ประเภท/ลักษณะงาน
ไม่ระบุ
เกี่ยวข้องกับกิจกรรม
ไม่ระบุ
เป้าหมายผู้เข้าร่วม
ไม่ระบุ
คน
จำนวนผู้เข้าร่วม
ไม่ระบุ
คน
รายรับ
ไม่ระบุ
บาท
มูลค่ารายรับ
ไม่ระบุ
บาท
ค่าใช้จ่าย
ไม่ระบุ
บาท
มูลค่าค่าใช้จ่าย
ไม่ระบุ
บาท
1. ข้อมูลเอกสารที่หน่วยงานควรจัดเก็บ
1.1 หลักฐานทางกฎหมาย คือ เอกสารที่แสดงกรรมสิทธิ์ สิทธิประโยชน์ ที่ก่อให้เกิด
การเรียกร้องทางกฎหมาย เช่น หลักฐานทางการศึกษา สูจิบัตร วุฒิบัตร
ทะเบียนบ้าน หนังสือรับรองต่าง ๆ สัญญาต่าง ๆ โฉนดที่ดิน พินัยกรรม หนังสือ
มอบฉันทะ
1.2 หลักฐานทางการเงินและทรัพย์สิน หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงินที่ต้อง
เก็บไว้เป็นหลักฐาน เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง รายงานบัญชีประจำปี งบประมาณ
บัญชีรายรับรายจ่าย บัญชีแยก ประเภท งบแสดงฐานะการเงิน แบบแปลน
แผนที่ ผังออกแบบก่อสร้างอาคาร สัญญาการก่อสร้าง หนังสือรับรอง และ
หลักฐานทางกรรมสิทธิ์ เช่นประกาศการตังชื่อ
1.3 เอกสารเกี่ยวกับประวัติต่าง ๆ เช่น ประวัติการก่อตังหน่วยงาน องค์การ สถาบัน
และชีวประวัติบุคคลสำคัญต่าง ๆ กฎระเบียบ ข้อบังคับ
1.4 รายงาน เช่น รายงานประจำปี รายงานการประชุม รายงานผลการปฏิบัติงาน
รายงานการตรวจสอบ เป็นต้น
1.5 จดหมาย จดหมายโต้ตอบ จดหมายข่าวต่าง ๆ ประกาศ แถลงการณ์ คำสั่ง
นโยบาย ข้อบังคับ และโครงการต่าง ๆ
1.6 สมุดบันทึก เช่น บันทึกการประชุม บันทึกส่วนตัว
1.7 สมุดลงทะเบียน การประกอบพิธีต่าง ๆ เช่น การแต่งงาน
1.8 หนังสือ ข่าวสาร นิตยสาร วารสารและสิงพิมพ์ เช่น คู่มือ หนังสืออนุสรณ์
บทเรียน ใบปลิวแผ่นพับ ระเบียบพิธีต่าง ๆ บัตรเชิญ แบบฟอร์มต่าง ๆ กฤตภาค
(บทความจากหนังสือพิมพ์)
1.9 สื่อโสตทัศน์ เช่น แถบบันทึกภาพและเสียง รูปภาพ ภาพเขียน สไลด์ ฟิล์ม
ไมโครฟิล์ม แผ่นเสียง CD CVD DVD
2. เป้าหมายในการจัดเก็บเอกสาร
2.1 ให้เอกสารมีสภาพดี
2.2 จัดเก็บและค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ทันที และรวดเร็ว
2.3 วิธีการจัดเก็บในระบบที่เข้าใจง่ายและยืดหยุ่นได้เมื่อมีการขยายงาน
2.4 เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย สวยงามชวนให้น่าทำงาน
2.5 ประหยัดแรงงาน ไม่เหนื่อย ไม่มีอุบัติเหตุ และลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ
2.6 ผู้จัดอารมณ์ดี สนุกและพึงพอใจในการปฏิบัติงาน
3. ระบบการจัดเก็บเอกสาร
3.1 ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ใช้ตัวอักษรจัดเรียง
3.1.1 ระบบการจัดเก็บเอกสารตามหัวเรื่อง
3.1.2 ระบบการจัดเก็บเอกสารตามบุคคล/หน่วยงาน
- อักษรภาษาไทย
- อักษรภาษาอังกฤษ
3.1.3 ระบบการจัดเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์
3.2 ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ไม่ใช้ตัวอักษรจัดเรียง
3.2.1 ระบบการจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข
3.2.2ระบบการจัดเก็บเอกสารตามเวลา
4. องค์ประกอบในการจัดเก็บเอกสาร
- เป็นระบบที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในอนาคต หมายถึง ยืดหยุ่นเมื่อมีการขยายงาน
- เป็นระบบที่สามารถค้นหาเอกสารได้สะดวก และรวดเร็ว
- เป็นระบบที่ควรคำนึงถึงการประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย
- เป็นระบบที่ง่ายในการทำงานและง่ายต่อความเข้าใจของผู้ปฏิบัติ
- เป็นระบบที่เหมาะสมกับการดำเนินงานของหน่วยงาน หมายถึง เหมาะกับลักษณะงาน
และลักษณะของเอกสาร
5. แหล่งจัดเก็บเอกสาร
5.1 สถานที่จัดเก็บเอกสาร
- เก็บไว้ที่ศูนย์กลาง
- เก็บไว้ที่ส่วนกลางของกลุ่มงาน
- เก็บไว้ที่ส่วนกลางของหน่วยงาน
- เก็บไว้ที่พนักงานแต่ละบุคคล
5.2 หลักในการพิจารณาเลือกสถานที่จัดเก็บเอกสาร
- ใครเป็นผู้ต้องการใช้ข้อมูล
- ประเภทของข้อมูลที่ต้องการเก็บ
- ความต้องการใช้ข้อมูลมากน้อยและบ่อยครั้งเพียงใด
- มีกระบวนการป้องกันความเสียหาย การสูญเสีย และการใช้โดยต้องขออนุญาต
หรือไม่ อย่างไร
5.3 วิธีการเก็บรักษา
- แฟ้มเอกสาร
- กล่องเอกสาร
- ตู้เอกสาร
- ชั้นวางเอกสาร