบเดียวกัน หลังจากจบโครงการควรจัดอบรม เพื่อลดปัญหา และความขัดแย้งในการทำงาน
11. ควรการจัดอบรมอาจารย์รุ่นใหม่ ควรมีหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการและรายงานการประชุมบรรจุไว้ในโครงการดังกล่าวด้วยทุกครั้ง
12. ควรมีการให้ความรู้เกี่ยวกับข้อกฎหมาย หรือความหมายของคำที่ใช้อ้างถึงในการทำคำสั่ง เช่น คำว่า อนุสนธิ หมายความถึงอะไร เหตุใดจึงต้องใช้คำนี้
13. การเสนอหนังสือภายนอกให้ผู้บริหารลงนาม ขอเว้นชื่อผู้บริหารที่ลงนามไว้ เนื่องจากบางครั้งเอกสารมีการแก้ไข และผู้บริหารท่านได้เดินทางไปราชการหรือติดภารกิจ ซึ่งอาจจะต้องมีการเปลี่ยนผู้ลงนามในหนังสือ เพื่อความรวดเร็วในการทำงาน
14. รายงานการเดินทางของผู้บริหาร ถ้าเป็นการเดินทางที่มีค่าใช้จ่ายจะต้องเสนอเอกสารผ่านกองคลัง ก่อนมาถึงงานสารบรรณกลาง ซึ่งบางครั้งเอกสารล่าช้า ทำให้ไม่สามารถเคลียร์เงินยืมได้ทันตามกำหนดระยะเวลา
15. ควรมีการจัดอบรมสำหรับบุคลากรภายใน เรื่องแบบฟอร์มของหนังสือ รวมถึงข้อกฎหมายในการจัดทำหนังสือ ซึ่งการไปอบรมภายนอกจะเป็นแบบฟอร์มหนังสือในภาพรวม อาจจะไม่เหมือนกับรูปแบบภายในของหน่วยงานเราที่ใช้ปฏิบัติ
16. การแต่งตั้งบุคคลภายนอกให้ใช้เป็นคำสั่ง ไม่ใช้เป็นประกาศ เนื่องจากตามระเบียบงานสารบรรณ ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ
17. ควรมีการทำ template แบบฟอร์มหนังสือซึ่งหน่วยงานสามารถเติมข้อความโดยที่รูปแบบไม่สามารถแก้ไขได้ เพื่อความถูกต้องและสะดวกรวดเร็วในการปฏิบัติงาน
18. การรับ-ส่งหนังสือ (ตลาดนัดเอกสาร) ทางสารบรรณกลางได้มีหนังสือแจ้งเวียนการยกเลิก และให้หน่วยงานใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการรับ-ส่งหนังสือ (ตลาดนัดเอกสาร) ณ ปัจจุบัน เป็นการตกลงระหว่างผู้ปฏิบัติงาน
19. กรณีถ้าเอกสารของส่วนงานมีการแก้ไข ขอให้ทางเจ้าหน้าที่สารบรรณกลางโทรแจ้งไปยังหน่วยงานเพื่อดำเนินการแก้ไขเอกสารได้ทันที และปริ้นเอกสารส่งกลับมา เพื่อความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน
20. ทางคณะเสนอการตรวจเอกสารเพื่อความรวดเร็วขอส่งเป็นไฟล์เอกสารมาให้ทางงานสารบรรณกลางตรวจสอบก่อนเมื่อเอกสารถูกต้องแล้วปริ้นมานำเสนอเพียงครั้งเดียว เพื่อลดระยะเวลา และความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน
21. ขอให้มีการปรับปรุงข้อมูล MOU ให้เป็นปัจจุบัน เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบการหมดอายุของ MOU
22. หนังสือของสำนักงบประมาณบางครั้งกองแผนงานจะได้รับการประสานจากสำนักงบประมาณให้ทำหนังสือภายนอกซึ่งบางครั้งจะเป็นการลงวันที่ย้อนหลัง ซึ่งจะขอความร่วมมือจากกองกลางในการออกเลขหนังสือย้อนหลัง
23. หนังสือภายนอกบางฉบับ กองกลางจำเป็นจะต้องส่งให้กองแผนงานเพื่อตรวจสอบรายละเอียดของหนังสือว่าขั้นตอนการเสนอจะต้องเริ่มต้นที่กองแผนงานหรือไม่ ก่อนที่จะเสนอและสั่งการส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องดำเนินการ
24. ควรมีมาตรฐานในการตรวจเอกสารที่เหมือนกัน
25. ควรมีการจัดทำประกาศข้อควรระวังในเรื่องใดบ้างก่อนที่หน่วยงาน คณะ สำนัก กอง จะนำหนังสือมาเสนอยังสารบรรณกลางเพื่อเสนอผู้บริหารลงนาม
26. มหาวิทยาลัยควรมีการกำหนดฟอนท์ของหนังสือราชการ ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
27. ควรมีการจัดทำคู่มืองานสารบรรณ
28. หนังสือภายนอกขอให้มีการดำเนินการให้แล้วเสร็จภายใน 1 วัน
29. หนังสือจากหน่วยงานภายนอกมีการจัดส่งหลายทาง เช่น ทางไปรษณีย์ อีเมล งานประสานงาน และทางโทรสาร ทำให้บางครั้งเอกสารเกิดการสูญหาย ขอให้กองกลาง ช่วยตรวจสอบเส้นทางของเอกสารที่จัดส่งมายังมหาวิทยาลัย และนำเสนอผู้บริหารพิจารณาโดยเร็ว
30. การเกษียณหนังสือหากเป็นเรื่องที่มีหน่วยงานเป็นเจ้าของเรื่อง ขอให้ส่งต้นเรื่องให้ส่วนงานที่เกี่ยวข้องพิจารณาดำเนินการแจ้งเวียน และรวบรวมรายชื่อกรณีที่เป็นการเข้าร่วมอบรม เพื่อเสนอให้ผู้บริหารพิจารณาอนุมัติหรืออนุญาตให้เข้าร่วม
31. ในกรณีที่เอกสารมีระยะเวลาในการตอบกลับ ทางสารบรรณกลางจะส่งต้นเรื่องให้กับส่วนงานที่เกี่ยวข้อทราบอีกทางหนึ่ง และส่งต้นฉบับเสนอให้ผู้บริหารพิจารณา
32. หนังสือการขออนุมัติเดินทางไปปฏิบัติงาน และรายงานการเดินทางไปปฏิบัติงานของคณะ สำนัก ไม่ควรผ่านกองคลัง เนื่องจากในการอนุมัติในส่วนของผู้บริหารคณะ สำนัก จะเป็นอำนาจของอธิการบดี และการเบิกเงินสำหรับการเดินทางจะใช้เงินของคณะ สำนัก โดยไม่ได้ใช้เงินในส่วนของสำนักงานมหาวิทยาลัย ขอให้เสนอให้อธิการบดีเพื่ออนุมัติได้ ทั้งนี้ กองคลัง จะถือเป็นแนวปฏิบัติและแจ้งเวียนให้ทุกหน่วยงานเพื่อรับทราบ
33. การเสนอหนังสือภายนอกเรื่องขอความอนุเคราะห์ดูงานด้านกัญชงกัญชา ขอจัดส่งต้นเรื่องให้ กองบริหารงานทรัพย์สินและกิจการพิเศษ ดำเนินการเสนอผู้บริหารพิจารณา หากหน่วยงานภายนอกมีการติดตามหนังสือดังกล่าวขอแจ้งให้หน่วยงานติดต่อกับกองบริหารงานทรัพย์สิน ฯ ได้โดยตรง
34. ขอให้กองกลางทำหนังสือแจ้งเวียนเกี่ยวกับการดำเนินการออกเลขหนังสือของส่วนงานระดับคณะ สำนัก กอง ภายในมหาวิทยาลัย เนื่องจากในปัจจุบันมีการออกเลขหนังสือของส่วนงานไปใช้เป็นหนังสือส่วนตัว
35. ควรมีการจัดทำแนวปฏิบัติและขั้นตอนการดำเนินการเอกสารลับ สำหรับเจ้าหน้าที่เอกสารลับ
36. การทำลายหนังสือตามระเบียบงานสารบรรณ จะต้องทำหนังสือไปยังหอจดหมายเหตุเพื่อขอทำลายหนังสือ และมีการแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ
37. ขอให้ทางสารบรรณกลางช่วยระบุจุดในเอกสารที่ต้องการให้หน่วยงานแก้ไข
38. ควรมีการทำสรุปการใช้คำขึ้นต้น คำลงท้าย และข้อความที่สละสลวยในการทำเอกสาร
39. การทำหนังสือถึงคณะกรรมการส่งเสริม ให้เรียนถึง ประธานคณะกรรมการส่งเสริมกิจการมหาวิทยาลัยแม่โจ้
40. การแจ้งมติคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัยถึงอธิการบดี โดยในเนื้อหาคณะกรรมการสภาฯ ได้มีการมอบหมายให้อธิการบดีพิจารณาดำเนินการ ทั้งนี้ กองเลขานุการสภาฯ จะส่งเอกสารโดยตรงให้เลขานุการอธิการบดี เมื่ออธิการบดีได้สั่งการไปยังส่วนงานที่เกี่ยวข้องเพื่อพิจารณาดำเนินการ ขอให้เลขานุการอธิการบดี ทำหน้าที่เป็นผู้ดำเนินการจัดส่งคำสั่งการให้ส่วนงานที่เกี่ยวข้องดังกล่าว
41. การใช้ฟอนต์ตัวหนังสือ ซึ่งทางจังหวัดได้มีการส่งหนังสือการใช้ตัวอักษรราชการ 13 ฟอนต์ มายังมหาวิทยาลัย ซึ่งทางมหาวิทยาลัยได้มีการจัดทำ KM และได้มีการสรุปให้ใช้ฟอนต์ TH Niramit AS และ TH NiramitIT9 โดยกองกลางได้มีการแจ้งเวียนหนังสือให้ทุกหน่วยงานเพื่อรับทราบ และกองกลางจะรับไปดำเนินการในการจัดทำ KM เพื่อปรับใช้ฟอนต์ตัวอักษรเป็น TH Saraban ทั้งมหาวิทยาลัย
42. ขอความร่วมมือจากเลขานุการผู้บริหาร กรณีที่ผู้บริหารลงนามในเอกสารเรียบร้อยแล้ว ขอให้แจ้งส่วนงานเพื่อรับเอกสารคืน ทั้งนี้ หากส่วนงานได้รับแจ้งแล้วขอให้ส่งเจ้าหน้าที่มารับเอกสารคืนโดยด่วนด้วย
43. ควรมีการจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานของสารบรรณ และแบบฟอร์มหนังสือราชการเพื่อให้ส่วนงานได้รับทราบ และดาวน์โหลดไฟล์ที่ถูกต้องมาจัดทำเอกสาร (กองกลางได้ดำเนินการจัดทำโดยแขวนไว้บนเว็บไซต์กองกลาง)
44. ขอให้ส่วนงานกำหนดระยะเวลาของเอกสาร โดยประทับชั้นความเร็ว ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด
45. การเสนอเอกสารผ่านทางระบบ e-manage บางครั้งเป็นเอกสารเร่งด่วนจะติดอยู่ในเส้นทางของผู้บริหาร ขอให้เลขานุการผู้บริหารตรวจสอบและติดตามการสั่งการของผู้บริหาร เพื่อจัดส่งให้ส่วนงาดำเนินการต่อไป ทั้งนี้ กรณีเร่งด่วน ขอให้ส่วนงานโทรศัพท์แจ้งเลขานุการ ฯ เพื่อทราบอีกทางหนึ่งด้วย
46. ควรมีการจัดทำเว็บไซต์มหาวิทยาลัยเป็นภาษาอังกฤษ
47. หนังสือมอบอำนาจที่ผ่านฝ่ายกฎหมายซึ่งบางครั้งจะเป็นแบบฟอร์มต้องดำเนินการตามที่ส่วนงานภายนอกกำหนด เช่น หนังสือมอบอำนาจจากส่วนงานอุทยานวิทยาศาสตร์ ซึ่งไม่ต้องผ่านฝ่ายกฎหมาย เพื่อความรวดเร็วในการปฏิบัติ ทั้งนี้ ฝ่ายกฎหมายรับไปพิจารณาและแจ้งส่วนงานให้ทราบอีกครั้งว่าเรื่องใดบ้างควรผ่าน และเรื่องใดไม่ผ่านฝ่ายกฎหมายตรวจสอบ
48. เอกสารที่เสนอผ่านฝ่ายกฎหมายเพื่อตรวจสอบในส่วนข้อกฎหมาย บางครั้งไม่สามารถตรวจคำผิด คำถูกได้ทั้งหมด เนื่องจากงานจะต้องเน้นไปในส่วนของการตรวจสอบทางด้านข้อกฎหมายเท่านั้น
49. หนังสือภายนอกและ
ตอนที่ 4 สอดคล้องสมรรถนะ
ประเภทสมรรถนะ
ตอนที่ 5 เอกสารอ้างอิง
ตอนที่ 6 ภายใต้โครงการ
ไม่มีข้อมูล
ตอนที่ 7 ภายใต้งานวิจัย
ไม่มีข้อมูล
ตอนที่ 8 การบูรณาการ
1. การสื่อสารระหว่างหน่วยงานและกองกลาง เป็นไปอย่างชัดเจน และเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน
2. ทุกหน่วยงานรับทราบถึงขั้นตอนในการปฏิบัติที่ถูกต้องและชัดเจน และถือปฏิบัติให้เป็นไปในทางเดียวกัน
3. สามารถลดขั้นตอนในการทำงานด้านเอกสาร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ กว่าเดิม
5. สามารถนำไปเผยแพร่ในหน่วยงานให้เกิดความเข้าใจในขั้นตอนการทำงานให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันทั้งมหาวิทยาลัย
4. สามารถนำความรู้ที่ได้มาพัฒนาและปรับปรุงงานด้านเอกสารให้มีประสิทธิภาพ และนำไปปรับปรุงงานให้ดีขึ้นได้